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O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) representou um avanço tecnológico na contabilidade brasileira em direção ao mundo digital. Também reduziu a burocracia e as dificuldades geradas pelos processos físicos anteriores, relacionados aos seus módulos — Sped Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Digital (ECD) etc. Isso, inclusive, fazia com que as organizações tivessem gastos com a impressão de pilhas de papéis e com espaço físico para armazená-los.
Graças ao SPED, o envio de documentos contábeis ao fisco se tornou mais simples, enquanto, do ponto de vista das empresas, ficou mais fácil organizar registros, análises e demonstrações fiscais. No entanto, esse sistema ainda gera dúvidas, especialmente em relação à função de cada módulo seu e à obrigatoriedade do seu uso para as empresas.
Para ajudar a solucionar algumas das principais questões relacionadas a esse sistema, preparamos um miniguia sobre ele. Portanto, não deixe de conferir!
O Sistema Público de Escrituração Digital, instituído por meio do Decreto Nº 6.022, de 22 de Janeiro de 2007, integra o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Também representa uma iniciativa feita em conjunto pelas administrações tributárias das três esferas governamentais (municipal, estadual e federal).
Ele consiste em um portal em que é possível gerar documentos fiscais, encontrar informações e enviar arquivos para o fisco. Também dá para baixar programas e conferir atualizações que afetam os processos realizados por meio dele e, inclusive, questões contábeis e fiscais. Basicamente, modernizou a mecânica de cumprimento de obrigações acessórias, enviadas pelas organizações contribuintes aos órgãos de fiscalização e às administrações tributárias.
Isso com o uso de certificação digital para assinatura e validação de documentos eletrônicosempregados em processos dentro do SPED, o que assegura validade jurídica a eles em suas versões virtuais. Vale destacar também os objetivos do sistema, que são:
promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e o compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;
racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;
tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e a auditoria eletrônica.
No portal do SPED, ainda é possível se comunicar com a Secretaria de Estado da Fazenda de cada unidade da federação. Além disso, o sistema passou de 3 módulos, no começo de sua implantação, para 13 atualmente. Esses englobam diferentes processos de escrituração fiscal, contábil e financeira. Veremos mais informações sobre eles adiante.
Para o governo, o SPED possibilita aumentar a fiscalização a fim de evitar crimes e irregularidades cometidas por contribuintes, como evasão fiscal. Para as organizações, o sistema fomenta a adoção de soluções tecnológicas que podem automatizar processos contábeis, fiscais e financeiros, bem como a produção de documentos contábeis que devem ser enviados ao fisco pelo SPED.
Dessa forma, o sistema facilita a gestão contábil de ambas as partes, além de contribuir para a redução do uso de papel e de tintas, o que favorece o meio ambiente. A digitalização incentivada pelo SPED também acelera trâmites legais relacionados aos arquivos enviados e à emissão de documentos importantes, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Ele também agrega em um só local alguns processos que antes eram feitos de forma separada. Ainda permite ao governo — de certo modo, às empresas também — um controle maior em relação a certos tributos, como Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI).
Como mencionado, o SPED propicia a diminuição de uso de papel, gerando redução de custos com a aquisição desse material e com impressões. Também elimina a necessidade de um local físico para armazenar os documentos, prevenindo gastos com a manutenção desse lugar e dos documentos.
A simplificação e a racionalização das obrigações acessórias é outro benefício capaz de minimizar custos. Além de favorecer a economia, há a uniformização das informações prestadas pela empresa contribuinte às diferentes unidades federadas.
Outro ponto positivo é a maior rapidez no envio e no acesso a informações contábeis e fiscais por meio do sistema. Elas passam a ser padronizadas, o que pode colaborar para aumentar a qualidade e a facilidade de análise delas. Vale destacar que tanto dados fiscais quanto contábeis podem ser cruzados com maior eficiência no sistema, em boa parte devido a esses fatores.
Também diminui a chance de o negócio ser envolvido, involuntariamente, em práticas fraudulentas.Para o governo, há um aprimoramento no combate à sonegação.
Para os órgãos de fiscalização, diminui a necessidade de seus auditores permanecerem por muito tempo nas empresas — o que é bom para elas também, pois não necessitam disponibilizar pessoal por um período longo para atendê-los.
Dessa forma, esses colaboradores permanecem mais tempo focados em suas atribuições, mantendo suas performances. Os auditores ainda conseguem aumentar suas produtividades graças à eliminação de etapas de coleta de arquivos.
