O Simples Nacional foi lançado em 2007 prometendo a tão sonhada simplificação tributária. Assim, esse tem sido o regime de escolha de cada vez mais empresas.

De acordo com dados oficiais da Receita Federal em setembro de 2019, o Simples atingiu o marco de 14 milhões de empresas optantes (incluindo microempreendedores individuais).

Ao ler sobre a difícil tarefa de cumprir diversas obrigações de legislações tributárias federais, estaduais e municipais, é fácil ficarmos gratos com a existência de uma proposta unificada e menos complexa como o Simples.

Muitos, inclusive, pensam que qualquer empresa capaz de se enquadrar no regime deveria fazê-lo. Mas será que isso é mesmo verdade?

Neste artigo, responderemos essa pergunta, expondo tudo de relevante sobre o Simples Nacional, entendendo seus anexos e suas divisões, quem pode se enquadrar, e quais são as vantagens e desvantagens (sim, elas existem).

Simples Nacional: O que é exatamente?

O Simples Nacional é um Regime Tributário criado e norteado pela Lei Complementar 123/2006, válido desde 01/07/2007.

Com o objetivo de simplificar as atividades de diversas categorias de empresas, o regime unifica os principais tributos e contribuições brasileiros desde os administrados pela receita federal até o ICMS (âmbito estadual e do DF) e o ISS (âmbito municipal).

Fora do Simples, pequenos negócios estavam sujeitos a procedimentos tributários complexos, pagando impostos federais, estaduais e municipais em guias separadas, datas diferentes, e bases de cálculo distintas.

Através do regime, empresas que se qualifiquem podem recolher diversos tributos através de uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples).

O cálculo é também simplificado e único, uma alíquota (definida pelos anexos de acordo com o ramo da empresa e a faixa de faturamento) é aplicada sobre sua receita bruta. O lucro real não precisa ser calculado.

Impostos recolhidos unificadamente através do Simples

Estes são os impostos com os quais sua empresa não terá que se preocupar com o cálculo ao se enquadrar no Simples Nacional.

  • Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Contribuição para o PIS/Pasep;
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
  • Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
  • Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Benefícios do Simples Nacional

  • De imediato podemos perceber alguns benefícios em fazer a opção pelo Simples Nacional. Tais como:
  • Simplificação da apuração dos valores de tributação;
  • Recolhimento através de uma única guia;
  • Eliminação de diversas obrigações acessórias (como o SPED, por exemplo);
  • Possibilidade de pagar menos impostos se comparado a outros regimes (isso precisa ser verificado com cautela para o caso de sua empresa).

Quais empresas podem optar pelo Simples Nacional

Apesar da limitação quanto a atividades comerciais específicas, que será discutida logo adiante, o principal requisito para poder enquadrar sua empresa ao Simples Nacional é estar dentro dos limites de faturamento.

Ano passado através da Lei Complementar nº 155, o a receita bruta máxima foi estendida para 4,8 milhões de reais por ano.

Justamente por causa desse limite na receita bruta, nem todos os tipos de pessoas jurídicas podem optar pelo regime. Assim, enquadram-se nessa faixa de faturamento as microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP).

Ademais, para fazer opção pelo Simples (e para permanecer enquadrado) as seguintes qualificações são exigidas:

  • Estar sem débitos com o INSS;
  • Estar regular quanto aos cadastros fiscais;
  • Não se enquadrar nas situações impeditivas;
  • Não realizar as atividades vedadas aos optantes pelo Simples Nacional.

Situações Impeditivas

As situações abaixo são listadas como impeditivas e empresas que realizam-nas, não poderão se enquadrar no regime.

  • Algum dos sócios participa de outra empresa também do Simples e o faturamento das duas juntas ultrapassa R$ 4,8 milhões;
  • Algum dos sócios é domiciliado no exterior;
  • Algum dos sócios é uma empresa;
  • A empresa terá participação em outra sociedade;
  • A empresa será constituída sob sociedade de ações;
  • A empresa terá filial, sucursal ou irá representar empresa com sede no exterior;
  • A empresa será uma cooperativa;
  • A empresa possui capital direto ou indireto em órgãos públicos.

Atividades vedadas aos optantes pelo Simples Nacional

Para se enquadrar no simples é importante que suas atividades estejam previstas no anexos vigentes.

