Substituição tributária: saiba como funciona e a quem se aplica

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Quem atua na venda de produtos deve saber o que é substituição tributária.

Mas não apenas entender o conceito, como também as regras que se aplicam ao recolhimento de impostos nessas operações.

Como você deve saber, o cálculo e pagamento de tributos está diretamente relacionado com as finanças da empresa.

Qualquer equívoco nessa hora pode resultar em prejuízos no caixa.

Isso acontece tanto ao pagar mais impostos do que a legislação prevê ou menos do que lhe é exigido.

Nesse segundo caso, juros e multas são uma penalidade óbvia, mas nunca se pode esquecer que a sonegação é crime.

Ou seja, o que é ruim sempre pode piorar.

É por isso que você precisa saber as regras do jogo.

Afinal, quem quem paga substituição tributária?

Como funciona a substituição tributária no Simples Nacional?

É verdade que não se aplica substituição tributária na venda para consumidor final?

Dúvidas e mais dúvidas.

Você se identifica com alguma delas?

Se sim, está no lugar certo.

Neste artigo, vou trazer todas as informações que você, empreendedor, precisa saber sobre a substituição tributária do ICMS, o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços.

Você vai entender o significado, quais são os tipos de substituição tributária, a quem ela se destina e como funciona na prática.

Também irá descobrir como calcular os impostos a partir da tabela de substituição tributária e quais são os produtos com substituição tributária.

Este é um guia completo com tudo sobre substituição tributária.

Pronto para aumentar seus conhecimentos sobre gestão?

Boa leitura!

Entenda o que é a substituição tributária

Para entender o conceito, é preciso primeiro relembrar as etapas do processo em operações de compra e venda de produtos.

Para tanto, vamos considerar um estabelecimento comercial.

Costumeiramente, ele compra da indústria para revender ao consumidor final, certo?

Assim, é no momento da venda que paga o ICMS.

O que acontece na substituição tributária é que o comerciante em questão pode estar dispensado do recolhimento do imposto.

É uma possibilidade e não regra, pois se aplica apenas a determinados produtos, como veremos mais à frente.

No seu conceito clássico, então, a substituição tributária altera essa responsabilidade.

Como o nome indica, ela substitui o agente ao qual compete o dever de recolher o tributo.

Nesse modelo, todo o imposto a ser pago, do fabricante ao consumidor final, é recolhido por um único contribuinte, justamente no primeiro elo da cadeia.

Ou seja, indústrias ou importadores é que atuam como substitutos tributários sobre todos os demais envolvidos na operação.

Quem vem depois, portanto, está dispensado do cálculo e recolhimento do ICMS.

Parece vantajoso, não é mesmo?

Acredite: ninguém economiza com impostos por isso.

Mas esse é um assunto que vou explicar mais à frente, ainda neste artigo.

De momento, quero apresentar um exemplo para que não reste dúvidas sobre o que é substituição tributária.

Chegou a hora de entender na prática como funciona o processo.

Como funciona a substituição tributária?

Depois do conceito, vamos à prática.

Para este exemplo, vamos considerar uma indústria fabricante de refrigerantes.

Como não existe venda direta ao consumidor final, o produto em questão passa por diferentes elos na cadeia até chegar a ele.

Do fabricante, vai para o distribuidor.

Dali, para o atacadista.

Depois, para o varejista.

Nesse último elo, estão bares e restaurantes.

Só ali é que o consumidor final tem contato com o produto.

Se fôssemos aplicar o conceito padrão de recolhimento de impostos, o ICMS seria pago pelo fabricante, depois pelo distribuidor, então pelo atacadista e, por fim, pelo varejista.

Mas como o refrigerante está na lista de produtos sobre os quais incidem regras da substituição tributária, tudo isso se altera.

Apenas o fabricante é que precisa calcular os tributos devidos por ele, pelo distribuidor, pelo atacadista e pelo varejista.

Ou seja, apenas um elo da cadeia é responsável pelo cálculo, recolhimento e repasse dos valores ao governo.

Inegavelmente, dá um trabalho danado para quem fabrica ou importa produtos sobre os quais existe a previsão de substituição tributária.

Ficou mais fácil de entender com o exemplo, não é mesmo?

Mas acredito que você ainda tenha uma série de dúvidas.

Afinal, como se faz para calcular os impostos futuros?

Essa é uma questão delicada, sobre a qual irei falar mais à frente, em tópico específico.

Antes, porém, quero explicar por quais razões o regime de substituição tributária foi implementado no país.

Qual a importância da substituição tributária

Há uma conclusão óbvia quando se analisa o funcionamento da substituição tributária.

