SPED Fiscal: Guia completo com tudo o que você precisa saber

NCM

Documentos fiscais e obrigações acessórias sempre foram exigidas das empresas. Porém, antigamente as diversas obrigações eram individualizadas, manuais e armazenadas em grandes pilhas de livros e papéis, o que mudou com a criação do Sped Fiscal.

A informatização e a digitalização de processos fiscais também ocorrem com a criação de novos documentos fiscais, em formato eletrônico, que abastecem de dados o Sped e centralização tarefas e informações.

Neste texto, apresentaremos tudo o que você precisa saber para entender a fundo o Sped Fiscal e principalmente evitar que erros na entrega da obrigação gerem duras penalizações ao seu negócio.

O que é Sped Fiscal?

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é a obrigação do Sped que tem como finalidade coletar dados de movimentações relacionadas ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) das operações das empresas.

Por isso, é exigida apenas de comércios e indústrias, que movimentam mercadorias e industrializam, atividades tributadas por ambos os impostos.

Especificamente, as informações solicitadas pela EFD são as seguintes:

  • operações com recebimento de notas fiscais e seus documentos;
  • operações com emissão de notas fiscais e seus documentos;
  • apuração do ICMS;
  • apuração do IPI;
  • registro do inventário;
  • controle de créditos fiscais de ICMS;
  • registro de controle de combustíveis, caso a empresa movimente esses produtos.

Elas devem ser entregues até o dia 20 de cada mês, referindo-se ao mês anteriormente encerrado, mas a administração tributária de cada estado pode definir prazos diferentes.

Quais documentos fiscais são importantes para o Sped Fiscal?

Normalmente, quando se pensa na EFD e nas informações solicitadas logo esses fatores são associados à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), documento utilizado para vendas entre empresas e industrializações — que por isso movimenta ICMS e IPI. Porém, existem outros documentos fiscais que também movimentam impostos de interesse do Fisco pelo Sped Fiscal e, logo, suas operações devem constar na escrituração fiscal.

A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFc-e), utilizada por comércios que vendem diretamente a clientes finais, pessoas físicas, movimenta ICMS nas operações dessas empresas. Então, assim como os dados das compras de fornecedores e de movimentação de estoque, as informações das NFC-es precisam constar no Sped Fiscal.

Outro documento que impacta na geração do arquivo de transmissão da EFD é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Quando um negócio recebe um frete está participando de uma operação que movimenta ICMS, a atividade de transporte de carga intermunicipal ou interestadual de cargas. Inclusive, existe a possibilidade de o negócio adquirir créditos fiscais na contratação do frete, informações solicitada na escrituração fiscal.

Existe ainda a Manifestação de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e), que serve para integrar diferentes notas referentes a apenas uma operação em somente um documento fiscal. Por exemplo, se uma carga for transportada com duas NF-es ou mais, a operação também acompanha uma MDF-e. Então, essa manifestação também deve constar no Sped Fiscal do seu mês.

Como funciona?

Primeiramente, o layout do Sped deve ser preenchido com as diversas informações solicitadas acerca de tributos movimentados, mercadorias, processos produtivos e documentos fiscais que acompanharam as operações.

O preenchimento pode ser feito manualmente, mas isso potencializa o erro humano e torna a tarefa muito demorada, pois o layout conta com centenas de campos, divididos em blocos destinados a diferentes ocorrências. Então, é melhor preencher a obrigação por meio de importação de dados, o que é mais produtivo e garante a exatidão das informações declaradas.

Para isso, é preciso que a ferramenta que armazena e processa os dados fiscais e as movimentações do negócio tenha o recurso de exportá-las e o faça de forma que o arquivo gerado seja corretamente absorvido pelo Programa Validador e Assinador (PVA) do Sped Fiscal.

Depois disso, assim que o PVA validar o arquivo gerado com os dados preenchidos ou importados, a transmissão à Receita Federal pode ser feita com o uso de certificado digital.

Quais são os principais erros que podem ocorrer no envio?

Erros podem acontecer por várias causas, como em cadastramentos e mesmo nas importações por equívocos anteriores a elas em outra ferramenta, e gerarem envios inconsistentes. Agora, veja quais os principais e tome cuidado para que eles não persistam.

Erros cadastrais

Ao cadastrar a empresa no PVA é necessário preencher mais do que dados de identificação, como razão social e CNPJ. E é ao preencher os demais dados que os erros podem ocorrer, como no cadastro do contador responsável pelas obrigações da empresa e nas informações de regime tributário e outras classificações tributárias e fiscais.

Portanto, antes da transmissão da EFD é necessário revisar com atenção todos os dados cadastrais.

