Saiba o que é e como fazer a Escrituração Fiscal Digital (EFD)

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A escrituração fiscal é um dos pontos mais sensíveis nas rotinas relativas a tributação, já que há muitas regras e procedimentos distintos a serem obedecidos. Um dado informado erroneamente pode fazer a empresa ter de se explicar com a Receita Federal do Brasil (RFB) e até ser penalizada com multas — geralmente pesadas!

Para renovar as práticas escriturárias, foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Desde seu lançamento, em 2007, ele tem agilizado processos que, até então, dependiam única e exclusivamente de registros em papel.

A ferramenta do SPED que permite que as empresas prestem contas de suas atividades comerciais é a Escrituração Fiscal Digital (EFD). É dela que falamos neste post — inclusive de como ela deve ser feita, em detalhes. Siga em frente e não erre mais na hora de prestar contas à RFB!

O que é a EFD

De forma resumida, escrituração é o ato de natureza contábil pelo qual pessoas jurídicas informam aos órgãos fazendários e fiscais suas movimentações financeiras. Entradas e saídas de materiais, compras, vendas, modificações no patrimônio e cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias são algumas das operações que devem ser reportadas às autoridades.

No caso da EFD, os alvos são, especificamente, as transações comerciais. Ou seja, sempre que a empresa compra ou vende algo, é necessário que preste contas ao governo. Assim, é possível apurar com precisão os impostos a serem pagos, de maneira a destiná-los conforme previsto em lei.

A escrituração é obrigatória para empresas optantes de todos os regimes fiscais, exceto o Simples Nacional. Para quem opta por ele, há um ambiente digital específico para o cumprimento das obrigações acessórias e a prestação de contas.

De qualquer forma, a EFD representa a formalização on-line dos fatos geradores — o conjunto de operações comerciais ou de transporte que obrigam uma empresa a pagar impostos. Sem um registro confiável que possa ser submetido à fiscalização, não seria possível controlar essas operações — e isso comprometeria a arrecadação.

Por outro lado, a legislação que rege as operações de registro não é simples de assimilar, já que vários códigos e regulamentos estão em jogo. Afinal, há muitos procedimentos para seguir e cada tipo de transação deve ser protocolada de acordo com as leis pertinentes.

As mais diretamente aplicáveis são as normas de contabilidade brasileiras. Entre elas, incluem-se o Código Tributário, o Código Civil e outras que sejam exigidas, a depender do estado ou do município de origem.

Além disso, é preciso ter em mente que escrituração fiscal é diferente de escrituração contábil. Enquanto a primeira cuida de relatar e registrar fatos geradores de impostos, a segunda diz respeito ao registro patrimonial da empresa, ou seja, à compra e venda de bens imóveis ou duráveis.

Para que serve a EFD

Seria fácil concluir que a EFD não passa de mera formalidade, sem qualquer interesse para o âmbito dos negócios, certo? Acontece que uma escrituração bem-feita não serve apenas para garantir a paz de espírito dos gestores da companhia e livrar o empreendimento de possíveis multas.

Quando está em ordem, ela é a ferramenta que permite que a empresa encontre formas de reduzir a carga tributária, uma vez que serve como um “mapa da mina”. Assim, a organização tem condições de identificar possíveis discrepâncias no pagamento de impostos.

Se estiver pagando impostos a menor ou a maior, isso vai ficar claro por meio dos registros na EFD. Dessa forma, é possível usufruir de benefícios como a recuperação de créditos fiscais — que nem sempre são aproveitados em tempo, pois precisam ser corretamente identificados e lançados.

Como fazer a EFD

Agora que você sabe da importância da escrituração fiscal, precisa entender as regras para lançamentos. Veja, a seguir, como preencher os campos no ambiente digital destinado à EFD ICMS IPI, inclusive para operações que oferecem créditos de Imposto sobre operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de transporte e de comunicação (ICMS) no Estado de São Paulo.

https://www.jornalcontabil.com.br/caepf-saiba-o-que-muda-para-o-empregador-pessoa-fisica-em-2019/

Lançamento na EFD

No Protocolo ICMS n° 03/2011, ficou definido que a obrigatoriedade de utilização da EFD aplica-se a todos os estabelecimentos a partir de 01/01/2014 (ou, após essa data, do dia de início de atividade do estabelecimento). Ficam dispensados dela os contribuintes optantes do Simples Nacional.

