Sped Fiscal: Um guia completo

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As empresas sempre tiveram obrigações fiscais a cumprir através da declaração de documentos financeiros.

O processo que antes era realizado de modo individual e manual, agora foi agregado a um único procedimento digital, o Sped Fiscal.

O formato eletrônico foi criado no intuito de centralizar todas as tarefas e otimizar o tempo.

O que é o Sped Fiscal?

A Escrituração Fiscal Digital (EFD), se trata da obrigação do Sped que visa a coleta de dados referente a dois tributos, o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) das operações empresariais.

Isso acarreta na exigência exclusiva aos comércios e indústrias, que atuam sobre a movimentação de mercadorias industrializadas, atividades tributadas por ambos os impostos.

Para fazer a declaração da EFD, é necessário passar as seguintes informações:

  • Operações com recebimento de notas fiscais e seus documentos;
  • Operações com emissão de notas fiscais e seus documentos;
  • Apuração do ICMS;
  • Apuração do IPI;
  • Registro do inventário;
  • Controle de créditos fiscais de ICMS;
  • Registro de controle de combustíveis, caso a empresa movimente esses produtos;

Essas obrigações devem ser entregues todo dia 20 de cada mês, contendo dados sobre o mês anterior já encerrado.

Vale ressaltar que a administração tributária pode sofrer variações entre os governos estaduais.

Documentos fiscais importantes para o Sped Fiscal

A declaração da EFD consequentemente pode ser associada à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), documento normalmente usado para a comprovar e assegurar vendas entre empresas e industrializações.

Porém, é necessário se atentar para a existência de demais documentos fiscais que também, agregam a renda tributária, sendo de comum interesse entre o Fisco e o Sped Fiscal.

É o caso da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFc-e), gerada através da comercialização direta de produtos entre o estabelecimento e o cliente em pessoa física.

Portanto, é preciso que os dados das compras de fornecedores também estejam dispostos nesta modalidade de documento através do Sped Fiscal.

Outro documento de grande impacto é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), utilizado por meio do recebimento de um frete com carga intermunicipal ou interestadual.

Este relatório também possibilita a aquisição de créditos fiscais para a contratação de frete de um negócio.

Por fim, o Sped Fiscal também contempla a Manifestação de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e), que atua na integração de diversas notas relacionadas a uma operação em um único lugar.

Como funciona?

O passo inicial deve ser dado pelo preenchimento das informações solicitadas acerca dos tributos movimentados sobre as mercadorias, além dos processos produtivos e demais documentos fiscais.

É recomendado que esta etapa seja feita exclusivamente por meio digital, a fim de garantir a exatidão no compartilhamento de dados.

Mas para isso, é preciso contar com um sistema de armazenamento capaz de importar as informações através de um arquivo absorvido pelo Programa Validador e Assinador (PVA) do Sped Fiscal.

Somente após este processo, será possível transmitir os dados à Receita Federal.

Erros cadastrais

O cadastro da empresa no PVA requer muito mais que a identificação da razão social e Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).

Entretanto, é no momento de preenchimento dos demais dados que há a possibilidade de acontecer algum erro que pode passar despercebido.

É o caso do registro sobre o cadastro do contador responsável pela empresa, além de informações sobre o regime tributário adotado, entre outras.

Sendo assim, faz-se necessária a revisão de todos os dados cadastrais.

Também podem haver alguns equívocos ao informar os fatores corretos sobre a aquisição de créditos fiscais, bem como, a apuração de tributos com isenções ou reduções.

No intuito de evitar situações inconsistentes provenientes de erros como estes, é recomendado a emissão de notas fiscais cuidados e milimetricamente calculadas.

No caso de recebimento de notas, deve-se observar principalmente a validade.

Erros na escrituração fiscal

Esta etapa se trata do lançamento dos dados fiscais correspondentes às notas emitidas e recebidas.

Sendo assim, os erros de escrituração podem estar relacionados a:

  • – Códigos de produtos, operações e tributos;
  • – Valores de impostos e suas bases de cálculo;
  • – Identificação de remetentes e destinatários;
  • – Informações de transportes.

Um dos erros mais graves pode ser definido pela falta de apresentação de documentos no momento da escrituração, como as notas fiscais emitidas ou recebidas que não são lançadas no Sped Fiscal, seja por falha no armazenamento de arquivos ou outro motivo.

Em casos assim, além de enviar uma obrigação fiscal com inconsistência, a empresa compreende outra contravenção, a de não possuir os arquivos fiscais dos últimos cinco anos, prática obrigatória por lei.

Erros de incompatibilidade de blocos

Ao se integrar a diversos dados, a EFD possui vários blocos da obrigação que devem conter informações compatíveis, se tratando de um critério comum.

Um exemplo pode ser mostrado pelo Bloco H do Sped Fiscal, referente ao inventário físico da empresa.

Por outro lado, o Bloco K se trata do livro de controle de produção e estoque.

Sendo assim, ambas as movimentações devem ser compatíveis ainda que dispõem de informações distintas.

Erros em fatores de conversão

Essa categoria é acrescentada ao observar discrepâncias nos modos de compra e venda de um mesmo produto.

Portanto, a existência dos fatores de conversão direcionado aos valores e unidade dos produtos e insumos movimentados pela empresa, de modo que sejam compatíveis entre as operações.

