Saiba quais documentos devem ser enviados para a contabilidade

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Os documentos contábeis são todos os relatórios da empresa que, direta ou indiretamente afetam o financeiro e, consequentemente, a escrituração contábil do empreendimento.

É através deles que se torna possível comprovar todas as transações financeiras que podem auxiliar na administração dos tributos e demais obrigações que podem ser sujeitas ao Fisco. 

É essencial organizar o envio destes documentos e manter uma rotina agradável que assegure o cumprimento de todas as práticas legais, isso inclui o envio das informações necessárias ao contador responsável pela empresa.

No geral, tais atitudes são importantes no intuito de acatar a lei e evitar possíveis problemas no futuro junto a órgãos como a Secretaria da Fazenda, Receita Federal e Prefeitura. 

Documentos e registros fiscais a serem enviados para a contabilidade 

Notas fiscais 

Os relatórios fiscais se tratam dos registros fiscais referentes ao faturamento da empresa, além de servirem para comprovar as compras, despesas e demais movimentações de impostos.

É importante destacar que, não é mais necessário enviar todas as notas fisicamente, já que, as atualizações em sistemas federais permitem o envio de cópias digitais no formato de arquivos XML, possibilitando que o contador faça o download automático.

Cópias e informações de despesas diversas

Ainda que as despesas provenientes de contas de água, luz, telefone, internet e aluguel não sejam o suficiente para gerar notas fiscais e arquivos XML, elas devem ser transmitidas para a contabilidade.

Portanto, o comprovante dos débitos mencionados, bem como, de todos os outros que forem possíveis reunir devem ser enviados ao escritório de contabilidade responsável. 

Extratos bancários

A manutenção dos extratos é uma atividade importante para garantir a contabilidade da empresa.

Apesar de disporem de dados já atribuídos aos demais documentos, eles são essenciais pelos seguintes motivos:

  • Execução da conciliação bancária;
  • Informe de despesas e receitas financeiras, como ganho de rendimentos em aplicações e pagamentos de tarifas bancárias.

Extratos de meios de pagamento 

Os meios de pagamento correspondem às alternativas emissoras de boletos e máquinas de cartão de crédito, por exemplo.

Estes resultam em dados essenciais que podem promover a exatidão da escrituração contábil e a equivalente realização. 

É o caso dos recursos adquiridos através dos cartões de crédito, estes precisam ser lançados na contabilidade do caixa.

Também é importante destacar que, como não se trata de quantias pagas à vista, devem ser previstas na escrituração.

Ou seja, é preciso realizar o lançamento dos valores direitos obtidos pela empresa antes do registro de compensação, liquidando totalmente as ocorrências.

Cópias de pagamentos de impostos e encargos trabalhistas

Tais comprovantes têm o objetivo de auxiliar o contador no lançamento de todos os pagamentos correspondentes às obrigações, tendo em vista que se tratam de operações que requerem o provisionamento antes que haja a compensação. 

Além disso, com as alíquotas, o contador ainda estará apto a identificar as quantias e datas equivalentes aos impostos e encargos que, provavelmente foram pagos diante da incidência de juros e multas.

Estes dados devem ser apurados separadamente, considerando que são obrigatórios no lançamento. 

Documentos oriundos da contratação de autônomos 

No exemplo em que a empresa contrata os serviços de um pintor autônomo para fazer a manutenção da fachada, como o profissional não possui CNPJ, não há como emitir nota fiscal.

No entanto, há a possibilidade de firmar um contrato de prestação de serviços entre ambas as partes, no qual, o empresário deve remunerar os serviços mediante um Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA).

Desta forma, a parte contratante pode reter o imposto de renda e a contribuição previdenciária na fonte, estando na responsabilidade de recolhê-los posteriormente. 

Documentos para registros na folha de pagamentos 

Ainda que os documentos mencionados a seguir não correspondam aos fatores trabalhistas, isto não descaracteriza a importância dos meses na escrituração contábil. Isso porque, a princípio eles são responsáveis por gerar as obrigações da folha para, somente no momento de conclusão, serem enviados para o setor contábil do negócio. 

Informações adicionais sobre os funcionários e as respectivas jornadas de trabalho

Ainda que o contador responsável pela empresa já possua os dados de cada colaborador, este setor não tem o hábito de acompanhar diariamente o desenvolvimento do mesmo.

Sendo assim, cabe à empresa informar constantemente o referido departamento sobre as admissões, demissões, horas extras, atestados e faltas, fornecendo uma cópia de todos os documentos e comprovantes necessários. Por sua vez, estes serão integrados ao cálculo correto da folha de pagamento.

Dados do pró-labore

O próprio empreendedor deve estabelecer a retirada do pró-labore, tendo o direito de reduzi-la ou aumentá-la a cada mês.

No entanto, sempre que houver alguma alteração, as decisões devem ser notificadas ao escritório de contabilidade, tendo em vista que podem impactar a incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e a contribuição previdenciária. 

Documentos que não precisam ser enviados para a contabilidade

Todo e qualquer documento na titularidade do empreendedor em pessoa física não deve ser integrado à cartela de informações fiscais, já que existem contas distintas entre o CPF e o CNPJ, como devem permanecer.

Por exemplo, se o empresário tiver gastos altos com combustíveis para visitas a clientes em carro próprio da pessoa física, esta despesa não pode ser atribuída à contabilidade da empresa, já que se trata da manutenção de um bem pessoal.

No geral, se o gasto não for proveniente das demandas empresariais, como caixa, lucro acumulado ou contas bancárias, ele não deve entrar na compilação de lançamentos. 

Observações importantes

  • O conteúdo e veracidade das informações entregues não são de responsabilidade da contabilidade. Assim como a não entrega ou entrega fora do prazo exigido para cumprimentos das obrigações legais existentes.
  • A obrigatoriedade da Escrituração Contábil está prevista pelo Conselho Federal de Contabilidade.

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Por Laura Alvarenga