Software jurídico: como fazer a escolha certa

Por Rodrigo Padilha A tecnologia avança, a demanda de clientes, fornecedores e parceiros muda e cabe a nós nos adaptarmos para nos mantermos competitivos no mercado. Essa é uma realidade em empresas de todos os segmentos, e na área do Direito não é diferente. Seja atuando de forma autônoma ou como parte de um escritório, é fundamental que, nos dias de hoje, o advogado conte com o auxílio de um software para realizar a gestão das suas atividades. São ferramentas que ajudam a organizar a rotina de trabalho, automatizando tarefas repetitivas e burocráticas, facilitando o gerenciamento de prazos e processos, centralizando as atividades da área financeira, entre outras facilidades. Como resultado, otimiza-se o trabalho de toda a equipe, proporcionando ao advogado mais tempo para oferecer serviços melhores e mais completos. Mas, em um mercado repleto de opções, como escolher o melhor software jurídico, que de fato atenda suas necessidades e demandas e permita fazer a gestão adequada das suas atividades? Alguns fatores são chave na hora de considerar qual é o melhor software jurídico para implantar na sua empresa. Defina exatamente o que você precisa Com tantas opções disponíveis no mercado, é fácil se encantar pelo número de funcionalidades que algumas delas oferecem. Mas será que você precisa de todas elas? Será que você não está desperdiçando dinheiro ao contratar mais do que você realmente necessita para gerir suas atividades? Como em qualquer decisão, reflita antes de bater o martelo. Defina exatamente qual é o seu objetivo ao contratar uma solução dessas, quais são suas necessidades, quais problemas você precisa que sejam resolvidos e quais funcionalidades de cada software conseguiriam atendê-lo plenamente. É urgente um controle financeiro mais otimizado? Ou você quer focar no controle de processos e contratos? Analise bem e tire todas as suas dúvidas. Mais do que escolher bem, trata-se de investir com consciência, uma vez que diferentes módulos e funcionalidades possuem valores diferenciados e, muitas vezes, você pode acabar pagando por algo que não precisa. Consulte a opinião de outros clientes da ferramenta Para escolher o melhor software jurídico, faça uma pesquisa e veja o que outras pessoas que fazem uso da ferramenta acham dela. Para isso, consulte sites de reputação, como o Reclame Aqui, as redes sociais da empresa e leia as avaliações que ela recebeu. Leve em consideração não apenas o que dizem sobre o produto em si, mas também em relação ao atendimento e suporte. Se disponíveis, casos de sucesso e depoimentos também são uma boa forma de avaliar as funcionalidades e os serviços prestados. Outra dica é conferir se a empresa disponibiliza conteúdos educativos e/ou um canal no YouTube com vídeos tutoriais, por exemplo. Isso mostra preocupação com o cliente e com as funcionalidades da ferramenta que ela oferece. Avalie o atendimento e o suporte Um software jurídico é uma ferramenta que será usada todos os dias e por todas as pessoas no escritório. Desse modo, é bem provável que, em algum momento, você precise entrar em contato com a equipe de atendimento, seja para falar com o suporte, tirar dúvidas ou tratar de algum assunto com a equipe de vendas. Sendo assim, escolher uma empresa que ofereça um bom atendimento é fundamental para evitar dores de cabeça e perdas de tempo. O lado bom é que é possível ter uma boa noção desses serviços antes mesmo de bater o martelo. Ao iniciar as conversas com a empresa, preste bastante atenção ao atendimento. Teste as diferentes formas de contato: converse pelo chat, ligue, envie um e-mail, teste o robô do Facebook. Veja a eficácia e a prontidão em lhe atender e em responder seus questionamentos e tire todas as suas dúvidas sobre como funciona o suporte ao cliente após a contratação. Prefira uma ferramenta em nuvem Muitos profissionais mais antigos preferem ter tudo sobre seu guarda-chuva e manter as informações dentro do escritório. Porém, as coisas mudaram e essa certamente não é a melhor opção. Para ter mais segurança no armazenamento de documentos e outros dados, escolha um software que seja capaz de manter um banco de dados salvo na nuvem. Trata-se de uma solução mais prática e segura, uma vez que não será necessária a aquisição de servidores próprios para armazenar as informações e fazer backups do sistema. Tudo estará on-line, sob responsabilidade da empresa contratada, e você poderá acessá-los de qualquer lugar. Porém, vale o toque: na hora da contratação, certifique-se de que o software em questão disponibiliza backups diários das informações e possui todos os protocolos de certificação digital. Esses são passos importantes para garantir que todos os seus dados estarão a salvo em caso de problemas e protegidos de qualquer agente externo que, porventura, possa tentar acessá-los. E qual será o melhor software jurídico na opinião de quem, de fato, utiliza esse tipo ferramenta todos os dias e sabe bem o que avaliar? Depende. As opiniões variam muito dependendo da fonte. Para se ter uma ideia, bianualmente o InteliJur – Inteligência Jurídica realiza uma pesquisa com escritórios e empresas de advocacia de todo o país sobre as principais opções de softwares jurídicos disponíveis no mercado. E a cada ano as respostas variam bastante e os resultados costumam ser bastante divididos. Apesar disso, esses estudos dão uma boa ideia dos principais softwares utilizados por advogados, o que pode ser uma excelente ajuda na hora de escolher a ferramenta ideal para o seu escritório.