Tudo o que uma empresa precisa saber sobre a DANFE

O sucesso na carreira de um empreendedor não depende exclusivamente do seu poder aquisitivo ou de ideias inovadoras para impactar o mercado.

A gestão de qualquer empreendimento requer não somente conhecimento sobre o seu segmento de atuação, mas também atenção especial a outros temas — não é possível progredir sem conhecer suas implicações jurídicas, financeiras ou obrigações tributárias.

Nesse cenário, várias são as burocracias que o gestor deve administrar na rotina empresarial, a exemplo do Danfe, uma das peças-chave na gestão fiscal de uma empresa, independentemente de qual seja o tamanho ou o ramo de atuação.

Por esse motivo, neste post vamos abordar as principais informações que você precisa saber sobre o Danfe. Ficou curioso? Então, siga com a leitura e confira!

1- O QUE É DANFE?

A sigla Danfe representa a abreviatura de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Trata-se de um documento criado no intuito de simplificar a nota original, uma versão resumida e moderna.

O Danfe é composto pelos principais dados constantes nas notas fiscais, que hoje só existem digitalmente. Então, ele foi criado para auxiliar na circulação de mercadorias, visto que as notas fiscais eletrônicas não podem ser impressas.

Vale destacar que, em nenhuma hipótese, o Danfe substitui a nota fiscal eletrônica, mas de posse desse documento é possível ter acesso à NF-e mais facilmente. Isso porque ele contém uma chave de acesso numérica por meio da qual é confirmada a sua existência, bastando uma simples consulta pela internet.

Outro elemento que compõe esse documento fiscal é o código de barras para agilizar a leitura dessa chave, de maneira que também os compradores conseguem consultar a situação de emissão de uma nota fiscal eletrônica.

2- QUAL A SUA FUNÇÃO?

Inicialmente, o Danfe foi criado com a finalidade de ser utilizado apenas no transporte de mercadorias até os seus destinatários — uma espécie de identificação para auxiliar na fiscalização de cargas. A sua função era, portanto, agilizar a conferência dos produtos.

Assim, todo veículo que estivesse transportando mercadorias deveria ter um documento como esse, que comprovasse a origem e o destino de cada um dos itens. Caso contrário, no ato de o veículo ser parado pela fiscalização, toda a mercadoria seria apreendida, e a empresa provavelmente receberia multa.

Somando a esses fatores, o Danfe se destaca por sua atribuição de tornar mais simples e eficiente a consulta da regularidade do documento fiscal — a NF-e. Tal formalidade é indispensável, tanto para quem entrega quanto para quem recebe as mercadorias, atribuindo segurança à operação.

Se há alguma divergência entre o Danfe e a NF-e no momento da conferência, isso é um indício de que algo está errado, sem regularidade junto à Receita Federal, e pode significar:

– Que os produtos foram contrabandeados ou falsificados;

– Que o fornecedor usou um CNPJ clonado para emitir o Danfe;

– Que a empresa não é legalizada.

O Danfe também exerce importante atribuição de recibo — comprovante de que a mercadoria foi entregue ao seu destinatário. Para tanto, basta recolher a assinatura do receptor dos produtos nesse documento. Isso funcionará como prova de que o serviço de entrega realmente aconteceu.

Além das funções relatadas, cabe mencionar o papel do Danfe quanto à escrituração contábil da empresa. Ele vai auxiliar nos registros de todas as operações e respectiva prestação de contas.

O DANFE TEM VALIDADE NAS OPERAÇÕES INTERESTADUAIS?

Os Estados e o Distrito Federal adotam modelo de nota fiscal eletrônica que é reconhecido como alternativa competente para acompanhar o trânsito ou o recebimento de mercadorias em todo o território nacional.

Isso significa que o Danfe — representação gráfica dessa NF-e — também é um documento hábil para o transporte interestadual de produtos, inclusive com poder de alcance que se estende até o momento de embarque dos itens nas operações de exportação.

3- O QUE É O FORMULÁRIO DE SEGURANÇA?

O formulário é um dispositivo de segurança que deve ser adquirido por todos os contribuintes obrigados a utilizar a NF-e. Sua função é suprir os casos de contingência do sistema que impedem a impressão do referido documento.

Nessas ocasiões, a empresa tem a incumbência de emitir duas vias do “Danfe em contingência” — uma via acompanha a mercadoria e a outra é arquivada pelo empreendimento. Todo formulário é padronizado com estampa fiscal e recursos de segurança no espaço reservado ao fisco, obedecendo às seguintes características:

– Papel especial com segurança, filigrama produzida com base no procedimento “mould made”;

– Fibras coloridas e luminescentes;

– Papel que não seja fluorescente;

– Microcápsulas de reagente químico;

– Microporos para aumentar a aderência entre o toner e o papel;

– Numeração sequencial.

Quando se trata de empresa com mais de uma unidade dentro do mesmo Estado, o formulário de segurança adquirido poderá ser utilizado em qualquer dos seus estabelecimentos. Contudo, para Estados diferentes, é preciso que o PAFS (Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança) seja autorizado pela Secretaria da Fazenda competente.

Para o contribuinte adquirir o formulário de segurança, é importante seguir os seguintes passos:

– Procurar algum dos fornecedores credenciados pelo convênio ICMS 96/2009;

– Preencher o PAFS em três vias;

– Procurar a gerência de controle tributário da Secretaria da Fazenda estadual, que autorizará ou não a impressão do formulário;

– Retirar a primeira via do PAFS e retornar ao fornecedor para dar continuidade ao processo de confecção dos formulários.

4- O QUE É OBRIGATÓRIO NO DANFE?