Ela aponta para o fato de o governo ter criado um sistema através do qual recolhe impostos de menos fontes.

Perfeito, mas qual a vantagem disso?

O principal beneficiado é a própria administração tributária.

A partir da substituição tributária, os esforços de fiscalização podem se concentrar em um número muito menor de estabelecimentos.

Operações da Receita Federal, por exemplo, se voltam apenas a fabricantes ou importadores.

Não há mais necessidade de direcionar ações a toda a cadeia de produção e circulação de um determinado item.

Mas isso não diminui a arrecadação?

Não, não há qualquer reflexo no montante recolhido.

Afinal, os valores arrecadados são os mesmos, porém em uma única oportunidade, através do ICMS ST.

De quebra, ainda ocorre de maneira antecipada.

Como dá para perceber, para o governo, é um ótimo negócio.

Quais os tipos de substituição tributária?

Agora que o conceito de substituição tributária começava a ficar mais claro, venho falar que ele não é único?

Pois é.

O assunto tem mesmo alguma complexidade.

Mas vou tentar descomplicar.

Substituição tributária para frente

O que você acabou de ver no exemplo do tópico anterior é a chamada substituição tributária para frente.

Ou seja, ela considera a arrecadação antecipada de valores de impostos relativos a fatos geradores que ainda virão a ocorrer.

Quando alguém recolhe o imposto de uma operação antes de ela ser realizada, aí está configurada a substituição tributária para frente.

Também é conhecida como substituição tributária subsequente.

Ela é a mais comum, mas não única.

Substituição tributária para trás

Entendido o conceito anterior, fica fácil compreender este aqui.

Na chamada substituição tributária para trás, o caminho é inverso.

Quem calcula e recolhe o imposto devido por todos os elos da cadeia é o último vendedor dela, aquele que negocia o produto com o consumidor final.

E ele assim o faz sobre todas as operações realizadas antes.

Isso ocorre em situações nas quais o fato gerador acontece, mas o recolhimento do imposto é adiado.

A postergação do pagamento é chamada de diferimento.

A substituição tributária para trás (antecedente ou regressiva) é registrada, por exemplo, em algumas operações de importação.

Nelas, o legislador pode atribuir ao contribuinte final a responsabilidade por calcular e pagar o ICMS devido em operações anteriores.

Substituição tributária concomitante

Apesar das diferenças existentes com relação aos tipos anteriores de substituição tributária, este é o mais simples de compreender.

Como o nome indica, o cálculo e recolhimento do imposto ocorre junto ao fato gerador.

O que muda, mais uma vez, é o contribuinte responsável por tal tarefa.

Sobre a substituição tributária concomitante, um ótimo exemplo é o do imposto devido pelo prestador de serviços de transporte de mercadorias entre o fabricante e o distribuidor.

Na teoria, quem está realizando a operação é que teria a responsabilidade de recolher o tributo.

Contudo, se o serviço é realizado por autônomo ou empresa não inscrita como contribuinte do ICMS, a obrigação é transferida ao tomador.

É o que caracteriza a substituição.

Valores podem ser devolvidos?

Essa é uma questão importante.

Os valores recolhidos em operações sujeitas à substituição tributária, não importa qual o seu tipo, são tidos como definitivos.

Isso significa que não há restituição.

A exceção ocorre quando o fato gerador presumido não acontece de fato.

Nesse caso, previsto dentro das regras da substituição tributária para frente, o contribuinte pode solicitar a restituição do tributo pago à Secretaria da Fazenda do seu estado.

Com mais esse esclarecimento, chegou o momento de entender sobre quais produtos incidem as regras de substituição tributária no país.

É sobre isso que vou falar agora.

A quem a substituição tributária se destina?

Você agora já tem boas informações para entender o conceito e o funcionamento da substituição tributária.

Mas ainda há muito mais a saber sobre essa forma de arrecadação de impostos.

Será que a sua empresa está sujeita a essas regras?

A resposta começa a aparecer conforme a atividade exercida pela sua empresa.

Basicamente, há dois grandes grupos sujeitos ao regime de substituição tributária do ICMS.

São eles:

  • Operações comerciais de circulação de mercadorias, incluindo a venda, transferência e transporte
  • Serviços de transporte interestadual ou intermunicipal e comunicações, mesmo quando iniciado no exterior.

Como dá para perceber, são grupos bastante abrangentes.

O que separa empresas sujeitas ou não a esse sistema de arrecadação são os produtos por elas fabricados, distribuídos ou comercializados.

E quando se fala em substituição tributária, todos os caminhos nos levam ao Convênio ICMS 92, publicado em 20 de agosto de 2015 e atualizado inúmeras vezes depois disso.

