SPED: entenda como funciona e quais as vantagens desse sistema

Para facilitar o envio das obrigações que devem ser cumpridas pelas empresas brasileiras, a Receita Federal disponibiliza o SPED, que se trata de um sistema de escrituração digital.

Ele foi instituído em 2007 pelo Decreto nº 6.022 e é considerado um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. 

Então, se você está começando seu empreendimento ou se possui dúvidas  sobre o envio de documentos do seu empreendimento pela internet, continue acompanhando este artigo.

Nele reunimos as principais informações sobre esse sistema e quais obrigações devem ser enviadas ao Fisco através dele.  

Como funciona?

De modo geral, o SPED se trata da modernização do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores.

Diante da quantidade de informações fiscais e contábeis que são transmitidas através deste sistema, podemos dizer que o SPED é dividido em setores com características diferentes, ficando da seguinte forma: 

Sped contábil: é voltado para todas as empresas, exceto aquelas que fizeram adesão ao Simples Nacional. Assim, é preciso fazer a transmissão de informações à Escrituração Contábil Digital (ECD).

Esse documento tem a função de substituir, em apenas um arquivo, os livros físicos impressos. São eles: 

• Livros Diário, 
• Balancete Diário;
• Livro Razão. 

Sped fiscal digital: é voltado às empresas que contribuem com ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

É necessário fazer a EFD (Escrituração Fiscal Digital) que se trata de um arquivo digital que reúne informações sobre todos os documentos fiscais de determinado período no qual os impostos  tenham sido apurados.

Assim, o sped fiscal substitui os Livros de Entradas e Saídas,  que são utilizados na apuração dos tributos.

Como acessar?

O SPED possui uma página própria onde são publicadas todas as informações e atualizações sobre os seus módulos, dentre eles estão: 

• ECD; 
• ECF;
• EFD Contribuições;
• EFD ICMS IPI;
• EFD-Reinf;
• e-Financeira;
• eSocial;
• MDF-e;
• NFC-e;
• NF-e;
• NFS-e; e outros. 

Para acessar e enviar os dados fiscais e contábeis, é necessário utilizar a certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, o que garante validade jurídica mesmo que na sua forma digital.

Desta maneira, todas as informações federais, estaduais e municipais foram integradas pelo SPED, desta forma, as empresas podem contar com uma plataforma mais simples e sem burocracia. 

Vantagens 

Segundo a Receita Federal, houve uma redução considerável do número de documentos físicos que eram emitidos e utilizados pelas empresas.

É possível economizar em materiais físicos e agilizar os procedimentos fiscais e contábeis que são necessários para manter a regularidade da empresa. Para você ver a utilidade deste sistema, veja ainda outros benefícios do SPED: 

• Redução de custos com papéis e demais materiais para a escrituração de registros fiscais e contábeis;
• Redução de documentos físicos para serem armazenados;
• Simplificação das obrigações acessórias;
• Redução de custos com a escrituração;
• Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
• Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
• Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
• Agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária;
• Fortalecimento do controle e da fiscalização;
• Rapidez no recebimento de informações;
• Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
• Melhoria da qualidade da informação;
• Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
• Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes;
• Combate à sonegação.

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Por Samara Arruda