Ignorar blocos sem movimentação

Se trata dos casos em que a empresa é obrigada a declarar a EFD, mas não precisar preencher algum bloco específico.

Ainda assim, não é possível apenas ignorar essa questão, por se tratar de uma omissão ao Sped Fiscal.

A instrução para situações como essa é de que, todos os blocos sejam devidamente abertos e fechados, ainda que não possuam um valor de lançamento, informação que deve ser cadastrada na abertura do bloco.

Sped Fiscal

Bloco K

Este foi o último adicionado ao Sped Fiscal, com o objetivo de registrar as movimentações de estoques de mercadorias e insumos movimentados por atacados e indústrias.

Entretanto, no que compete às empresas do setor industrial, o processo é um pouco mais complexo e requer atenção.

Isso porque, não há a necessidade de preencher todos os campos deste bloco, apenas informar corretamente os dados solicitados.

Fichas técnicas

Se trata de um documento que abrange todo o processo produtivo de uma empresa, bem como o maquinário e insumos utilizados na produção.

Assim, cada produto criado ou transformado por uma indústria, deve conter a própria ficha técnica, obrigatoriamente transmitida pelo Bloco K através da EFD.

Subprodutos

Diversos processos de produção resultam em subprodutos, relacionados às sobras, retalhos e demais resíduos materiais que já não compõem o produto final.

Estes, são descartados, reutilizados ou vendidos.

Ordens de produção

Acionada pelo Bloco K, todo processo produtivo iniciado, se origina a uma ordem de produção.

É o caso de produtos fabricados em etapas e montados ao final, resultando em vários processos produtivos.

O Bloco K também deve dispor de informações, mesmo que o procedimento tenha sido terceirizado.

Produtos industrializados por terceiros

Se trata de qualquer etapa de produção que foi terceirizada, ficando na responsabilidade de outro empresa.

A declaração no Bloco K, também deve ser feita no caso da empresa terceirizada receber os insumos para a confecção do produto encomendado.

Produtos isentos de ICMS e IPI

Tendo em vista as discrepâncias na tributação, bem como na isenção de algumas taxas, é necessário que a empresa registre a movimentação de produtos isentos de algum destes impostos.

Relação entre Sped Contribuições e Fiscal

O Sped Contribuições se trata da movimentação do Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

A ação considera a relação de documentos fiscais recebidos e emitidos por uma empresa, bem como, a apuração dos mesmos, pagamentos e créditos fiscais condizentes.

Neste sentido, um dos pontos principais do Sped Fiscal pode ser definido pelo Contribuições, especialmente no que se refere às notas fiscais.

Ainda há a possibilidade de cruzamento de dados de ambas as escriturações, permitindo o apontamento de incompatibilidades.

Quem é obrigado a enviar?

A obrigatoriedade do Sped está atribuída a todas aquelas empresas optantes pelo Lucro Real e Presumindo, devendo realizar transmissão da EFD todo mês.

No caso de prestadores de serviços, estes não são obrigados a fazer o envio da escrituração, por não movimentarem produtos que incidem pelo ICMS e IPI.

Quais são as multas previstas e quando são aplicadas?

Penalidades podem ser aplicadas em caso de atrasos na transmissão dos dados da escrituração, inconsistências e omissão de informações.

No caso de empresas optantes pelo Lucro Presumido, a multa por atraso pode chegar a R$ 500,00 por mês, valor que sobe para R$ 1.500,00 se o regime for o Lucro Real.

Caso a escrituração seja entregue em atraso, entretanto, antes que haja a fiscalização, o empresário poderá obter um desconto de 50% sobre o valor da multa.

Por outro lado, se a empresa receber alguma intimação, deverá pagar mais R$ 1.000,00 por mês de atraso quando decidir fazer a prestação de contas.

Objetos de criação do Sped Fiscal

Podem ser observados pela agilidade no trabalho dos fiscais, ocasionada pela EFD, ao permitir a rapidez no cruzamento de dados entre as empresas.

Além disso, ainda é possível reduzir a sonegação e fraudes fiscais.

Outro objeto do Sped pode ser denominado pela modernização das práticas fiscais públicas internas de uma empresa.

Isso se adequa ao processo de fiscalização integral das empresas e órgãos envolvidos.

Vantagens para as empresas:

Dispensa de arquivos físicos

A EFD otimizou o tempo e espaço no processo de declaração de toda a documentação fiscal de uma empresa.

Assim, a mesma não precisa se preocupar em manter um espaço de armazenamento dos documentos, já que todo o processo é feito por meio eletrônico.

Economia de papel e impressão

Consequentemente, ao evitar a declaração física, há a redução no volume de papeis e impressão de uma empresa, resultando em uma economia significativa.

Rapidez no acesso às informações

Isso se deve pela facilidade de encontrar os dados necessários em um só sistema, sem que se perca um grande tempo em busca de relatórios físicos em um arquivo corresponde a anos de declarações fiscais.

Redução da burocracia e agilidade nas tarefas

Apesar de ser obrigatório, a desburocratização é nítida ao promover a unificação de algumas obrigações acessórias que, era feitas individualmente em um momento anterior.

A possibilidade de importação dos dados promove uma agilidade entre os órgãos de fiscalização.

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