Erros tributários

São equívocos ao informar fatores como créditos fiscais adquiridos e utilizados, impostos apurados e tributos com isenções ou reduções.

Além de gerarem inconsistências, esses erros significam diretamente inconformidades em apurações e pagamentos tributários, aumentando as probabilidades do negócio ter problemas, retrabalho e ser penalizado.

Para evitar esses erros é preciso que a emissão de  notas fiscais seja feita sempre com muito cuidado em relação aos cálculos de impostos e classificações tributárias. Quanto às notas recebidas, devem ser observadas e validadas ou, se erros forem constatados, a empresa tem de solicitar que os emissores as corrijam.

Erros de escrituração fiscal

A escrituração trata dos lançamentos fiscais, que dependem das notas emitidas e recebidas. Logo os erros que podem ocorrer são relacionados a:

  • códigos de produtos, operações e tributos;
  • valores de impostos e suas bases de cálculo;
  • identificação de remetentes e destinatários;
  • informações de transportes.

Outro grande erro, e talvez o mais grave, é a falta de documentos na escrituração: notas fiscais emitidas ou recebidas mas não lançadas no Sped Fiscal por falha no armazenamento de arquivos XML da empresa. Quando isso ocorre, além de enviar uma obrigação com inconsistência, a empresa incorre em outra contravenção fiscal, que é não ter os arquivos fiscais dos últimos 5 anos — prática obrigatória por lei.

Um equívoco parecido com este último é o lançamento de notas na EFD que foram canceladas ou não existem, mas que por algum motivo constam na base de armazenamento da empresa.

Para evitar esses erros é interessante investir em auditoria do Sped, o que pode ser feito com soluções que automatizam a tarefa e revisam o layout do PVA e os dados preenchidos com rapidez.

Erros de incompatibilidade de blocos

Os dados da EFD relacionam-se uns com outros. Por isso, vários blocos da obrigação devem ter dados compatíveis por tratarem de dados relacionados a critérios em comum, ainda que sejam informações especificamente distintas.

Por exemplo, o Bloco H do Sped Fiscal refere-se ao inventário físico do negócio, enquanto o K é o livro de controle de produção e estoque. Portanto, as movimentações e saldos do Bloco K devem ser compatíveis com os registros de inventário do H — o que configura inconsistência se não ocorrer.

Erro em fatores de conversão

Os fatores de conversão existem porque nem sempre algo que é comprado de uma forma é vendido da mesma maneira, ou com a mesma medição de quando é adquirido pela empresa. Algo que entra no negócio precificado por peso pode ser vendido por ele ao cliente por unidade e vice-versa.

Por conta disso, existem os fatores de conversão, para que valores e unidades dos produtos e insumos movimentados pela empresa sejam compatíveis em suas diferentes operações. Ou seja, não configurar os fatores ou fazê-lo equivocadamente gera inconsistências na escrituração fiscal.

Ignorar blocos sem movimentação

Por exemplo, se a empresa for obrigada a transmitir a EFD mas não precisar preencher o Bloco K do layout, não pode apenas ignorá-lo, o que é uma omissão com o Sped Fiscal.

Mesmo sem movimentação, todos os blocos devem ser obrigatoriamente abertos e fechados. Assim, caso um deles não tenha valores a lançar, é na abertura do bloco que essa informação é dada. Depois, ele apenas é encerrado normalmente.

Após o preenchimento dos blocos relacionados a operações da empresa, e das importações, o responsável pode revisar os blocos sem movimentação um a um para atestar que estão abertos e fechados. Outra forma de fazer isso, que já citamos acima, é fazer uma auditoria automática, que irá rapidamente apontar os blocos não utilizados.

O que é o Bloco K?

O Bloco K é foi o último bloco de informações adicionado ao Sped Fiscal, especificamente para registrar movimentações de estoques de mercadorias e insumos movimentados por atacados e indústrias. Mas não são apenas dessas ocorrências que o bloco solicita dados. Especialmente para indústrias e empresas equiparadas a indústrias, a complexidade do Bloco K exige muita atenção.

É importante observar que em todos os campos do Bloco K não devem ser preenchidos valores, apenas quantidades dos produtos e insumos e com as quais a empresa trabalha.

Fichas técnicas

Uma ficha técnica é um documento no qual consta o processo produtivo, o maquinário utilizado e os insumos envolvidos na produção. Cada produto transformado ou criado por uma indústria precisa ter a sua própria ficha técnica, que obrigatoriamente tem de ser transmitida junto à EFD pelo Bloco K.

