Saiba quais são os documentos necessários para abrir uma empresa

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Diante do extremo processo burocrático brasileiro, é essencial que os empreendedores estejam cientes das várias obrigações atribuídas a eles, especialmente, se tratando daqueles novatos no mercado que ainda não sabem quais são os documentos exigidos para a abertura de uma empresa. 

Ter este conhecimento é essencial para evitar atrasos e demais impasses nas etapas a serem cumpridas, assegurando que o planejamento inicial das atividades se cumpra sem nenhum nenhum imprevisto. 

Também é importante ressaltar que, cada região possui exigências específicas quanto aos documentos exigidos para que a abertura da empresa aconteça dentro da legalidade, o que também resulta em custos diferentes. 

1 – CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é o primeiro documento solicitado ao empresário, denominado como a identidade da pessoa jurídica junto ao Ministério da Fazenda e a Receita Federal, validando a existência da empresa a nível nacional. 

É ele quem aponta a qual segmento o negócio se integra, bem como, quais impostos serão devidos por esta categoria, por isso, antes de solicitá-lo recomenda-se que tenha em mãos todos os dados necessários para concluir o cadastro correspondente a cada modalidade empresarial, tendo em vista que a Receita Federal exige uma série de documentos, como: 

  • Sociedade simples limitada: contrato social com Registro Civil das Pessoas Jurídicas (RCPJ);
  • Sociedade simples pura: contrato social com registro no RCPJ ou na OAB, caso seja uma sociedade constituída por advogados;
  • Microempreendedor Individual (MEI): CPF, número do título de eleitor e número da última declaração do imposto de renda;
  • Sociedade anônima (S.A): estatuto e ata de assembleia de constituição, com registro na junta comercial (JC);
  • Empresário individual: requerimento de empresário com registro na Junta Comercial, referente à inscrição no órgão de registro;
  • Empresa individual de responsabilidade limitada (Eireli): ato de constituição registrado no RCPJ ou JC.

Para obter o CNPJ é preciso se dirigir à Receita Federal do município munido de documento de identificação dos proprietários da empresa, lembrando que é preciso apresentar tanto a cópia quanto o original, o mesmo vale para o comprovante de residência, cpf, endereço de onde a empresa estará situada e contrato social. 

Quanto ao valor a ser pago, este irá variar de acordo com o período do ano e o tipo de atividade a ser exercida, ressaltando que o pagamento deve ser feito no momento de inscrição. 

2 – Contrato Social 

O Contrato Social se trata de uma base que será utilizado apenas durante o registro do CNPJ, uma vez que consiste em um pacto entre os sócios de determinada companhia, indicando quem são os proprietários, apresentando o nome de registro da empresa, o capital inicial, a distribuição das ações, atribuição de responsabilidades para cada sócio-proprietário e demais dados relevantes. 

Recomenda-se que este documento seja elaborado por um advogado especializado, além de precisar ser registrado em cartório e estar assinado pelos sócios, duas testemunhas e o próprio profissional de advocacia. 

3 – Registro na Junta Comercial 

Ao constituir uma empresa, o registro na Junta Comercial é visto e comparado à Certidão de Nascimento, só que, voltada para as pessoas jurídicas, sendo primordial para a emissão demais documentos que possam ser necessários para a oficialização do negócio. 

Se a empresa atuar com a fabricação de produtos ou prestação de serviços, é preciso que o registro seja feito da Junta Comercial do município em que está situada, ressaltando que se trata de um cadastro direcionado apenas para os comerciantes que desejam abrir o próprio negócio, de maneira que possam arcar corretamente com os impostos devidos e se manter em dia perante a lei sem gerar prejuízos ao próprio bolso, aos cofres públicos e dos consumidores. 

Lembrando que o órgão realiza fiscalizações periódicas além de cobrar uma taxa para a manutenção do registro. 

Portanto, é necessário comparecer pessoalmente ao órgão competente na posse do contrato social, documentos dos sócios da empresa junto com uma cópia autenticada em cartório, bem como o comprovante de endereço do local onde as atividades serão executadas. 

Recomenda-se que, antes de formalizar o pedido, conferir se a razão social que o proprietário pretende registrar já não existe ou se há alguma restrição quanto à nomenclatura escolhida. 