Para o Estado de São Paulo, a obrigatoriedade de utilização da EFD pode ser verificada no Comunicado DEAT n° 05/2012. Confira, a seguir, como preencher o Bloco G, correspondente ao Controle de Apropriação de Crédito do ICMS do Ativo Permanente (CIAP), modelo D, no arquivo da EFD, de acordo com as orientações constantes no Guia Prático da EFD, versão 2.0.20.

Lançamento do crédito do ICMS do ativo imobilizado

Vale lembrar que o contribuinte paulista, para efeito de lançamento do crédito decorrente da aquisição de bem destinado ao ativo permanente, deve emitir em seu próprio nome, em cada período de apuração, uma nota fiscal eletrônica (NF-e). A emissão deve ser realizada conforme o artigo 1° da Portaria CAT n° 41/2003.

Além disso, o documento deve seguir o modelo 55, que engloba todos os valores apropriados mensalmente como crédito e deve conter, além dos demais requisitos:

  • como natureza da operação: “Lançamento de Crédito – Ativo Permanente”;
  • Código Fiscal de Operação ou Prestação (CFOP): 1.604 e CST X90;
  • valor da parcela do ICMS a ser creditada.

Registro 0300 — Cadastro de bens ou componentes do ativo imobilizado

Esse registro tem o objetivo de identificar e caracterizar todos os bens ou componentes relacionados no Registro G125 do Bloco G, bem como os bens em construção. O item deve ter o código individualizado atribuído pelo contribuinte em seu controle patrimonial do ativo imobilizado e não pode ser reutilizado, duplicado nem atribuído a bens ou componentes diferentes.

Sua descrição deve ser precisa e estão vedadas discriminações diferentes para o mesmo bem no mesmo período ou discriminações genéricas. Portanto, as informações nos campos IDENT_MERC, DESCR_ITEM, COD_PRNC e COD_CTA devem se referir às suas características atuais.

Deve também ser apresentado um registro que identifique e caracterize o bem que está em construção no estabelecimento do contribuinte, a partir do período de apuração em que adquirir ou consumir o primeiro componente.

Registro 0305 — Informação sobre a utilização do bem

O Registro 0305 tem o objetivo de prestar informações sobre a forma como o bem será utilizado. Por isso, ele é obrigatório quando o conteúdo do campo IDENT_MERC do Registro 0300 for igual a “1” (Bem).

Registro 0500 — Plano de contas contábil

Já o Registro 0500 tem o objetivo de identificar as contas contábeis utilizadas pelo contribuinte em sua Contabilidade Geral, em referência às contas no Registro 0300. Nele, não podem ser informados dois ou mais registros com a mesma combinação de conteúdo nos campos DT_ALT e COD_CTA.

Registro 0600 — Centro de custos

O Registro 0600 tem o objetivo de identificar os centros de custos referenciados no Registro 0305. Não podem ser informados dois ou mais registros com a mesma combinação de conteúdo nos campos DT_ALT e COD_CCUS.

Caso a empresa não adote centros de custos, devem ser informados os códigos a seguir:

  • quando se tratar de atividade econômica comercial ou de serviços:
    • código “1”: área operacional;
    • código “2”: área administrativa.
  • se for referente a atividade econômica industrial:
    • código “3”: área produtiva;
    • código “4”: área de apoio à produção;
    • código “5”: área administrativa.