O regulamento foi estabelecido pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).

Você pode ter acesso ao convênio na íntegra através deste link.

Contudo, para a questão central deste tópico, sua atenção deve ser direcionada aos anexos da publicação.

São neles que estão relacionados todos os produtos industrializados sobre os quais a substituição tributária se aplica.

O conteúdo é bastante extenso.

Mas para facilitar a sua busca, vou listar agora os 25 segmentos de mercadorias sujeitas à incidência do ICMS ST, que é a forma utilizada para o recolhimento do tributo nesses casos.

Confira:

  • Autopeças
  • Bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope
  • Cervejas, chopes, refrigerantes, águas e outras bebidas
  • Cigarros e outros produtos derivados do fumo
  • Cimentos
  • Combustíveis e lubrificantes
  • Energia elétrica
  • Ferramentas
  • Lâmpadas, reatores e “starter”
  • Materiais de construção e congêneres
  • Materiais de limpeza
  • Materiais elétricos
  • Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário
  • Papéis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros
  • Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha
  • Produtos alimentícios
  • Produtos de papelaria
  • Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos
  • Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos
  • Rações para animais domésticos
  • Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas
  • Tintas e vernizes
  • Veículos automotores
  • Veículos de duas e três rodas motorizados
  • Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta.

Cada um desses segmentos possui uma tabela de substituição tributária própria, publicada na forma de anexo no Convênio ICMS 92.

Se a sua empresa se enquadra em uma das categorias que acabei de relacionar, a dica é ir mais a fundo na informação.

Acesse o texto relacionado ao seu segmento e veja nele quais são todos os produtos sujeitos às regras da substituição tributária.

Vamos ver um exemplo?

Para tanto, considere o segmento de produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos.

Ele é formado por exatos 70 diferentes itens.

Entre eles, xampus, desodorantes, fraldas e termômetros.

Então, se você fabrica, distribui ou revende algum desses produtos, tem sua operação sujeita à substituição tributária.

Como a lista de produtos é elaborada?

Se você observar a lista de segmentos de mercadorias abrangidas pela substituição tributária, pode se perguntar por que determinados itens estão presentes nela, enquanto sente a falta de outros.

Afinal, que critérios são utilizados para definir os produtos sujeitos ao regime de arrecadação?

Essa é uma questão muito interessante, mas a resposta é simples.

A substituição tributária se restringe às mercadorias que possuem tributação plurifásica.

O nome é um pouco estranho, de fato.

Significa que tributos incidem várias vezes sobre um determinado item ao longo de toda a sua cadeia de circulação.

É por essa razão que tais produtos, e não outros, estão relacionados nos anexos do convênio publicado pelo Confaz.

Essa lista sofre atualizações eventuais, mas sempre respeitando o critério da tributação plurifásica.

A partir da substituição tributária, portanto, os impostos passam a ser recolhidos de uma só vez, transformando-se, na prática, em um tributo monofásico.

Confira o CEST do produto

O recolhimento de ICMS ST em uma nota fiscal exige a inclusão do código CEST do produto.

Essa é a sigla para o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST).

Trata-se de um número individual por tipo de produto.

Desde 2017, ele precisa ser informado no documento fiscal que comprova a operação.

A existência de um código CEST é também uma maneira de atestar que determinada mercadoria está sujeita à substituição tributária.

E onde tal código é encontrado?

Junto às tabelas em forma de anexos no Convênio ICMS 92.

Quando a substituição tributária se aplica?

Até aqui, vimos que a substituição tributária abrange a cadeia de produção e circulação de determinados produtos.

Além disso, é importante entender que esse regime de arrecadação se aplica tanto em operações internas quanto interestaduais.

Ou seja, um fabricante instalado em São Paulo que negocia com comerciante no Rio de Janeiro também está sujeito às regras de sujeição passiva.

De qualquer forma, cabe ao contribuinte verificar a aplicabilidade da substituição tributária em suas operações.

Afinal, como vou destacar no próximo tópico, nem sempre isso deve ocorrer.

Em quais situações a substituição tributária não se aplica?

A substituição tributária não se aplica a todas operações envolvendo os produtos relacionados na legislação do Confaz.

É importante entender que há exceções.

Veja quais são elas:

Mercadorias utilizadas em processos industriais

Ainda que determinada peça, por exemplo, tenha a previsão de recolhimento do ICMS ST, quando utilizada como matéria-prima, a incidência se dá apenas sobre o produto final, que é direcionado ao varejo.

Itens transferidos para estabelecimentos não varejistas

Quando mercadorias são enviadas para um centro de distribuição antes de seguir ao varejo, não deve ocorrer o recolhimento do imposto na forma de substituição tributária.