Outra vantagem é a disponibilidade de cópias autênticas da escrituração, validadas pelo sistema. Portanto, quando forem precisos arquivos específicos do SPED, não será necessário se dirigir até instituições do governo para obter as cópias ou para cartórios, a fim de autenticá-las. Tudo é feito de forma digital.
Como mencionado, o SPED conta com múltiplos módulos, que são usados para diferentes processos dentro do sistema. Eles englobam procedimentos contábeis, fiscais, financeiros, entre outros. Para entender melhor a função e a destinação de cada, separamos descritivos sobre eles adiante.
O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) corresponde a um modelo de documento fiscal eletrônico instituído pelo AJUSTE SINIEF N° 09, de 25 de outubro de 2007. Ele é uma espécie de documento de existência exclusivamente virtual, expedido e armazenado eletronicamente. Tem por propósito documentar uma prestação de serviço de transporte.
No caso, sua validade jurídica é assegurada por meio da assinatura digital do emitente. Além disso, a Autorização de Uso é entregue pela administração tributária do domicílio da empresa contribuinte. Ele pode ser empregado para substituir outros documentos fiscais:
Esse documento também tem como ser usado como documento fiscal eletrônico em transporte dutoviário e nos transportes multimodais.
A e-Financeira trabalha com documentos digitais referentes a processos como cadastro, abertura e fechamento (além de atividades auxiliares). Também a constituem informações que são prestadas por meio de módulos internos, como de operações financeiras e de previdência privada.
A e-Financeira envolve atividades econômicas de interesse da Secretaria da Receita Federal do Brasil. Portanto, é preciso prestar informações referentes a essas operações, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1571, de 02 de julho de 2015. Ela disciplina a obrigatoriedade desse processo.
Empresas como distribuidores de cotas de fundos de investimento e PJs autorizadas a comercializar ou estruturar planos de benefícios de previdência complementar devem preencher dados na e-Financeira. Contudo, a lista de organizações é maior, de modo que é necessário checar a legislação acima para ver se seu negócio deve adotá-la, passando a preenchê-la e a enviá-la ao fisco.
O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio dele, empresas comunicam ao Governo, de maneira unificada, informações referentes a funcionários, como de:
O envio dessas informações, de maneira virtual, simplifica o repasse de dados relacionados a obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, de maneira a diminuir a burocracia para as organizações.
Isso porque substitui o preenchimento e a entrega de declarações e formulários separados a cada órgão fiscalizador, além de possibilitar o envio unificado dessas informações, em uma vez.
A Escrituração Contábil Digital (ECD) corresponde a outro módulo que compõe o projeto SPED. Ela tem por propósito a substituição da escrituração em papel pela escrituração enviada por meio de documentos virtuais. Por intermédio dela, é obrigatório mandar, em formato digital, os itens adiante:
I — Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II — Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III — Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Quem indica isso é a Instrução Normativa RFB Nº 1774, de 22 de dezembro de 2017. Ela também aponta em seu artigo terceiro que “deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isenta”.
Contudo, isso não se aplica a algumas organizações. Para saber quais são, é importante consultar a Instrução Normativa apontada.
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014. Sua entrega é prevista para o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao do período de escrituração no ambiente do SPED.
Essa é uma obrigação acessória, cujo propósito é correlacionar dados fiscais e contábeis referentes à apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Dessa forma, agiliza o processo de consulta do fisco e faz com que o processo de fiscalização seja mais eficiente graças ao cruzamento de dados virtuais.
Para saber que empresas devem preenchê-lo, é importante conferir a Instrução Normativa RFB Nº 1422, de 19 de dezembro de 2013.
A EFD Contribuições, também conhecida como EFD PIS/COFINS, corresponde a um arquivo digital instituído no SPED. Ele é usado por organizações privadas na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS). Isso nos regimes de apuração cumulativo e/ou não-cumulativo, tendo por base documentos e operações representativos de:
A Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI, conhecida popularmente como Sped Fiscal, corresponde a um arquivo digital formado por:
O arquivo da EFD ICMS IPI deve ser assinado digitalmente e enviado, por meio da WEB, ao ambiente Sped. Adiante, falaremos melhor sobre esse módulo.