Registro G110 — Ativo Permanente (CIAP)

O Registro G110 tem o objetivo de prestar informações sobre:

  • lançado no campo 4, o saldo de ICMS do CIAP é composto pelo valor do ICMS de bens ou componentes (somente aqueles cujo crédito de ICMS já foi apropriado) que entraram anteriormente ao período de apuração;
  • no campo 5, deve constar o somatório das parcelas de ICMS passíveis de apropriação de cada bem ou componente, inclusive aqueles que foram escriturados no CIAP em período anterior;
  • o valor do índice de participação do somatório do valor das saídas tributadas e das saídas para exportação no valor total das saídas, que aparece no campo 8, é sempre igual ou menor que 1;
  • também é preciso informar o valor de ICMS a ser apropriado como crédito. Assim, o valor no campo 9 será incorporado diretamente no Registro de Apuração do ICMS como ajuste de apuração, salvo se a legislação obrigar a emissão de documento fiscal;
  • no campo 10, deve ser lançado o valor de outras parcelas de ICMS a serem apropriadas. Assim, o montante será apropriado diretamente no Registro de Apuração do ICMS como ajuste de apuração, salvo se a legislação obrigar a emissão de documento fiscal.

Registro G125 — Movimentação de bem do ativo imobilizado

O Registro G125 serve para informar as movimentações de bens ou componentes no CIAP e a apropriação de parcelas de créditos de ICMS de Ativo imobilizado. Os dados a serem repassados são:

  • entrada de bem ou componente no CIAP;
  • saída de bem ou componente do CIAP;
  • baixa de bem ou componente do CIAP;
  • entrada no CIAP pela conclusão de bem que estava em construção pelo contribuinte — exceto quando o bem ou componente produzir créditos a partir do momento de sua entrada.

Registro G126 — Outros créditos CIAP

O Registro G126, por sua vez, serve para discriminar os demais valores a serem apropriados como créditos de ICMS de Ativo Imobilizado, desde que não tenham sido escriturados em períodos anteriores, quando a legislação permitir.

Registro G130 — Identificação do documento fiscal

O Registro G130 tem o objetivo de identificar, na escrituração fiscal, o documento que validou a entrada ou a saída do bem ou componente do CIAP.

Registro G140 — Identificação do item do documento fiscal

Esse registro busca identificar o item do documento fiscal informado no Registro G130. Não podem ser lançados dois ou mais registros com o mesmo valor no campo NUM_ITEM + COD_ITEM.

Como a EFD deve ser elaborada

Tendo em vista as orientações constantes no Guia Prático da EFD ICMS IPI, versão 2.0.20, as orientações apresentadas neste material servem para a versão válida desde 01/01/2018. É importante, ainda, saber que existem outras duas versões de EFD. Entenda-as, de forma resumida, a seguir!

EFD Contribuições

Enquanto a EFD ICMS IPI se destina ao repasse de informações sobre fatos geradores desses impostos, a versão EFD Contribuições serve para escriturar contribuições para o Programa de Integração Social (PIS), o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

É importante, ainda, atentar para o disposto na Lei nº 12.546/2011. Nela, fica determinado que as contribuições sobre receita bruta com origem no comércio, na indústria, em serviços e em atividades que constam no Cadastro Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) também devem ser escrituradas por essa versão.

A EFD Contribuições deve ser preenchida, assinada e validada eletronicamente nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012.

EFD Reinf

O antigo módulo da EFD Contribuições para apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) foi substituído pela EFD Reinf. Nele, devem ser escrituradas as obrigações relativas aos rendimentos pagos e ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Ele agora é parte do novo eSocial, ambiente digital de prestação de contas de dados trabalhistas estendido recentemente a todas as categorias sindicalizadas.

Em resumo, são muitos os detalhes e há vários procedimentos distintos envolvidos na EFD. Uma dica que pode ajudar a tornar as rotinas relacionadas a eles mais eficazes e à prova de falha humana é aderir a uma plataforma que auxilie nas tarefas de lançamento de notas fiscais e impostos.

A automação de rotinas fiscais é um investimento importante para a organização no longo prazo. Isso porque ela evita o retrabalho e, na pior das hipóteses, o pagamento de multas por recebimento de créditos indevidos e não lançados em tempo. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada das empresas para fazer a escrituração fiscal!

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Conteúdo original via IT Works

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