Após obter o Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE), conhecido como o comprovante de registro feito na Junta Comercial, é necessário dar entrada ao pedido do CNPJ da empresa, ressaltando que quase todo o procedimento pode ser feito virtualmente pelo portal da Receita Federal. 

Para isso, basta enviar alguns documentos solicitados, seja por correspondência ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal. 

4 – Inscrição Estadual

Todos os municípios do Brasil precisam ter um balanço dispondo de informações sobre quantos e quais são os comerciantes registrados, no intuito de promover a manutenção correta do empreendimento, bem como, o recolhimento adequado dos impostos devidos. 

Se a empresa não estiver integrada ao registro, ela poderá ser penalizada com a incidência de multas ou até mesmo o seu fechamento, destacando que, normalmente a solicitação deve ser feita pela internet diante do auxílio de um contador autorizado e que possua a senha de acesso para dar sequência ao procedimento. 

Após pagar a taxa solicitada, a qual pode sofrer variações de uma cidade para outra, no ato do registro é preciso estar em posse de: 

  • Uma cópia do contrato social da organização (devidamente assinado e registrado em cartório);
  • Documentos e comprovantes de endereço de todos os sócios;
  • Comprovante de endereço do estabelecimento;
  • Documento único de Cadastro (DUC);
  • Número de cadastro fiscal do contador;
  • Documento que prove o direito de uso do imóvel;
  • Cópia do CNPJ, entre outros.

Vale ressaltar que, em determinados estados, a inscrição pode ser requisitada após o pedido do alvará de funcionamento. 

5 – Inscrição Municipal

As empresas prestadoras de serviços precisam se registrar junto à prefeitura do município onde o negócio se encontra, destacando que as normas deste procedimento variam de cidade para cidade, por isso, recomenda-se verificar o funcionamento antes de dar entrada no processo. 

Essa etapa é importante porque o município quer e precisa estar ciente de tudo o que está acontecendo para estar apto a aplicar as regras necessárias e cobrar os impostos devidos. 

Ainda que cada cidade possua as próprias regras, é comum cada município requerer documentos como o registro na Receita Federal, o Contrato Social, os documentos pessoais dos sócios da empresa, entre outros. 

6 – Alvará de funcionamento 

Junto à inscrição municipal os estabelecimentos empresariais também necessitam de uma licença prévia no intuito de autorizar o funcionamento do negócio, este documento consiste no Alvará de Funcionamento e Localização, que precisa ser requerido através da prefeitura diante de processos que irão depender das normas de cada cidade. 

É importante mencionar que várias Secretarias podem estar envolvidas no processo de legalização de determinado negócio, como a de Saúde, Planejamento, Meio Ambiente, Desenvolvimento Econômico, entre outros órgãos competentes, podendo variar de acordo com a atividade a se exercida. 

Nesta etapa, os principais documentos solicitados são o formulário da prefeitura devidamente preenchido, uma cópia do CNPJ, consulta prévia de endereço aprovada, cópia do contrato social, laudos dos órgãos fiscalizadores quando preciso, entre outros. 

7 – Alvará do Corpo de Bombeiros 

Todas as edificações e áreas que apresentem qualquer risco que seja de incêndios devem adquirir o Alvará de Prevenção e Proteção Contra Incêndios (APPCI), o qual deve ser emitido pela Companhia do Corpo de Bombeiros Militar do estado ao qual a empresa está situada, destacando que, todos os pontos comerciais do município devem se enquadrar às regras correspondentes às normas de segurança do respectivo espaço.

Após requerer o documento, o Corpo de Bombeiros realizará uma análise minuciosa do grau de risco da edificação, além de cobrar uma tarifa de inscrição que deve ser paga anualmente, junto à vistoria periódica no intuito de manter as atividades na legalidade e com segurança. 

8 – Alvará da Vigilância Sanitária 

Neste caso, as normas são mais rigorosas para as empresas que trabalham como o manuseio de produtos alimentícios, resultando na necessidade de obter uma autorização disponibilizada pela Vigilância Sanitária do município em que o estabelecimento se encontra, além de pagar uma taxa anual para o funcionamento e se sujeitar a fiscalizações sempre que necessário. 

