Você sabe como calcular uma nota fiscal com substituição tributária? A dúvida é comum a muitas empresas e realmente gerar confusão na hora de fazer os cálculos.

A substituição tributária do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviço), ou ICMS–ST,  é uma obrigação tributária que visa facilitar o processo de arrecadação e de fiscalização desse imposto

O ICMS-ST funciona da seguinte forma: inicialmente, o governo faz uma estimativa de qual seria o preço, para o consumidor final, de determinado produto fabricado pela indústria. Sobre esse incidem alguns valores e, quando o produto é vendido para o varejista ou distribuidor, o ICMS-ST é recolhido pela indústria que o fabricou.

Mas para chegar ao tributo de recolhimento certo é preciso saber a fórmula a ser aplicada e quais valores utilizar para compor. É exatamente isso que vamos esclarecer neste post.

Como calcular uma nota fiscal com substituição tributária?

Para saber como calcular uma nota fiscal com substituição tributária corretamente é preciso seguir algumas etapas. Vamos separá-las para deixar o entendimento mais fácil.

1ª etapa

Nessa fase é preciso encontrar os valores que irão compor as fórmulas, que são:

  • preço de venda do produto;
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
  • ICMS próprio;
  • ICMS do seu estado (interno);
  • MVA (Margem de Valor Agregado do Estado).

2ª etapa

Com essas informações, basta iniciar a conta. Para ficar mais claro, imagine o seguinte caso:

  • preço de venda do produto: R$ 1 mil;
  • IPI: 22% (R$ 220 destacado na nota fiscal);
  • ICMS próprio: 18% (R$ 180 embutido no valor do produto).

3ª etapa

Agora, você precisa encontrar a base de cálculo para a substituição tributária. Para isso, some o preço de venda, o IPI e a MVA. 

Para este exemplo, usaremos uma margem de valor agregado de 50%. Temos então o seguinte número:

  • MVA: R$ 610 (50% do preço de venda do produto + IPI).

4ª etapa

Chegamos então à primeira fórmula para saber como calcular uma nota fiscal com substituição tributária, que resultará no valor para a base de cálculo:

base de cálculo = preço de venda do produto + IPI + MVA

base de cálculo = R$ 1.000 + R$ 220 + R$ 610 = R$ 1.830

5ª etapa

Agora, é preciso calcular o débito da substituição tributária. Para essa fórmula, você deve usar a base de cálculo encontrada anteriormente e multiplicá-la pelo ICMS interno, ou seja, pelo imposto praticado pelo seu estado.

Para o nosso exemplo, vamos usar a seguinte porcentagem:

  • ICMS do seu estado (interno): 18%

Temos então esta conta:

débito da substituição tributária = base de cálculo x ICMS interno

débito da substituição tributária = R$ 1.830 x 18% = R$ 329,40

6ª etapa

Agora sim, na última etapa de como calcular uma nota fiscal com substituição tributária é que encontramos o seu real valor. É possível chegar ao resultado certo efetuando a seguinte conta:

substituição tributária = débito da substituição tributária – ICMS próprio 

substituição tributária = R$ 329,40 – R$ 180 = R$ 149,40

Preço final que deve constar na nota fiscal

Assim, para o exemplo que usamos de um produto com preço de venda inicial de R$ 1.000, teremos uma nota fiscal final de R$ 1.369,40, ou seja:

nota fiscal = preço de venda do produto + IPI + valor da substituição tributária

nota fiscal = R$ 1.000 + R$ 220 + R$ 149,40 = R$ 1.369,40

Quem está sujeito à substituição tributária?

Agora que ficou mais claro como calcular uma nota fiscal com substituição tributária, também é importante saber que nem todos os produtos estão sujeitos ao ICMS-ST

De acordo com a Constituição Federal, a substituição tributária se aplica tanto para operações internas quanto interestaduais de todo o país. No entanto, dependendo do estado e do produto, a incidência do ICMS-ST pode ser diferente.

Além disso, antes, cada estado tinha um protocolo próprio que indicava quais itens estavam sujeitos a essa forma de tributação. Mas desde janeiro de 2016, o Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária), passou a publicar uma tabela única informando quais devem taxados dessa maneira.

Nessa tabela existe um código denominado Cest (Código Especificador da Substituição Tributária). Para um produto ser sujeito à substituição tributária, é preciso que ele esteja publicado na tabela Cest e no protocolo da cada estado.

Portanto, para chegar a um valor de ICMS-ST é preciso entender dos protocolos e convênios relacionados a essa tributação. Por exemplo, esse imposto não se aplica quando o produto é destinado a empresas da mesma categoria, ou quando esse é destino para um estabelecimento que não é varejista.

Exceções para a substituição tributária

Há ainda outra exceção para o ICMS-ST, essa direcionada para produtos fabricados em escala industrial não relevante, ou seja, aqueles produzidos por empresas que atendem, de forma cumulativa, as seguintes exigências:

  • ser optante pelo Simples Nacional;
  • comprovar receita bruta igual ou inferior a R$ 180 mil no exercício anterior;
  • possuir um único estabelecimento;
  • quando exigido, estar credenciada pela administração tributária da unidade federada de destino dos bens e mercadorias.

O que acontece caso o ICMS seja pago errado?

Quando o emissor da nota fiscal não paga o ICMS no prazo, é tachado como inadimplente. No caso do não pagamento do ICMS-ST, a empresa será processada como depositária infiel.

Para evitar transtornos com o fisco devido ao não pagamento de tributos, é essencial estar sempre atento aos recolhimentos pertinentes ao ramo de atuação do negócio.

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