Subprodutos

Vários processos de produção geram subprodutos, que são sobras, retalhos e demais resíduos materiais que não fazem parte do produto, sendo descartados, utilizados novamente na produção ou vendidos.

Como os produtos acabados e os insumos, todos os subprodutos e suas quantidades devem ser escriturados na EFD.

Ordens de produção

Todo processo produtivo deve ser originado de uma ordem de produção, que também precisa ser adicionada ao Bloco K do Sped Fiscal.

Em caso de produtos que são fabricados em partes e posteriormente montados ou unidos para gerarem apenas um bem, cada processo produtivo separado deve ter a sua própria ordem de produção.

Produtos industrializados por terceiros

Qualquer produto ou parte de produto que seja industrializado por outra empresa por encomenda também precisa de escrituração no Sped, mesmo que isso signifique não há processo produtivo dentro do negócio no caso.

Na hipótese de a terceirizada receber os insumos para a industrialização encomendada, essa matéria-prima também tem de ser informada no Bloco K.

Produtos industrializados para terceiros

As mesmas regras de produção própria servem para processos produtivos encomendados por outras empresas. Os produtos acabados, subprodutos e insumos precisam ser escriturados, assim como essa produção deve ter ficha técnica e ordens de produção.

Produtos isentos de ICMS e IPI

Ainda que a empresa movimente produtos isentos de algum desses impostos, ou mesmo de ambos, tem de escriturar a movimentação deles e os processos produtivos associados. Isso porque a isenção tributária é diferente de não haver movimento em estoques e geração de faturamento para o negócio.

O que é Sped Contribuições e o que tem a ver com o Fiscal?

O Sped Contribuições tem a ver com a movimentação de outros dois impostos: o Programa de Integração Social (Pis) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins). O nome da obrigação deve-se ao fato de Pis e Cofins serem tecnicamente contribuições tributárias, e não impostos.

Para a movimentação dessas contribuições, o Sped do Pis e da Cofins também leva em conta documentos fiscais recebidos e emitidos pela empresa, bem como apurações deles, pagamentos e créditos fiscais relacionados.

Sendo assim, alguns dos critérios fundamentais ao Sped Fiscal também são essenciais no Contribuições, principalmente as notas fiscais. Logo, erros que causam inconsistências na EFD podem causá-las também no Sped Contribuições, como falta de notas fiscais e documentos com equívocos em cálculos.

Além disso, os dados dessas duas escriturações digitais podem ser cruzados. E caso no cruzamento eles se mostrem incompatíveis é sinal de que em alguma das obrigações, ou em ambas, há erros. Consequentemente, o que se segue provavelmente é notificação e multa por parte de órgãos públicos.

Portanto, o mesmo cuidado tido com o Sped Fiscal precisa ser tido com o Sped Contribuições. De preferência, em conferências e auditorias os layouts podem ser observados conjuntamente para que incompatibilidades sejam identificadas antes de os dados serem transmitidos ao Fisco.

Quem está obrigado a enviar?

Todas as empresas dos regimes tributários Lucro Real e Presumido devem mensalmente transmitir a EFD se desenvolverem as atividades de comércio e indústria.

Prestadores de serviços, mesmo que estejam nesses enquadramentos, não precisam enviá-la por não movimentarem produtos, insumos, ICMS e IPI.

As demais empresas desobrigadas ao envio, ainda que comercializem ou industrializem produtos, são MEIs e micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional. Então, se um comércio for de pequeno porte pelo seu faturamento, mas não optar pelo Simples, precisa entregar o Sped Fiscal.

Quais são as multas previstas e quando são aplicadas?

A legislação fiscal prevê penalidades financeiras em casos de atraso de transmissão, inconsistências e omissão de informações. Quanto aos valores, depende do regime tributário do negócio.

Para empresas do Lucro Presumido a multa por atraso de entrega é de R$ 500 por mês. Já para as do Lucro Real o valor sobe para R$ 1.500 por mês de atraso.

No caso de a entrega ser feita, mesmo em atraso, antes que a fiscalização notifique o negócio ou tome qualquer outra atitude, há desconto de 50% do valor da penalidade. Porém, se a empresa for intimada oficialmente pelo atraso não tem redução na multa e ainda tem de pagar mais R$ 1 mil por mês de atraso quando fizer a prestação de contas.

Em relação aos erros que dizem respeito a dados, são classificados como omissões e preenchimentos incompletos ou equivocados, mas a penalidade é a mesma em todos os casos: 0,2% do faturamento do mês anterior ao qual as informações inconsistentes se referem.

Quais foram os objetivos da criação do Sped Fiscal?

