A guarda de documentos referentes às relações trabalhistas é uma tarefa muito importante para qualquer empresa. Trata-se não apenas de uma exigência legal, mas também de uma forma de proteger a companhia contra eventuais demandas legais. Nem todas as empresas, porém, mantêm um processo claro para proceder à guarda de documentos
trabalhistas. Muitas sequer sabem ao certo por quanto tempo devem manter a papelada. Por isso, neste post vamos relembrar por quanto tempo deve-se manter cada tipo de documento e qual a melhor forma de fazer isso. Confira!
Até quando guardar os documentos trabalhistas?
Diferentemente de outros tipos de documentos, como os tributários, por exemplo, cujo prazo recomendado para guarda é, via de regra, 5 anos, os papéis referentes às relações trabalhistas da empresa precisam ser preservados por diferentes períodos, de acordo com a sua importância. Assim, um simples termo de rescisão perde sua função em apenas dois anos, podendo ser descartado após este prazo. Em contrapartida, a documentação referente ao FGTS, por exemplo, precisa ser guardada por 30 anos. As normas que estabelecem estes prazos estão distribuídas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e na Constituição Federal, além de alguns outros decretos. Confira o tempo que devem ser mantidos alguns documentos trabalhistas.
- Rescisão de contrato: 2 anos.
- Aviso prévio: 2 anos.
- Pedido de demissão: 2 anos.
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos.
- Recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos.
- Controle de ponto: 5 anos.
- Cadastro no PIS/PASEP: 5 anos.
- Guia da Previdência Social: 5 anos.
- Folha de pagamento: 10 anos.
- RAIS: 10 anos.
- Exames médicos: 20 anos.
- FGTS: 30 anos.
- Contrato de trabalho: prazo indeterminado.
Por que é importante guardar corretamente os documentos?
A manutenção adequada da documentação de uma empresa, não apenas a trabalhista, mas também a tributária, por exemplo, é importante para garantir a segurança jurídica da companhia. Os prazos estipulados em lei para a sua guarda visam ao atendimento de eventuais fiscalizações. Além disso, no que se refere às questões trabalhistas, no caso de uma
demanda judicial, os documentos são a comprovação de que toda a legislação foi seguida à risca e de que todos os direitos devidos foram pagos ao trabalhador.
Qual a melhor forma de fazer a guarda de documentos trabalhistas?
Na fase inicial, as empresas não costumam dedicar tanta preocupação ao processo de guarda de documentos trabalhistas. Isso ocorre com mais frequência nas empresas maiores ou quando elas começam a crescer. Há uma primeira dificuldade que é dispor de um espaço físico adequado e os velhos armários de escritório ainda são vistos com frequência. Lembre-se que os documentos devem ser mantidos em um local limpo e livre da umidade para não comprometer sua integridade. Uma excelente alternativa é a contratação de empresas especializadas na guarda e gestão de documentos. Muitos papéis também podem ser digitalizados. Neste caso, fique atento à segurança dos dados, utilizando dispositivos externos (HDs) e o armazenamento em nuvem. Estes são alguns cuidados que todos os empregadores devem tomar no que se refere à guarda de documentos trabalhistas. Lembre-se que a gestão correta destes papéis é uma garantia de segurança jurídica e de cumprimento da legislação do trabalho. Via
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