Simples Nacional: Livros fiscais e contábeis obrigatórios para as ME e EPP optantes do regime

Um dos pontos fundamentais de uma empresa é ter sua contabilidade organizada e em conformidade com a legislação, além de ser muito importante conhecer toda a documentação fiscal.  

E, para que isso ocorra, contar com os livros fiscais é essencial. 

Estar com todos os livros fiscais atualizados e regularizados, auxilia a gestão, além de evitar diversos problemas.  

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para explicar um pouco sobre a função de cada livro e sua importância para a empresa. 

Uma das maiores vantagens de ter como aliado o livro fiscal é a obtenção do domínio na gestão e tomadas de decisões no dia a dia, além da redução de riscos e problemas tributários para a empresa. 

Se sua empresa prioriza um processo de contabilidade bem alinhado aos objetivos, precisa começar a dar mais atenção aos livros fiscais. 

O que são livros Fiscais?  

Livros Fiscais são relatórios responsáveis pela apresentação dos registros fiscais de entradas, saídas, serviços, apurações dos tributos, controle de estoques, entre outros.   

Eles são exigidos pelos órgãos fiscais municipais, estaduais e federais, e por meio deles é possível obter todas as informações fiscais da organização.  

Eles devem seguir uma formatação padronizada, constando:  

• Identificação;  
• Numeração do livro; 
• Encadernação; 
• Termos de abertura e encerramento; 
• Assinatura do representante da empresa; 
• Assinatura de um contador competente.

A obrigatoriedade do livro fiscal na sua empresa vai depender do regime tributário escolhido. 

Quais são os livros Fiscais mais utilizados pelos optantes do Simples Nacional? 

Para te ajudar, a seguir listamos os principais livros fiscais e as suas aplicabilidades.  

Como já mencionei anteriormente, os livros fiscais exigidos pela fiscalização variam de acordo com o regime tributário e o enquadramento da empresa de acordo com as atividades exercidas.  

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas: 

I – Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária; 

II – Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS; 

III – Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS; 

IV – Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS; 

V – Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; 

VI – Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI. 

  
Dispensa de Livros
 
Os livros obrigatórios poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.
 
O empreendedor individual com receita bruta acumulada no ano de até R$ 36.000,00 fica dispensado das obrigações de escriturar os livros contábeis e fiscais. 

  
Livros Específicos
 
Além dos livros previstos, serão utilizados: 

I – Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio; 

II – Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis; 

III – Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores. 

Todas essas obrigações acessórias devem ser cumpridas e mantidas em segurança, e garantir que sejam entregues de acordo com seus prazos.  

Por isso, é importante ter um profissional contábil que auxilie para que essas obrigações sejam entregues de acordo com a necessidade de datas. 

(Base normativa: art. 63 da Resolução CGSN n° 140, de 2018.)

Como é feita a escrituração dos Livros Fiscais? 

Normalmente, a escrituração dos livros fiscais é feita pelos contribuintes, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Mas isso vai depender das características e regime tributário da empresa. 

O SPED foi criado para facilitar o envio das informações de modo mais simples e padronizado. Isso facilita muito para o Fisco — já que ele tem um controle mais efetivo e o cruzamento de dados se torna mais seguro — e para os gestores, que podem se beneficiar utilizando dos próprios dados enviados no SPED. 

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