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais EFD-Reinf é usada pelas PJs e Pessoas Físicas (PFs) como complemento do e-Social. Ela tem por propósito a escrituração de:
Ela substituiu um módulo da EFD-Contribuições encarregado de apurar a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um arquivo expedido e armazenado de maneira eletrônica. Ele existe apenas de forma virtual, servindo para vincular documentos fiscais que são transportados em uma unidade de carga utilizada. Portanto, serve para organizações que atuam em logística com transporte de cargas, tanto com frota própria quanto com frotas de terceiros.
Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura digital do emitente. Além disso, sua autorização de uso é dada pelo Ambiente Autorizador. O MDF-e simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes e possibilita um acompanhamento, em tempo real, das atividades comerciais pela fiscalização.
O projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi feito, de maneira integrada, pela Receita Federal do Brasil e pelas Secretarias de Fazenda dos Estados, tendo como ponto de partida a assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de 27 de Agosto de 2005.
Uma Nota Fiscal Eletrônica corresponde a um documento de existência virtual, expedido e armazenado de modo eletrônico. Tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma atividade relacionada à prestação de serviços ou à circulação de mercadorias.
Conta com validade jurídica, a qual é assegurada mediante assinatura digital do remetente —o que garante integridade e autoria ao documento. Sua autorização de uso é dada pelo Fisco, antes de existir o fato gerador.
O módulo NF-e possibilita maior controle sobre a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e sobre o recebimento desses documentos.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) corresponde a um documento virtual, emitido e guardado de maneira eletrônica. Tem o propósito de documentar operações comerciais de venda presencial ou para entrega em domicílio a um cliente final (PF ou PJ). Isso em uma operação interna, em que não haja geração de crédito de ICMS ao comprador.
Vale destacar que a NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2, bem como o cupom fiscal emitido por ECF. Dessa maneira, é empregada na venda ao consumidor final.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento virtual, produzido e armazenado de modo eletrônico em Ambiente Nacional, pela prefeitura, pela Receita Federal ou por outra organização conveniada. Ela serve para documentar a prestação de serviços, enquanto a NF-e faz o mesmo com a comercialização de produtos.
Sua geração é realizada de maneira automática, por intermédio de serviços informatizados, fornecidos aos contribuintes pela secretaria municipal de finanças de sua região. Para que esse processo seja feito, é preciso informar dados que serão processados, analisados e validados. Estando corretos, o documento é produzido.
O cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e é de responsabilidade do contribuinte,bem como o correto fornecimento dos dados à entidade que realiza seu controle. O módulo do SPED ajuda a integrar essas informações com a Receita Federal Brasileira.
Vale destacar que, a fim de disponibilizar uma solução de contingência para quem contribui, criou-se o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Esse documento, que conta com uma numeração sequencial, precisa ser gerado manualmente ou com o uso de uma aplicação local. Ele deve ser convertido em NFS-e dentro de um prazo estabelecido pela legislação tributária municipal.
Ele é importante para quem não tem como manter uma conexão constante com a secretaria municipal de sua localidade. Portanto, dá para gerar e enviar lotes com RPSs de prestações de serviços para processamento e produção de suas Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas respectivas.
Esse módulo vem em conformidade com os objetivos do Protocolo Enat nº 9/2015. Nele, a RFB aponta ações de simplificação efetuadas nos demais módulos do SPED e também apresenta o Projeto SPED Simplificação de Obrigações Tributárias Acessórias. Um de seus objetivos é o aprimoramento de leiautes dos módulos do sistema, de maneira gradativa, para harmonizar o ambiente do sistema e eliminar redundâncias.
Também tem o propósito de simplificar a prestação de informações fiscais de quem contribui com ICMS, por meio da troca das obrigações tributárias acessórias pela EFD ICMS IPI. Portanto, promove processos de simplificação no escopo da legislação estadual do ICMS.
Há ainda um Ranking de Simplificação (Simplificômetro), uma ferramenta em que são ordenadas as unidades da federação pelo número de obrigações tributárias acessórias que têm vigentes.
Como apontado acima, o Sped Fiscal é o módulo EFD ICMS IPI, que também costuma ser chamado de somente EFD. Foi instituído pelo Convênio ICMS 143/06O, em 15 de dezembro de 2016. Também foi um dos três primeiros módulos implantados no SPED. Os outros foram o NF-e e o ECD.
Basicamente, sua finalidade é simplificar a quitação de tributos, bem como integrar processos de fiscos municipais, estaduais e que estão em nível federal. Isso em um ambiente virtual automatizado. Vale mencionar que o SPED Fiscal melhorou o gerenciamento de obrigações e atividades desses três níveis.
