Em tempos de contração econômica e contenção de gastos, os gastos com impressão e operação de uma impressora impactam significativamente nos custos de uma empresa. Felizmente, é possível reduzir os custos de impressão e, assim, otimizar a rotina operacional e evitar despesas desnecessárias.  A partir de buscas de ferramentas especializadas em outsourcing de impressoras e gestão de documentos, entre outros meios, é possível reduzir esses custos. Listo abaixo seis maneiras inteligentes de fazer isso em 2020:

Atenção ao uso do papel

O gasto com papel parece ser uma despesa pouco significativa para uma empresa, mas isso está longe da verdade. O custo do papel é algo que, com frequência, não é considerado ao contratar uma empresa de outsourcing de impressoras, por exemplo, pois ficam muito focados no valor da impressão por página. Porém, o custo da folha pode sair mais caro que o da impressão em si. Leve isso em consideração ao fazer seu orçamento.

Gerencie a realização de impressões

Muitas empresas não fazem o controle de impressão por departamento e/ou por usuário. Assim, cada um imprime o que quer, inclusive documentos pessoais. Estabelecer um mecanismo de gerenciamento de uso dos equipamentos ajuda a manter esse processo sob controle.

Tenha a infraestrutura adequada às suas necessidades

Algo que compromete o orçamento das empresas é a existência de várias impressoras em cada setor. Muitas vezes, elas são de uso residencial, o que pode parecer econômicas, já que há um menor custo das máquinas e suprimentos. No entanto, isso não ocorre na prática.  Como os suprimentos domésticos têm menor durabilidade e a empresa conta diversos modelos é necessário estocar vários suprimentos diferentes e efetuar a troca com grande frequência. Utilizar um equipamento mais robusto e profissional, mesmo que mais caro, reduz expressivamente os gastos mensais e traz ganhos em gestão de estoque, tempo e eficiência de impressão.

Estabeleça a gestão de fluxo de documentos

Toda empresa possui um fluxo de atividades. No entanto, muitos não otimizam o processo,  que por vezes pode ser moroso ou até trazer riscos, como a perda de documentos importantes. Para isso, a gestão de fluxo de documentos de forma digital é importante. Com uma solução de arquivo digital, é possível liberar acesso a pastas específicas para cada colaborador e departamento. A empresa pode elaborar um fluxo de trabalho de forma prática e digital, fazendo com que o colaborador digitalize ou imprima documentos específicos das pastas que possui acesso. Isso também facilita a procura de documentos, pois todos seguirão uma lógica única, permitindo que sejam localizados por meio de uma matricula, um CPF, um CNPJ ou qualquer outro tipo de código-chave que seja implementado no fluxo de documentos.

Aposte em outsourcing de impressão

Apostar na locação de impressoras é uma boa maneira de contar com os equipamentos mais modernos e eficientes do mercado e mais aderentes ao perfil da empresa, sem a necessidade de se preocupar com manutenção, compra de suprimentos, atualização etc. No entanto, fique atento ao planejar esse processo. Não basta apenas considerar o custo por página oferecido pelo fornecedor dos equipamentos. É preciso analisar a gestão de documentos como um todo. Atualmente existem diversas ferramentas que permitem reduzir custos, controlando digitalmente o fluxo que cada documento percorre. Isso reduz custos, processos e ainda torna a empresa mais produtiva.

Procure o suporte de empresas especializadas

Reduzir os custos de impressão e estabelecer a gestão de fluxo de documentos pode ser uma tarefa mais complexa do que aparenta. Por isso, contar com o suporte de uma empresa especializada em gestão de documentos e outsourcing de impressão é uma opção vantajosa. A empresa fará uma consultoria para entender o que o cliente precisa, propondo soluções que serão adequadas ao seu porte.   Um bom parceiro de negócios deve implementar tecnologia para que o cliente consiga evoluir em sua atividade-fim e não empregue tempo de seus colaboradores com processos desnecessários.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.