Operações entre fabricantes

Sempre que um contribuinte sujeito à substituição tributária realizar operação com outro contribuinte na mesma situação, é o recebedor da mercadoria que fica responsável pelo recolhimento do imposto.

Produto remetido a não contribuinte

Se o destinatário do item não é contribuinte do ICMS, não há recolhimento com base na substituição tributária.

Esse é caso, por exemplo, de consumidores pessoa física ou empresas não cadastradas na Secretaria Estadual da Fazenda.

Como se calcula a substituição tributária?

Agora, preste bastante atenção.

Você precisa conhecer o cálculo da substituição tributária, ainda que não o faça diretamente.

Se a sua empresa tiver essa obrigação, é imprescindível ter o suporte de um contador experiente.

Caso contrário, a chance de errar e gerar transtornos posteriores é grande.

Mas mesmo com um profissional de contabilidade ao seu lado, o empreendedor precisa entender por que está pagando um determinado valor em impostos.

Até porque, eventualmente, a conta pode ficar bem alta.

Vamos, então, considerar para essa explicação a substituição tributária para frente, que é a mais comum.

Nesse caso, cabe ao estabelecimento industrial calcular o valor de ICMS a recolher em cada um dos componentes da cadeia de circulação do produto.

Se você entendeu o conceito, percebeu que o fabricante deve presumir o valor pelo qual o item será vendido pelo comerciante ao consumidor final, muito antes de o fato gerador ocorrer de fato.

Um desafio e tanto, não é mesmo?

E o conceito é justamente esse: valor presumido.

É também chamado de preço-varejo de um determinado produto ou serviço.

Não há uma fórmula padrão a ser utilizada para o cálculo em todo o país.

Como o ICMS é um tributo de competência estadual, cabe aos estados definir em legislação própria algumas da regras utilizadas na arrecadação.

Entre elas, há pelo menos quatro metodologias possíveis para a definição do preço médio de venda presumido.

Vou falar um pouco sobre cada uma delas agora.

Margem de Valor Agregado (MVA)

Também chamada de Índice de Valor Adicionado Setorial.

Corresponde a um valor percentual definido a partir dos preços de mercado.

Leva em conta o custo inicial do item, somado a outros gastos que aparecem ao longo da cadeia.

Entre eles, seguro, frete, impostos e encargos diversos.

Preço médio ponderado

Pode ser determinado por legislação estadual específica.

Geralmente, isso acontece a partir de um levantamento de preços realizado periodicamente.

Após, o valor médio ponderado é fixado pela Secretaria Estadual da Fazenda.

Valor sugestão

É bastante prático, mas aplicável somente a alguns poucos produtos.

Como o nome indica, o preço de venda do item é sugerido pelo seu fabricante ou importador.

Essa informação aparece já na embalagem do produto.

Com isso, fica fácil ter essa informação para utilização no cálculo da substituição tributária.

Tabelamento

Em alguns estados, pode a autoridade tributária competente fixar um valor presumido para cada item sujeito às regras da substituição tributária.

Dessa forma, cria-se um preço a ser usado como base de cálculo para arrecadação do ICMS ST.

Atenção: cálculo do ICMS ST é bastante complexo

O que torna o cálculo da substituição tributária bastante complexo é a utilização de uma sequência de fórmulas.

Elas levam em conta não apenas o valor presumido do item, como também as alíquotas do ICMS, que no caso de operações interestaduais são duas (interna e interestadual).

Há duas formas principais de tornar esse desafio menos complicado.

Sobre a primeira, eu já falei: ter um contador experiente no suporte.

Já a segunda é mais tecnológica.

Se a sua empresa estiver sujeita ao cálculo do ICMS ST em cada nota fiscal e ter que realizá-lo seguidamente, vale a pena investir em um software de gestão.

Entre outras funcionalidades, basta inserir as informações no sistema e ele calcula automaticamente os valores a recolher de ICMS ST.

Conclusão

Falar sobre substituição tributária da maneira mais didática possível é sempre um desafio.

Afinal, esse é um tema que guarda relativa complexidade.

Além disso, não tem regras exatamente claras, o que se explica pela competência estadual sobre o ICMS e as diferentes legislações pelo país.

Mas o que fica de lição principal deste artigo é a necessidade de verificar se a sua empresa está sujeita ao regime de arrecadação.

Se estiver, seu contador saberá informar.

Mais do que isso: o profissional contábil deve estar ao seu lado para ajudar no entendimento da regulamentação, no cálculo e no recolhimento do imposto.

Obviamente, isso não elimina o seu dever enquanto empreendedor.

Ou seja, faça sempre a sua parte pela correta gestão da empresa.

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