No entanto, isso não é tudo. As empresas que prestam as seguintes atividades, primariamente ou não, têm sua participação no Simples Nacional vedada.

  • Atividades com serviços financeiros;
  • Serviços de transporte, exceto serviços de transporte fluvial;
  • Importam combustíveis;
  • Fabricam veículos;
  • Distribuem ou geram energia elétrica;
  • Realizam locação de imóveis próprios ou trabalham com loteamento e incorporação de imóveis;
  • Atuam com cessão ou locação de mão de obra;
  • Produzem ou vendem no atacado cigarros e assemelhados, armas de fogo, refrigerantes e bebidas alcoólicas (exceto pequenos produtores).

A melhor forma de verificar se sua empresa se enquadra nas vedações ou não é através do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

O número padronizado utilizado para identificar as atividades de empresas pode ser encontrado na consulta do seu CNPJ.

Os Anexos VI e VII da Resolução CGSN nº 140 de 2018 listam todos os CNAEs referentes a atividades vedadas ao Simples Nacional.

Se qualquer dos CNAEs vedados estiver presente em seu contrato social, mesmo apenas como atividade secundária, sua empresa não poderá optar pelo regime.

Imagem de Divulgação

Entendendo os Anexos do Simples

Para descobrir se para o caso da sua empresa vale a pena optar pelo Simples Nacional o primeiro passo será identificar sua tabela de alíquotas.

Nesse propósito, é essencial entender como funcionam os Anexos do Simples e descobrir em qual deles sua empresa se enquadra.

Com as atualizações de 2018, o regime passou a ser organizado por meio de 5 anexos que definem faixas de tributação diferentes para empresas com atividades diferentes.

Como no Simples Nacional o cálculo da tributação utiliza apenas o faturamento, essa diferenciação se faz necessária para trazer certa “justiça tributária”.

Empresas que revendem produtos, por exemplo, possuem margens de lucros muito menores que empresas que prestam atividades intelectuais, por isso, seria inviável taxar todos os tipos de organização com a mesma alíquota. Diante dessa necessidade, vêm os anexos.

Veja abaixo os 5 anexos vigentes do Simples Nacional e descubra qual será sua tabela base. Mantenha em mente que caso você se enquadre no Anexo III ou V ainda existirá outro fator determinante para ser considerado.

Anexo I do Simples Nacional

Refere-se às empresas de comércio.

Receita Bruta TotalAlíquotaQual o valor a ser descontado
Até R$ 180.000,004%0
De R$ 180.000,01 a R$ 360.000,007,3%R$ 5.940,00
De R$ 360.000,01 a R$ 720.000,009,5%R$ 13.860,00
De R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000,0010,7%R$ 22.500,00
De R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600.000,0014,3%R$ 87.300,00
De R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000,0019%R$ 378.000,00

Anexo II do Simples Nacional

Refere-se às fábricas e indústrias.

Receita Bruta TotalAlíquotaQual o valor a ser descontado
Até R$ 180.000,004,5%0
De R$ 180.000,01 a R$ 360.000,007,8%R$ 5.940,00
De R$ 360.000,01 a R$ 720.000,0010%R$ 13.860,00
De R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000,0011,2%R$ 22.500,00
De R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600.000,0014,7%R$ 85.500,00
De R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000,0030%R$ 720.000,00

Anexo III do Simples Nacional

Refere-se às empresas que oferecem serviços de instalação, reparos e manutenção, além de agências de viagens, escritórios de contabilidade, academias, laboratórios, empresas de medicina e odontologia.

Receita Bruta TotalAlíquotaQual o valor a ser descontado
Até R$ 180.000,00
6%
0
De R$ 180.000,01 a R$ 360.000,0011,2%R$ 9.360,00
De R$ 360.000,01 a R$ 720.000,0013,5%R$ 17.640,00
De R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000,0016%R$ 35.640,00
De R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600.000,0021%R$ 125.640,00
De R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000,0033%R$ 648.000,00

Anexo IV do Simples Nacional

Refere-se às empresas que fornecem serviço de limpeza, vigilância, obras, construção de imóveis e serviços advocatícios.

