SPED Fiscal e quais os cuidados que devem ser tomados

A tecnologia também ajuda no ramo da contabilidade. Veja como usá-la a seu favor

Nos últimos anos, os avanços tecnológicos não param de crescer, e para a contabilidade não pode ser diferente. No contexto de inovação tecnológica dentro da área contábil, surgiu o SPED:  Sistema Público de Escrituração Digital, que busca simplificar os processos de declaração fiscal.

Instituído há mais de 10 anos, o SPED, inicialmente, representou um desafio para os contadores e empresários por causa da maior burocratização. Dentro deste ramo de contabilidade, nos deparamos com a EDF Contribuições. Trata-se de arquivo digital instituído no SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos.

Vamos explicar nesta leitura do que se trata o SPED e quais os cuidados devem ser tomados na hora de emitir o documento.

O que é SPED Fiscal?

O SPED tem como principal objetivo modernizar e simplificar os processos e as declarações fiscais para os contribuintes. Contando com a modernização e a tecnologia, o SPED facilita também o acesso das informações fiscais para as Secretarias da Fazenda. 

Além disso, ele representa um conjunto de projetos que institui diversos tipos e modelos de arquivos digitais, tidos como obrigações acessórias para os contribuintes a nível nacional. 

Nesse sentido, para cada tipo de obrigação acessória há um módulo do SPED, que, por sua vez, é dividido em diversos tipos de programas validadores disponibilizados pela Receita Federal, tendo cada um deles seu modelo, leiaute, regras individuais de validação e transmissão.

O SPED Fiscal, que é um arquivo digital formado com os dados e as informações da escrituração fiscal, de interesse do fisco das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil. 

O que é EFD Contribuições?

A EFD Contribuições é um arquivo digital que faz parte do SPED Fiscal e deve ser entregue pelas pessoas jurídicas para escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo. 

Para isso, é necessário utilizar como base os documentos e operações representativos das receitas auferidas, custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não cumulatividade.

Essas informações devem ser transmitidas mensalmente para o poder público. Para que a empresa fique longe de complicações, é essencial que todos os dados sejam preenchidos corretamente.

Quais os principais erros que precisam ser evitados?

Sendo SPED ICMS/IPI, SPED Contribuições ou qualquer um dos módulos, é importante ter em foco que todas as falhas, erros e principais pontos devem seguir as orientações de cuidado e relevância de informações já tratados em períodos anteriores ao da entrega das obrigações em formato digital. 

De uma forma geral, tentando abranger todo o projeto SPED, podemos citar alguns erros básicos, como: 

Falta de informação: 

A gestão de documentos fiscais é o ponto principal dentro da contabilidade e da administração para as empresas e para os contadores. Assim, o fato de não declarar um determinado documento fiscal e tudo que envolve a sua declaração é um erro fatal. Tendo em vista que todos os módulos do SPED conversam entre si, e a falta de declaração de documento no SPED Fiscal gera inconsistência entre o EFD ICMS/IPI e o EFD Contribuições e toda a sua escrita contábil, é um ponto que deve ser observado com cautela.

É preciso ressaltar que a principal função de um documento fiscal é declarar o fato gerador, quando ocorreu a operação – que gera o recolhimento dos impostos –, a obrigação financeira entre um comprador e um fornecedor, ou entre um prestador de serviço e um tomador de serviço, e diversas outras questões e obrigações que acompanham os documentos. Sabendo dessa função, a emissão de um documento fiscal gera, consequentemente, a obrigação fiscal da declaração para os contribuintes envolvidos na operação, então a simples não declaração de um documento fiscal é um erro grave.

Atraso na entrega:

O prazo para a transmissão de cada arquivo do SPED fiscal é específico, sendo que a transmissão em atraso de qualquer uma dessas declarações consideradas como obrigações acessórias para os contribuintes são passíveis de multas. 

Multas aplicáveis à transmissão em atraso da ECD:

A ECD deve ser transmitida anualmente ao SPED contendo a totalidade dos registros e das demonstrações contábeis da empresa. Pela legislação vigente, o arquivo com as informações deve ser transmitido até o dia 31 de maio de 2022.

Falta de Periodicidade:

O arquivo do EFD Contribuições deve ser apresentado ao fisco todos os meses. Este documento é transmitido após a validação e assinatura digital até o 10º dia útil de cada mês.

Cuidados na Instalação:

Para instalar o Programa EDF Contribuições é preciso fazer a instalação da máquina virtual do Java. Depois da criação da escrituração, o documento pode ser visualizado pelo Programa Validador, com possibilidades de realização de pesquisas de registros.

Base de dados:

A base de dados deve ser confiável para que as informações transmitidas ao sistema sejam fidedignas e, consequentemente, a sua empresa possa fazer a declaração dos tributos de forma correta.

Atenção ao prazo de Retificação:

As pessoas jurídicas podem fazer a retificação dos arquivos digitais em até cinco anos após a escrituração sem nenhuma penalidade. No entanto, em algumas situações, a Receita Federal não vai validar. Isso acontece nos casos em que a retificação resultar redução de débitos que já tinham sido encaminhados à Procuradoria da Fazenda Nacional.

Conclusão

O SPED, veio para mudar todo o processo de escrita fiscal e contábil, o que interferiu na forma como esse assunto é tratado entre os contribuintes e os contadores. 

Dessa forma, é preciso entender e acompanhar o processo de evolução que o Sistema Público de Escrituração Digital passa, pois tudo que envolve tecnologia e informação é passível de mudanças. Use a tecnologia a seu favor.

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