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O eSocial já é uma realidade nas empresas. E a exigência de prestação de informações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) será um dos maiores desafios a serem cumpridos na implantação do programa nas organizações, já que eventos relacionados a esse tema compõem cerca de 20% do total de informações que devem ser prestadas no eSocial, segundo especialistas no assunto. Mas, apesar de parecer um bicho de sete cabeças, o SST não é esse vilão que muitos profissionais estão pintando.
A questão é que o intuito do governo é saber tudo sobre como essa área é tratada nas empresas e, para tal, é necessário visualizar todas as informações atualizadas e digitalizadas. É por isso que o SST demanda muita atenção. O grande problema, porém, é que o cenário atual do setor empresarial no Brasil mostra que apenas 4,4% das organizações estão preparadas para o eSocial, de acordo com pesquisa recente da Fenacon.
Ou seja, mais do que nunca é preciso que as empresas mergulhem de cabeça não só na implementação do programa e no SST, mas especialmente no que diz respeito à compliance empresarial.
Sendo assim, a Solutta separou nove pontos estratégicos para preparação da área de SST para o eSocial na sua empresa e que irão contribuir com todos os gestores para o cumprimento dessa tarefa, além de garantir que seu empreendimento esteja correto perante às leis.
Como as mudanças no eSocial são constantes, esta ação deve ser tomada de forma imediata pelas empresas, já que a maior parte das informações a serem prestadas serão retiradas de laudos como LTCAT e do Laudo Técnico de insalubridade e Periculosidade – LTIP. Para ser possível o envio dos leiautes obrigatórios, o eSocial cobrará de uma só vez, por colaborador, o que já era obrigatório: PPRA, PCMSO, Exames Complementares, LTCAT, Ergonomia e Laudo de periculosidade. Sem esses laudos e programas os leiautes ficarão incompletos e não será possível enviá-los, ficando a empresa passível de multas por cada colaborador sem realizar o envio.
Para isso, recomenda-se que a empresa que irá prestar as informações ao eSocial procure uma consultoria que seja especialista no programa e que tenha em sua equipe um profissional para dar toda a assessoria em SST, garantindo a qualidade dos dados e o compliance.
Não são todas as empresas que têm conhecimento de que os exames médicos ocupacionais servem para monitorar a saúde do trabalhador de um empreendimento, e que algumas informações relacionadas à esses exames deverão estar integradas ao eSocial. Ainda é prática comum no mercado a admissão dos trabalhadores sem os exames admissionais obrigatórios. Em vários casos estes exames são realizados posteriormente com datas retroativas. No entanto, esta prática deve acabar quando o eSocial entrar em vigor, já que para cadastrar uma nova admissão de trabalhador no eSocial será necessário ter em mãos as informações que constam no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), bem como os dados dos exames complementares realizados.
A recomendação da Solutta para isso é que o controle de exames médicos ocupacionais seja feito por meio de um sistema informatizado a fim de evitar erros e punições, já que com a entrada do eSocial esses arquivos deverão ser importados no formato XML.
Apesar de ser obrigatório, nem toda empresa consegue realizar uma boa gestão de SST. Isso é perceptível se o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) não estiver “redondo”, assim como o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) não for efetivo.
Todas empresas que contratem empregados regidos pela CLT necessitam elaborar e implementar o PPRA e PCMSO, visando sempre preservar a saúde e integridade dos colaboradores. Não importa o tamanho da organização, se possui um ou mil funcionários. Apesar de não proporciona lucro, essa área é essencial para o bom funcionamento da empresa e, ainda por cima, age na economia de custos com processos judiciais, pagamento do FGTS durante o período de afastamento do colaborador acidentado e também na contração de um novo colaborador para suprir a ausência do afastado.
A recomendação é de que as empresas fiquem atentas quanto à atualização e disponibilidade das informações dos laudos técnicos para pronta análise dos Fisco (no caso, os auditores da Previdência Social), evitando assim um aumento dos tributos a serem cobrados e as multas em casos de omissão, prestação de informações incorretas ou descumprimento dos prazos, já que estas constarão nos eventos enviados para o eSocial. Além disso, ter a consultoria de confiança ao lado é uma boa saída, já que qualquer alteração deverá ser comunicada imediatamente para evitar divergência de informações.
Com a automatização do envio das informações trabalhistas e previdenciárias dos empregados de uma empresa, é preciso redobrar a atenção para que esses dados estejam corretos, visto que eSocial já está moldado para as principais mudanças ocorridas pela Reforma Trabalhista. Entre as informações obrigatórias a serem enviadas estão benefícios trabalhistas e previdenciários a que os trabalhadores têm direito por lei, como o benefício de Insalubridade (NR-15), Periculosidade (NR-16) e Aposentadoria Especial (Decreto 3048/99). Porém, são duas legislações diferentes e complementares. As regras de concessão e a exposição a agentes nocivos que caracterizam o benefício de insalubridade, em muitos casos, não são as mesmas que podem dar direito ao benefício aposentadoria especial, acarretando erros.
