Saiba como aprimorar o gerenciamento de notas fiscais

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A comemoração do Dia da Nota Fiscal acontece nessa terça-feira, 10 de novembro. Para celebrar a data, a Sage, líder mundial no setor de softwares para pequenas e médias empresas, elaborou dicas de como os empreendedores podem aprimorar a administração das notas, evitando falhas na gestão do negócio. Organizar o armazenamento, criar rotinas e investir em programas de gerenciamento são alguns dos pontos essenciais. Confira 4 práticas sugeridas:

1. Facilite o armazenamento – Para os empresários que utilizam notas fiscais em papel, é essencial categorizá-las por tipo e data, dividindo-as em caixas de entrada e saída. Quem optar pela versão eletrônica do documento pode organizar do mesmo modo no computador, de preferência em uma pasta dedicada a isso. Ferramentas que armazenam conteúdo na nuvem também são uma boa opção para que as notas sejam salvas com maior praticidade. Vale ressaltar que preencher uma nota fiscal em papel requer mais tempo e espaço físico para arquivar os documentos pelo período determinado em lei. A emissão da nota fiscal eletrônica (NFe) torna o processo mais rápido e ágil, reduzindo a carga de trabalho e custos relacionados ao armazenamento.

2. Crie uma rotina – Todo o processo de preenchimento, emissão e armazenamento de notas fiscais é similar. Criar uma rotina permite estabelecer padrões e modelos que facilitam a realização desta tarefa. A sugestão é que as atividades semelhantes sejam agrupadas e realizadas sempre pelo mesmo grupo de pessoas, evitando os erros no preenchimento e execução do processo. Desse modo, a tendência é que o tempo gasto com a emissão das notas seja reduzido.

3. Atenção e revisão são necessárias – As informações transmitidas via notas fiscais são destinadas aos órgãos de controle de cada Estado. Por isso, o preenchimento deve ser feito com o máximo de atenção, evitando erros desnecessários. Datas de vencimento, valores, dados das pessoas físicas e jurídicas apontadas nos registros e datas de emissão das notas são pontos sensíveis para falhas e devem ser revisados com cautela. Uma checagem frequente ajuda a evitar fraudes, retrabalhos e excesso de correções.

4. Softwares de gestão podem ajudar – a emissão de notas fiscais é um desafio constante tanto para empresas de grande porte quanto para as pequenas e médias. A tecnologia é uma forte aliada para que esse cenário seja suavizado, sobretudo em negócios que contam com a equipe reduzida. O uso de um software para gerenciamento e emissão das notas permite ter os documentos sempre organizados e acessíveis, em um único local. Um emissor deste tipo também pode auxiliar no registro dos dados de fornecedores e clientes, facilitando o preenchimento das notas, além de calcular automaticamente os tributos em cada compra.

Como solução para pequenos e médios empresários, a Sage oferece o software Sage One, que permite a emissão ilimitada online de NF-e, com backup de todas as notas emitidas em nuvem. Além de notas fiscais de produtos, o software também possibilita a emissão de notas de serviços e nota fiscal de consumidor (NFC-e). O programa conta ainda com certificado digital, arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital com validade jurídica e é exigido para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Sobre a Sage
A Sage estimula o sucesso de empresas e comunidades ao redor do mundo por meio do uso de tecnologias inteligentes e da criatividade das pessoas. Ao reinventar a forma de fazer negócios e levar energia, experiência e soluções inovadoras, a Sage inspira seus clientes a realizar seus sonhos. A empresa trabalha com uma rede próspera de empreendedores, donos de negócios, comerciantes, contadores, parceiros e desenvolvedores que conduzem a economia global para oferecer a seus clientes produtos e suporte em áreas como contabilidade, recursos humanos, folha de pagamento, planejamento de recursos e pagamentos. Com 14 mil empregados e operações em 24 países, a Sage faz parte do FTSE 100, índice que reúne as 100 ações mais representativas da Bolsa de Valores de Londres. A Sage chegou ao Brasil em 2012 com a aquisição das empresas IOB, Folhamatic, EBS e Cenize, além de já atuar no país com a operação da SageXRT desde 2007.
Mais informações em: www.sage.com.br

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