9 – Licença ambiental 

Ao decidir abrir uma empresa, o empreendedor precisa averiguar se o negócio em questão exige a aquisição de uma licença emitida por órgãos ambientais, como no caso de indústrias, fabricantes de cosméticos, perfumaria, entre outras. 

As regras que dispõem sobre a fiscalização destes negócios são mais rígidas a depender do produto que a empresa desenvolve para disponibilizar no mercado como, alimentos, produtos inflamáveis, etc. 

10 – Cadastro na Previdência Social 

Mesmo que a empresa esteja apta ao funcionamento após adquirir o Alvará de Funcionamento, ela precisa regularizar alguns outros cadastros como na Previdência Social, mesmo se o negócio não contar com a participação de nenhum funcionário. 

Lembrando que, na existência de algum colaborador, também será necessário cumprir com algumas obrigações trabalhistas. 

No caso do registro junto à Previdência Social, o representante da empresa precisa se dirigir à uma das agências mais próximas e solicitar o cadastramento da instituição, bem como, dos responsáveis legais dentro de até 30 dias. 

11 – Instrumentos fiscais 

Para dar sequência ao último passo, será necessário pedir a autorização para a emissão de notas fiscais e autenticação dos livros fiscais/contábeis. 

Este processo deve ser realizado junto à prefeitura de cada município, lembrando que, as empresas que desejam exercer atividades comerciais ou industriais precisam se dirigir até a Secretaria de Estado da Fazenda e, somente depois de concluir todo os procedimentos legais, o empreendimento estará apto para funcionar. 

Dicas para abrir uma empresa adequadamente 

Abrir o próprio negócio é o desejo de muitas pessoas, no entanto, ainda gera uma série de dúvidas que podem resultar na dúvida se o projeto irá vingar ou não. 

Para colocar a ideia em prática e assegurar o sucesso da empresa é importante se atentar a alguns fatores, como: 

Avaliar a viabilidade da ideia 

Antes da dar início ao processo de abertura da empresa, é preciso analisar o mercado com cuidado, no intuito de identificar possíveis futuros clientes, concorrentes, demandas, apresentação de soluções adequadas às requisições, além de entender integralmente sobre o serviço prestado para sugerir o melhor preço e se destacar em comparação aos demais. 

Entender os custos do negócio

É comum que os empresários iniciante apresentam dificuldades em identificar todas as despesas necessárias a longo prazo pela falta de conhecimento do mercado, como por exemplo, gastos com férias, 13º salário, FGTS, entre outros tributos relativos à contratação de funcionários, além dos custos com a própria manutenção da empresa. 

Por isso, é recomendado que o empreendedor crie uma reserva de emergência para suprir eventuais necessidades, seja com a folha de pagamento ou com a carga tributária. 

Estabelecer o capital inicial 

A prática de reforçar o capital inicial da empresa através de recursos disponibilizados mediante empréstimos pode prejudicar a saúde financeira da empresa, ao contrário do que muitos pensam e, até mesmo, levar à falência. 

Portanto, é importante ter em mente que, nos primeiros meses de exercício, é possível que o empreendimento não gere lucro o suficiente para arcar com todas as dívidas, dificultando a estabilidade do negócio. 

Desta forma, ao calcular o capital inicial é importante considerar todos os recursos essenciais para dar início às atividades, como, aquisição de matérias-primas, produtos, equipamentos e, até mesmo a decoração do ambiente, lembrando que, manter o capital de giro para os gastos e despesas no início é uma excelente forma de evitar possíveis problemas no futuro.

Pensar na preparação para gerenciar uma empresa 

Primeiro de tudo, é essencial analisar se você realmente está preparado para se consolidar como empresário e atuar como um líder, uma vez que, além de precisar ter um conhecimento amplo sobre negócios, é preciso compreender que após oficializar a abertura da empresa, você deverá tomar a frente de decisões importantes. 

Uma dica é realizar cursos de capacitação em várias áreas como, marketing, administração, participar de eventos para se inteirar sobre novas tendências de mercado, entre outras possibilidades. 

Por fim, como quase todas as etapas de abertura de uma empresa envolvem a obtenção de documentos que requerem o pagamento de tarifas para serem liberados, pode ser importante obter o auxílio de um contador e, até mesmo de um advogado, isso porque, estes profissionais se tornarão grandes aliados durante todo o processo empresarial. 

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Por Laura Alvarenga