Para isso, a Soluta sugere que a empresa faça uma consulta prévia a um especialista em legislação que aponte os possíveis erros antes da entrega das informações, especialmente as que se referem à insalubridade e à aposentadoria especial para o eSocial, além de verificar se as informações que constam nos laudos de LTCAT e LTIP tenham a devida conexão com a folha de pagamento.
Uma das questões mais complicadas do eSocial na área de SST é o controle da documentação e registros relacionados aos Equipamentos de Proteção Coletiva (EPCs) e Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). O empregador deverá informar no evento S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco), se o EPI que é entregue ao seu colaborador é eficaz e, com isso, comprovar que cumpriu com suas obrigações através de documentos e registros de aprovação, testes, tipos, usos, periodicidade de manutenção, eficácia e treinamentos. No caso, a eficácia está vinculada aos EPIs para cada fator de risco informado que, consequentemente, dará subsídio para o direito ou não do trabalhador ao adicional de insalubridade e/ou aposentadoria especial. Essa situação específica será informada no evento S-2241 (Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial) pelo empregador.
É uma tarefa bastante trabalhosa que exige um controle diário e profissionais trabalhando full-time como responsáveis pela documentação e registros dos EPIs de todos os colaboradores. Todo esse cuidado é necessário porque o cruzamento das informações do evento S-2241 com o S-1200 (Folha de pagamento) é uma das possíveis malhas finas que poderão ser criadas pelos órgãos fiscalizadores.
Nesse caso, o recomendado é informatizar todo o processo de coleta e armazenamento destas informações. Os registros digitais são mais seguros e fáceis de serem acessados.
Antes de iniciar as atividades para as quais foi contratado em uma empresa, todo trabalhador deve passar por treinamento para compreender os riscos a que está exposto e quais são os procedimentos de segurança necessários para garantir a sua saúde e integridade física. Isso é previsto em lei. As Normas Regulamentadoras emitidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego trazem diversos programas e treinamentos que devem ser implantados pelas as empresas na área de Saúde e Segurança do Trabalho. Com o eSocial, todas as capacitações e treinamentos ministrados aos funcionários precisarão ser comunicados no evento S-2245, seguindo a tabela 29, que elenca mais de cem opções de capacitações e treinamentos.
A Solutta aconselha que a empresa mantenha um registro atualizado de todos os treinamentos necessários e também que os certificados e listas de presença estejam devidamente arquivados. Os treinamentos ajudam a comprovar que o empregador está trabalhando para a redução e controle dos riscos presentes em seus ambientes de trabalho.
Com o eSocial, as empresas com mais de dez empregados precisarão de um sistema de gestão específico para administrar o departamento de SST, ou terceirizar a gestão. Fato é que se torna essencial realizar a gestão de indicadores de saúde e segurança do trabalhador, informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais da sua empresa, de forma digital e de acordo com as determinações do eSocial.
Sendo assim, recomenda-se cotar um sistema informatizado ou deixar uma empresa especialista em SST como responsável pelo envio das informações, sendo que ou o sistema ou a terceirizada possuam um certificado digital A1 ou A3 do cliente, para garantir a segurança da informação.
Ter um parceiro qualificado ao lado pode ser a diferença entre o compliance e a multa. Empresas de todos os tamanhos precisam contar com parceiros qualificados, que trabalhem em proximidade e alinhados com o objetivo de aprimorar a gestão de SST para o eSocial, realizando o levantamento das informações de saúde e segurança do trabalho exigidas no programa.
Para isso, a recomendação é se adiantar aos prazos do eSocial e escolher bons parceiros para alinhar os processos e a comunicação entre os diversos os setores envolvidos na gestão de SST para o eSocial.
Quando se fala de eSocial, vem sempre à mente a questão da integração. Como serão vários os departamentos envolvidos com a geração e prestação de informações ao eSocial, todos eles precisam estar muito bem alinhados. Os principais departamentos envolvidos são a contabilidade, o RH/ Dep. Pessoal, Medicina e Segurança do Trabalho, TI e Jurídico, além dos gestores. É fundamental a criação de meios e processos que proporcionem a todos envolvidos informações rápidas e de qualidade, envolvendo o uso de tecnologia e de ferramentas de gestão e comunicação eficazes.
Quem não se preparar corre o risco de acumular um passivo que pode ser alto demais quando a fiscalização bater na sua porta. Sua empresa está pronta para a última fase do eSocial? Possui os processos de SST automatizados? Como está a integração com parceiros da área de saúde?
Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.
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Conteúdo via Solluta
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