Receita Bruta TotalAlíquotaQual o valor a ser descontado
Até R$ 180.000,004,5%0
De R$ 180.000,01 a R$ 360.000,009%R$ 8.100,00
De R$ 360.000,01 a R$ 720.000,0010,2%R$ 12.420,00
De R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000,0014%R$ 39.780,00
De R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600.000,0022%R$ 183.780,00
De R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000,0033%R$ 828.000,00

Anexo V do Simples Nacional

Destina-se a empresas que prestam serviço de auditoria, jornalismo, tecnologia, publicidade, engenharia e outros.

Receita Bruta TotalAlíquotaQual o valor a ser descontado
Até R$ 180.000,0015,5%0
De R$ 180.000,01 a R$ 360.000,0018%R$ 4.500,00
De R$ 360.000,01 a R$ 720.000,0019,5%R$ 9.900,00
De R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000,0020,5%R$ 17.100,00
De R$ 1.800.000,01 a 3.600.000,0023%R$ 62.100,00
De R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000,0030,5%R$ 540.000,00

Requisito extra para empresas enquadradas no Anexo III e V

Empresas enquadradas no Anexo III desfrutam de alíquotas bem mais suaves que as do Anexo V. Principalmente por quê se supõe que essas organizações têm um gasto consideravelmente maior com funcionários. No entanto, isso não necessariamente é verdade.

Como tentativa de deixar a situação mais justa, o que realmente define se uma empresa se enquadra no Anexo III ou V é o fator R.

Para calculá-lo, basta dividir os gastos com a folha de pagamento pela receita bruta total de sua empresa.

Fator R = FP/RB

Se o valor resultante for maior que 0,28, a empresa será tributada pelo Anexo III. No caso contrário, pelo V.

Em resumo, o fator R determina que, entre as empresas contempladas pelos Anexos III e V, apenas aquelas com gastos de folha pagamento superiores a 28% de seu faturamento podem usufruir das alíquotas mais suaves do Anexo III.

Todos esses cálculos são feitos mês a mês de acordo com a receita bruta dos últimos 12 meses. Agora você já sabe tudo que precisa para descobrir sobre qual alíquota será tributado.

Entendendo o PGDAS

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D 2018) é um sistema eletrônico para a realização do cálculo do Simples Nacional para os períodos de apuração (PA) a partir de janeiro de 2018, conforme determinam a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006 (e alterações) e Resolução CGSN nº 140, de 22 de maio de 2018.

Vale destacar que o PGDAS tem caráter declaratório, constituindo confissão de dívida.

O PGDAS-D está disponível no portal do Simples Nacional na internet, não necessitando ser instalado ou atualizado no computador do usuário.

Além disso, ele também se presta a fazer a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) de toda a empresa, conforme determina a Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 25, caput e a Resolução CGSN nº 140/2018.

As empresas do SIMPLES estão livres da Substituição Tributária?

Não! O Convênio ICMS 142/18, estabelece a aplicação do Regime de Substituição Tributária a todos os contribuintes.

Assim, se a empresa pratica operações com produtos elencados neste convênio, ela deverá recolher o ICMS-ST na condição de Substituto Tributário, e, além disso, na condição de contribuinte substituído, deverá recolher o ICMS-Complemento, se houver, ou requerer o Ressarcimento do ICMS recolhido à maior, conforme o caso.

“Cláusula terceira: Este convênio se aplica a todos os contribuintes do ICMS, optantes ou não pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples Nacional, nos termos da alínea a do inciso XIII do § 1º do art. 13 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.”

Convênio ICMS 142/18

Assim, a primeira providência é verificar quais produtos estão sob o regime da Substituição Tributária.

Esta informação pode ser obtida no Convênio ICMS 142/19, que traz a lista completa dos produtos com os seus respectivos CEST (Código Especificador de Substituição Tributária).

Sobre o ROT-ST

Para simplificar e acabar com as discussões jurídicas sobre a exigência do pagamento referente ao ICMS COMPLEMENTO das empresas enquadradas no Simples e que atuam no Varejo, o CONFAZ publicou o Convênio ICMS 67/19, que institui o ROT-ST (Regime Optativo de Tributação da Substituição Tributária), que estabelece a definitividade do ICMS-ST para os contribuintes do setor varejista

“Cláusula terceira Ficam os Estados do Amazonas, Pará, Paraíba, Paraná, Pernambuco, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul e Santa Catarina autorizados a instituir Regime Optativo de Tributação da Substituição Tributária, para segmentos varejistas, com dispensa de pagamento do imposto correspondente à complementação do ICMS retido por substituição tributária, nos casos em que o preço praticado na operação a consumidor final for superior a base de cálculo utilizada para o cálculo do débito de responsabilidade por substituição tributária.”

