SPED Fiscal: 5 erros que você não deve cometer

Certamente você já ouviu falar em SPED fiscal, não é mesmo? Afinal, é o processo de escrituração digital da Receita Federal mais utilizado em nosso país. Por meio dele, os órgãos estaduais, por exemplo, receberão dos contribuintes todas as informações necessárias sobre apuração de impostos em sua empresa.

Por isso, é importante conhecer minuciosamente seu funcionamento. Do contrário, penalizações e multas podem ser aplicadas em sua empresa caso haja algum equívoco na geração desse arquivo. Então, no post de hoje você conhecerá 5 erros que jamais podem ser cometidos no SPED fiscal. Boa leitura!

Afinal, o que é SPED fiscal?

Na prática, o SPED fiscal é um sistema de integração tributária totalmente digital que comporta as empresas brasileiras e os governos Federais, Estaduais e Municipais de cada UF e visa melhorar a relação entre o contribuinte e o fisco.

Em outras palavras, isso significa que sua empresa, ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), pode transmiti-la via internet diretamente para seu cliente. O fisco também pode confrontar as informações geradas em tempo real e, consequentemente, consegue evitar qualquer ação de fraude fiscal.

Sendo assim, nenhum equívoco na transmissão desse arquivo deve ser cometido, ainda mais porque não há um canal aberto de comunicação entre os contribuintes e a Receita Federal, o que dificulta o preenchimento correto dessa obrigação fiscal.

De que forma ele é composto?

De modo geral, a composição do SPED fiscal é bem simples de ser entendida. Isso porque é um arquivo composto de 10 blocos, em que cada um deles contém campos de informações distintas que devem ser preenchidas. Entre os blocos, estão:

• bloco 0: abertura, identificação e referências fiscais;
• bloco B: escrituração e apuração do Imposto sobre Serviço (ISS);
• bloco C: documentos fiscais tipo I – mercadorias (IPI/ICMS);
• bloco D: documentos fiscais tipo II – serviços (ICMS);
• bloco E: apuração do ICMS e IPI;
• bloco G: controle do crédito de ICMS do ativo permanente – CIAP;
• bloco H: inventário de bens físicos;
• bloco K: controle de produção e estoque;
• bloco 1: demais informações;
• bloco 9: controle e finalização do arquivo digital.

Dentre todos os blocos acima, é importante destacar que o bloco K, relacionado ao controle de produção e estoque, merece ser acompanhado de perto. O motivo é que ele surgiu como a versão digital do Livro de Registro de Controle da Produção e Estoque que, por sua vez, é obrigatório para todos os estabelecimentos industriais ou a eles equiparados conforme legislação.

Quais erros não podem ser cometidos ao transmitir o SPED fiscal?

Neste ponto já sabemos que o SPED fiscal é um processo de escrituração digital que deve ser transmitido sem deslize algum. Do contrário, sua empresa pode ser penalizada com multas e até mesmo suspensão de suas atividades. Para evitar qualquer uma das situações é preciso que os erros a seguir jamais sejam cometidos.

1. Falta de atenção ao preenchimento da documentação fiscal

De fato, é algo básico, mas acontece com certa frequência nas empresas, ainda mais quando há necessidade de fazer alguma operação matemática para encontrar o valor final de um documento fiscal, por exemplo.

Na maioria das vezes, os erros que acontecem no SPED fiscal são consequências de desatenção dos colaboradores na hora de preencher os campos da nota fiscal. Por isso, é recomendável que o preenchimento aconteça com a maior atenção possível, já que as falhas podem custar a saúde financeira do seu negócio.

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2. Erro na totalização de NF-e

Os erros na totalização das NF-e são quase sempre gerados por equívocos no preenchimento, que podem ser causados por desatenção ou falta de conhecimento do funcionário que está realizando o processo.

Por isso, é importante ter alguém em sua equipe responsável pela fiscalização de todas as NF-e emitidas, já que sua empresa pode ser penalizada com maior pagamento de tributos, retrabalho, insatisfação do cliente e até mesmo autuações fiscais de órgãos competentes em sua cidade.

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3. Desconhecer a legislação tributária local

A grande maioria dos erros no SPED fiscal é, sem dúvidas, causado pela falta de conhecimento da legislação tributária vigente. Esse índice só tende a aumentar, pois as leis mudam frequentemente e sem aviso prévio, como é o caso de alíquotas municipais, por exemplo.

Para evitá-lo é preciso que você sempre esteja atualizado, mesmo sabendo que isso não é uma tarefa fácil. Portanto, comece pesquisando as regras de isenções de seu município, quais são os tributos cobrados em sua atividade operacional e verifique a questão da substituição tributária.

Todas essas informações são exemplos práticos que podem mudar sua relação com o fisco nos próximos meses.

4. Informar NCM e alíquotas incorretamente

Sempre esteja atento quando o assunto for NCM, pois há constantes mudanças nas nomenclaturas e alíquotas de IPI. O preenchimento desatualizado de alguma dessas informações pode levar sua empresa a uma geração de débitos equivocados ou à desapropriação de algum crédito autorizado.

Além disso, esse erro no SPED fiscal pode ser visto pelo fisco como tentativa de evasão tributária, portanto, é interessante acompanhar mensalmente as novidades do NCM, visto que sempre haverá mudanças em que você precisará estar por dentro.

5. Não contar com um software de gestão fiscal

Mesmo as ferramentas desenvolvidas para facilitar o lançamento e a padronização das informações fiscais são complexas demais para serem entendidas, dado que as quantidades de alíquotas, bem como todos os detalhes de cada obrigação, geram dúvidas constantemente.

Sendo assim, esse é um dos pontos mais importantes, uma vez que um software de gestão eficaz pode te ajudar a combater todos os erros no SPED fiscal. Com ele você acompanhará todos os processos em tempo real, ou seja, validando o preenchimento de cada campo da NF-e, assim como suas alíquotas e cálculos.

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Com isso, você economiza tempo e dinheiro — sobretudo aumenta a eficiência contábil de sua empresa.

Visto isso, podemos afirmar que evitar erros no SPED fiscal é de longe uma tarefa simples, concorda? Portanto, é importante que sua empresa seja acompanhada de perto por uma equipe profissional com ampla experiência na realização desse procedimento, pois é a maneira mais segura de evitar problemas com o fisco e prejuízos financeiros.

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Conteúdo original J.F Granja Contabilidade