Uma das grande metas dos órgãos públicos foi dar agilidade ao trabalho dos fiscais, que pela EFD podem mais rapidamente cruzar dados das empresas, visualizá-los e identificar inconsistências ou faltas. Junto à qualificação e á agilização do trabalho dos fiscais, é possível ainda reduzir a sonegação e as fraudes.

Com isso, o Fisco também conseguiu reduzir o volume de papéis com o qual lidar e centralizou toda a base de dados recebidos dos negócios em suas obrigações, dados que antes eram descentralizados, difíceis de cruzar e demorados de consultar.

Outro objetivo foi o de modernizar as práticas fiscais públicas e internas das empresas, adequando processos fiscais e o trabalho de fiscalização à realidade da modernização das empresas e dos órgãos de fiscalização.

Com a padronização dos envios a fiscalização também tem em mãos mais qualidade nas informações, pois a única forma de serem transmitidas pelas empresas é por meio do layout que atende às exigências dos órgãos públicos. Dessa forma, os fiscais recebem informação padronizada, organizada e abrangente ou não. E quando não recebem sabem que estão diante de um caso de omissão ou inconsistência, podendo exigir dados que faltaram e autuando o negócio.

Quais são as vantagens para as empresas?

Dispensa de arquivos físicos

Notas e obrigações fiscais com o tempo podem acumular centenas e milhares de folhas de papel, o que demanda muito espaço físico para armazenamento, como ocorria antes do Sped informatizar e digitalizar documentos fiscais.

Com a EFD, a empresa não precisa preocupar-se com espaço para armazenamento de documentos, já que tanto as escriturações mensais quanto as notas fiscais apenas podem ser guardadas pelos seus arquivos de transmissão.

Economia com papel e impressão

Não precisando imprimir um volume enorme de folhas periodicamente se economiza muito em aquisição de papel e tinta para impressão.

Mais rapidez no acesso a informações

Se algum profissional da empresa precisar consultar alguma informação fiscal, estando todas elas informatizadas, basta acessar os diretórios que guardam os arquivos e acessá-los.

Para isso, as informações precisam estar bem organizadas e nomeadas com alguma padronização. Realizar backups também é importante para que nenhum dado seja perdido.

Redução da burocracia e agilidade para as tarefas

Apesar e o Sped Fiscal ser uma obrigação, ele reduz a burocracia por unificar outras obrigações acessórias que eram individualizadas e manuais anteriormente.

Consequentemente, a possibilidade de importar dados para um layout e declará-los todos ao mesmo tempo torna mais rápido o envio deles aos órgãos de fiscalização.

Mais organização para a empresa

A organização de informações e da entrega de obrigações fiscais em torno de um programa ajuda o negócio a manter-se mais organizado, até pelo fato de poder passar os dados das ferramentas utilizadas nas rotinas administrativas diretamente para o PVA da EFD.

Outro fato que ajuda a melhorar a estrutura organizacional é de que o Sped Fiscal não permite erros e exige vários dados, bem como a integração deles dentro do programa de transmissão. Por isso, a empresa mantém a cultura de organizar seus dados fiscais internamente da melhor forma e qualificar as tarefas diárias pela necessidade de utilizar suas informações na escrituração enviada ao Fisco.

Qual profissional é responsável pelo Sped Fiscal?

A obrigação é do contador da empresa ou de seu gestor fiscal, que precisa preencher o layout do PVA, revisá-lo e transmitir a EFD. Porém, pela quantidade de dados solicitados, e natureza de alguns deles, a comunicação com outros profissionais e a troca de informações é fundamental, principalmente se o Bloco K for obrigatório.

Por exemplo, os estoques de insumos, subprodutos e produtos acabados são de responsabilidade dos profissionais de produção e logística. Então, é fundamental que eles estejam a par da obrigação acessória e trabalhem de maneira a mantê-la exata e em dia. Isso quer dizer manterem as fichas técnicas de maneira adequada, emitir ordens de produção adequadamente e compartilhar essas e outras informações com a contabilidade e o fiscal da empresa.

Uma das melhores ações para adequar a empresa ao Sped Fiscal, com ou sem Bloco K, é investir na automação de tarefas, como recuperação de XMLs perdidos, baixa de documentos fiscais diretamente da Sefaz e auditoria eletrônica de obrigações antes dos envios. Todas essas automações ajudam nos procedimentos fiscais diários e consequentemente na elaboração da EFD e no envio.

Outra excelente decisão é contar com ajuda especializada em contabilidade, legislação fiscal e obrigações acessórias. Neste sentido, um escritório de contabilidade pode ajudar o negócio a manter-se bem organizado, com as obrigações em dia, e a evitar as pesadas multas previstas para erros do Sped Fiscal.

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