Sobre a DeSTDA

Nos casos de responsabilidade pelo recolhimento do ICMS-ST, do DIFAL – Diferencial de Alíquota, e do ICMS antecipado, o contribuinte deverá apresentar a DeSTDA – Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação, instituída pelo Ajuste Sinief 12/2015 para atender as alterações trazidas no artigo 26 da Lei Complementar 123/2006.

Assim, a DeSTDA é uma declaração mensal sobre Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação Tributária dos fatos geradores ocorridos a partir de 01 de janeiro de 2016 preenchida por meio do aplicativo SEDIF-SN (Sistema Eletrônico de Documentos e Informações Fiscais do Simples Nacional).

O arquivo digital da DeSTDA deverá ser enviado até o dia 28 do mês subsequente ao encerramento do período de apuração, ou quando for o caso, até o primeiro dia útil seguinte.

Infrações e Penalidades

Além de ausência de pagamento, atrasos e omissões de receita, constitui infração toda ação ou omissão, voluntária ou involuntária, da microempresa e empresa de pequeno porte que resulte em inobservância das normas do Simples Nacional.

Nesses casos, se aplicam os juros e multas de mora e de ofício, referentes ao imposto sobre a renda, inclusive, quando for o caso, em relação ao ICMS e ao ISS, nos termos do art. 35 da Lei Complementar nº 123/06.

Na prática, as multas aplicadas podem chegar a até 225% sobre o valor do tributo em casos mais graves.

Sempre vale a pena optar pelo Simples Nacional?

Diferente do que é muito falado, não é sempre que compensa optar pelo Simples Nacional.

A primeira coisa que deve ser verificada com a ajuda de um contador é se a carga tributária sobre a sua empresa realmente será menor do que nos regimes de lucro presumido ou lucro real. O que nem sempre acontece.

É claro que nessa conta também devem ser considerados seus gastos organizacionais para se adaptar a um regime um pouco mais complicado. Além disso, existem algumas outras desvantagens pouco comentadas do Simples Nacional que devem fazer parte dessa conta.

Desvantagens do Simples Nacional

As desvantagens listadas não são relevantes para todos os tipos de empresa, mas para alguns modelos de negócio podem ser cruciais. Examine isso com cautela junto a seu contador.

Começando por um ponto óbvio, mas muitas vezes esquecido. Como o recolhimento é feito com base no faturamento e não no lucro, sua empresa terá que pagar tributos mesmo se levar prejuízo naquele mês. Na verdade, a situação é um pouco pior, pois como existe um limite de 80% nos gastos mensais, essas empresas podem ser descredenciadas.

Empresas optantes pelo Simples Nacional não se valem dos créditos cumulativos do IPI, ICMS, PIS e COFINS, disponíveis em outros regimes tributários.

Além disso, se houver aquisição de produtos isentos de tributos estaduais, na venda dos mesmos, eles serão tributados integralmente.

Como consequência, empresas que adquirem insumos para o processo de industrialização ou que fazem revenda podem levar um prejuízo considerável ao optar pelo simples.
Apesar da proposta principal do Simples ser a de unificar todos os impostos em uma única guia, existem algumas exceções:

  • Algumas categorias de empresa precisam recolher INSS a parte;
  • Se os limites estaduais variáveis forem ultrapassados, o ICMS pode ter que ser recolhido à parte também;
  • Já existem municípios requerendo recolhimento de ISS à parte.

Um agravante sério a essas complicações é o fato de que qualquer pendência com os estados ou municípios é motivo para descredenciamento.

Como então saber se vale a pena?

Tudo isso deve ser avaliado junto a seu contador para que os riscos e oportunidades de optar pelo regime fiscal fiquem claros e a melhor decisão seja tomada.

Ao fim o que fica claro é que o Simples Nacional ainda não é tão simples quanto deveria e que, embora optar por ele seja uma escolha óbvia para alguns tipos de empresa, definitivamente não é para todas.

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Conteúdo original de autoria por SPED BRASIL