O EFD-ICMS/IPI consiste em um arquivo digital que tem a incumbência de informar documentos e dados requisitados por órgãos de fiscalização, conforme a legislação tributária. Esses correspondem a informações sobre o tempo de apuração do ICMS e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
No arquivo, existem registros de operações contábeis, dados de cadastros, entre outros conteúdos que podem afetar a apuração dos dois tributos.
O módulo ainda possibilita assinar digitalmente a EFD, produzir cópias de segurança, modificar dados etc. Vale destacar que, a fim de atender aos dispostos na Lei da Escrituração Fiscal Digital, a empresa necessita mandar, mensalmente, um arquivo digital no SPED, que substitui livros de registros de:
Os “blocos” do SPED Fiscal se referem a procedimentos e dados distintos, das áreas contábil, financeira e fiscal/tributária, que necessitam ser lançados e enviados para o fisco. Cada tipo de operação do EFD ICMS IPI tem um bloco específico em que esse processo deve ser registrado.
Os blocos estão distribuídos entre o registro inicial — 0000 — e o final — 9999. Todos têm um registro de abertura e um de finalização, bem como registros de informações. Cada um se relaciona a um grupo de documentos e de dados econômico-fiscais.
Há 9 blocos no EFD ICMS IPI, porém há um décimo em implementação — o “Bloco B” passa a vigorara partir de janeiro de 2019. Esse é relacionado à escrituração e apuração do Imposto Sobre Serviços (ISS).
Em sua etapa inicial, somente contribuintes do Distrito Federal (DF) serão obrigados a usar o módulo e enviar seu arquivo ao fisco. Os outros contribuintes apenas necessitam apresentar seu registro de abertura e seu registro de encerramento, sem que exista movimentação.
Em relação a todos os blocos, vale destacar que eles precisam ser estruturados e organizados em uma sequência estabelecida no item 2.5 do Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18/04/2008, que trata de especificações técnicas para a produção de arquivos de Escrituração Fiscal Digital.
Adiante, você confere os blocos que devem ser preenchidos, em sua ordem de registro:
De forma geral, o SPED Fiscal eliminou a necessidade de acumular um grande volume de documentos, em papéis, para apresentação e prestação de contas à fiscalização. Isso gerava riscos maiores de erros e de perdas de dados (e de documentos).
Ele também reduz custos com impressão, manutenção de espaço físico para armazenamento dos papéis e com a própria gestão deles. A diminuição da papelada minimiza impactos negativos ao meio ambiente.
Para os órgãos de fiscalização, a padronização da forma de envio e dos dados facilita o controle de informações referentes ao ICMS e ao IPI.
O SPED Fiscal é obrigatório para algumas empresas. Se deseja saber se a sua deve utilizar esse módulo para transferir as informações tributárias das quais trata, confira a legislação do seu estado que aborda sobre essa obrigatoriedade.
Também dá para verificar isso na página de consulta ao contribuinte cadastrado no SPED-EFD, disponibilizada pelo Ministério da Fazenda.
Para saber o passo a passo do preenchimento e da entrega do arquivo final do SPED Fiscal ao fisco, é necessário consultar uma versão atualizada do Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital — EFD ICMS/IPI. Contudo, existem alguns passos gerais. São eles:
Note que isso pode variar, especialmente se utilizar um sistema de gestão fiscal e contábil que automatize a produção desse arquivo, estando integrado ao SPED.
Alguns dos equívocos mais comuns são o envio de dados incorretos e a falta de preenchimento de campos. Isso ocorre de várias formas, como ao:
Primeiramente, é preciso ser atencioso e detalhista ao preencher os dados solicitados. Além disso, existem indicações para a transferência correta dos arquivos do Sped Fiscal, bem como pontos que devem ser observados. Veja algumas adiante:
Há ainda o perfil de enquadramento, que especifica os registros a serem apresentados. De maneira geral, o perfil “A” estipula que os registros devem ser enviados de maneira mais detalhada. O perfil “B” trata os dados de modo sintético, com “totalizações por período — diário e mensal”.
O perfil “C” é usado para a apresentação de escriturações com maior grau de simplificação. Portanto, verifique essa informação.
Vale destacar que é importante contar com um contador ou uma assessoria contábil especializada no ambiente SPED para realizar o preenchimento dos dados e o envio dos arquivos mensais. Dessa forma, haverá maior segurança para sua empresa.
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Conteúdo original Bemacash
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