Passar por auditorias fiscais e contábeis exige muito cuidado com a preparação da documentação. A organização dos dados, a disposição das informações e a correção do que será apresentado ao Fisco são questões que contam muito para o resultado positivo do processo.

Entretanto, o procedimento ainda está sujeito aos erros inerentes à intervenção humana. Podem ser falhas na hora de registrar a informação, travas na transmissão de dados, uso de ferramentas menos apropriadas ou até mesmo outros problemas externos capazes de comprometer o processo.

Em virtude de todas as variáveis que as auditorias envolvem, surgiu a solução conhecida como Auditoria SPED. Confira alguns detalhes e saiba como ela funciona!

Auditoria SPED — conceito

Auditoria SPED é um processo digital que verifica a adequação de seus documentos contábeis e fiscais. É como se fosse uma análise antecipada que valida toda a sua documentação por meio do cruzamento de dados e outras metodologias que permitem o exame das informações.

 

Esse processo ajuda a antever possíveis erros que aconteceriam caso a apresentação dos documentos fosse feita diretamente para o órgão fiscalizador. Consequentemente, há economia de recursos e de tempo da equipe, possibilitando correções e melhorias prévias.

Possibilidades para a auditoria

Muitos gestores se perguntam que tipo de serviços uma auditoria SPED possibilita. A ferramenta pode realizar a análise e a fiscalização de documentos por meio da verificação de arquivos digitais, usando regras criadas e atualizadas automaticamente.

O mecanismo também permite a comparação do que está sendo auditado com a legislação vigente, contribuindo para a observação quanto às mudanças na legislação.

Os profissionais ainda podem contar com o apoio de diversos relatórios contábeis e fiscais que auxiliam durante análises mais aprofundadas do processo. Esse material também é uma maneira de registrar o trabalho feito e de documentá-lo de forma mais organizada.

Análises mais estratégicas

A auditoria SPED também contribui para que o processo de verificação seja, de fato, uma atividade agregadora que permita não apenas o controle, mas o aperfeiçoamento das atividades.

Assim, a metodologia possibilita que seja feito o que se chama de Compliance Fiscal, que é o tratamento das informações fiscais com o máximo de transparência e prestação de contas a todos os atores envolvidos.

Quando o processo é feito de maneira a aproveitar o que se pode produzir por meio dele, é possível tomar decisões mais acertadas, de forma que as escolhas sejam feitas de maneira estratégica.

A auditoria começa a ser vista como um momento que gera valor para a instituição e não como uma etapa desgastante e mecânica que visa a encontrar erros e inconformidades.

Fim das barreiras físicas

Outro fator que faz com que a auditoria SPED seja uma alternativa bem aceita pelo mercado é o fato de que ela pode ser feita 100% virtualmente. Ou seja, não é preciso deslocar equipes de profissionais, preparar a documentação ou dedicar dias inteiros a essa verificação.

Assim que é enviado às dependências da BLB Brasil, o material começa a ser analisado. Com um sistema virtual, as máquinas trabalham enquanto as equipes podem se dedicar a questões mais estratégicas que exijam, de fato, a interação humana.

Por meio de uma aplicação web, a verificação é feita com o apoio de linguagens de programação avançadas e seguras. O serviço também dispõe de robusta estrutura virtual de servidores que possibilita a escalabilidade no processamento de grandes massas de dados, tornando tudo mais ágil.

Compatibilidade com sistemas diversos

Algumas empresas também manifestam dúvidas sobre a compatibilidade da auditoria SPED com outros sistemas já adotados nas organizações. Essa é uma grande vantagem da ferramenta adotada pela BLB Brasil, pois ela é compatível com diversos tipos de tecnologias.

Outra vantagem é que o serviço é aplicável a todos os módulos do SPED (EFD – ICMS e IPI, EFD – Contribuições e ECD – Contábil). Como a análise é feita na sede da BLB Brasil, não há risco de ter incompatibilidade com outras tecnologias já adotadas por qualquer organização.

Tratamento de grande volume de dados

Por usar tecnologias tão avançadas, a ferramenta foi criada para permitir a análise de grande volume de dados. O processo ocorre sem que o sistema trave ou fique lento, pois foi feito exatamente para esse fim.

O fato de que a empresa pode deixar a análise dos documentos a cargo da equipe especializada — que fará isso fora das dependências da contratante — também contribui para a praticidade e a agilidade do processo. A estrutura do serviço foi pensada de forma a apresentar maior efetividade.

Suporte especializado e capacitado

Por ser um serviço totalmente digital, o auditor SPED conta com suporte que auxilia no esclarecimento de dúvidas e na otimização dos dados gerados por meio dele.

Entende-se que a finalidade de uma auditoria não é de apenas gerar planilhas, gráficos e relatórios, mas, sobretudo, é importante que ela gere material que contribua para uma análise crítica daquilo que precisa ser feito.

Por meio do suporte, que pode ser por e-mail ou telefone, é possível falar com a equipe dedicada a apoiar os clientes no uso e na leitura de dados conseguidos com a ferramenta.

Principalmente no início, quando as empresas ainda não estão habituadas a empregar toda a gama de possibilidades oferecida, pode haver uma subutilização do sistema. Se isso acontecer, basta entrar em contato com a equipe e perguntar sobre as melhores maneiras de usar a auditoria SPED, de acordo com o pacote contratado e a finalidade pretendida.

Inovação para auditar

Na busca por melhores soluções para as empresas, os gestores estão cada vez mais dispostos a testar novas ferramentas e a inovar em prol de bons resultados. Nesse sentido, é importante não apenas preparar fisicamente a empresa — com infraestrutura e softwares adequados — mas também com o treinamento e a capacitação das equipes.

Ter um olhar atento às novidades, buscar novas formas de fazer a mesma tarefa e encontrar meios cada vez mais eficientes de criar valor ao trabalho são atitudes que garantem retornos melhores e mais significativos para o mercado.

BLB Brasil

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