Como mencionado, uma chave de acesso da nota fiscal eletrônica e o seu respectivo código de barras para facilitar a leitura óptica são elementos indispensáveis ao Danfe. Entretanto, eles não são os únicos requisitos obrigatórios do documento.

Outros fatores precisam estar presentes, como a data e o horário de saída da mercadoria, a identificação da transportadora, a descrição dos itens, a natureza da operação, bem como a placa do veículo que fará seu transporte.

Além do mais, todo Danfe deve seguir um modelo de leiaute padronizado, cujas regras encontram-se no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado pelo Ministério da Fazenda no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

As regras destinadas ao Danfe também previram critérios de segurança para as hipóteses em que as informações obrigatórias extrapolem o limite de uma página. Diante desse fato, além da numeração, cada página deve conter os seguintes dados:

– Elementos de identificação do emitente, como CNPJ, razão social, inscrição estadual ou inscrição estadual de substituto tributário;

– A sigla Danfe e o seu significado — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;

– O número e a série da NF-e;

– Se a operação é de entrada ou saída;

– A chave de acesso e código de barras;

– O número total de folhas daquele documento.

COMO É A CHAVE DE ACESSO DE UM DANFE?

É sabido que a chave de acesso é usada com a finalidade de garantir a conferência das informações que compõem o Danfe, mas o que representa cada um dos seus 44 dígitos? Confira!

Exemplo de chave de acesso: 31180529876353/00129550010000000040507949118

Chave de acesso após formatação: 31-18/05-29.876.353/0001-29-55-001-000.000.004-050.794.911-8

Acompanhe o significado de cada número na chave:

– 31 — código do estado de emissão (31 corresponde a Minas Gerais);

– 31-18/05 — ano e mês da emissão;

– 31-18/05-29.876.353/0001-29 — CNPJ do emissor;

– 31-18/05-29.876.353/0001-29-55 — modelo do documento;

– 31-18/05-29.876.353/0001-29-55-001 — série da NF-e;

– 31-18/05-29.876.353/0001-29-55-001-000.000.004 — número da nota correspondente;

– 31-18/05-29.876.353/0001-29-55-001-000.000.004-050.794.911 — número usado pelo emissor da nota fiscal;

– 31-18/05-29.876.353/0001-29-55-001-000.000.004-050.794.911-8 — dígito verificador.

EXISTEM OUTRAS PECULIARIDADES SOBRE ESSE DOCUMENTO?

Sim, o Danfe também apresenta elementos adicionais facultativos. Por exemplo, se julgar necessário, o emissor da mercadoria pode acrescentar, no verso do documento, informações como os dados do responsável pelo transporte e também dos produtos. Lembre que os adicionais têm um espaço limitado a 50% do verso do Danfe.

Ademais, não há nada que proíba a introdução de outros elementos gráficos, como a logomarca da empresa. O que não pode ocorrer é acrescentá-los sem critérios, deixar que os dados extras prejudiquem o leiaute ou comprometam a leitura do código de barras ou a chave de acesso.

5- COMO REALIZAR O PROCEDIMENTO DE IMPRESSÃO?

A responsabilidade pela impressão do Danfe é do emitente da nota fiscal eletrônica, e o momento para ele ser impresso se dá antes da circulação da mercadoria, tendo em vista que o transporte de qualquer item requer o acompanhamento da sua NF-e e do respectivo Danfe.

Como não pode haver divergências entre esses dois documentos, recomenda-se que a mesma pessoa faça a emissão de ambos. O Danfe não é exigível apenas na etapa de deslocamento de mercadorias e, por esse motivo, poderá ser reimpresso para atender a outras burocracias da atividade empresarial, a exemplo das obrigações tributárias.

Outras formalidades a que o empresário deve estar atento diz respeito ao tipo de papel utilizado:

– Não é permitido o uso de papel-jornal;

– O tamanho das páginas deve obedecer aos limites mínimo de 210 x 297 mm (A4) e máximo de 230 x 330 mm (ofício);

– Formatos de folhas soltas, formulário pré-impresso ou formulário contínuo.

Nos casos de contingência, é permitido somente o formulário de segurança destinado à impressão do documento auxiliar. Para as vendas realizadas fora do estabelecimento, adota-se o Danfe simplificado — impresso em qualquer papel de tamanho inferior ao A4 (210 x 297), que também não seja papel-jornal e conforme as orientações do Manual de Integração do Contribuinte.

Ademais, o que realmente vai garantir a autenticidade do Danfe não são os padrões exigidos ao processo de impressão, mas a chave de acesso, que permite verificar a regularidade do documento em relação à nota fiscal a que ele se refere.

6- QUAIS AS PRINCIPAIS DÚVIDAS ACERCA DO ASSUNTO?

Um questionamento frequente em relação ao Danfe envolve a necessidade de se guardar o comprovante da operação, ou seja, o seu canhoto. Nesse sentido, conforme explicação da Receita Federal, embora o documento tenha apenas finalidade comercial, o canhoto é importante meio de prova para eventuais fiscalizações ou auditorias externas.

Logo, para evitar dores de cabeça no futuro, é essencial arquivar o comprovante de emissão do Danfe.

Outra dúvida constante acontece quando do extravio do documento ainda durante o transporte da mercadoria. Em tais casos, a atitude recomendada é a reimpressão do Danfe e o seu respectivo encaminhamento à transportadora. Se o extravio aconteceu após a entrega ao seu destinatário final, não é necessário reimprimir.

O principal equívoco cometido no tocante ao Danfe é a sua aplicabilidade como documento fiscal — muitos empreendedores ainda pensam que ele tem o poder de substituir a nota fiscal eletrônica. Então, para que não reste mais insegurança, vale deixar claro que o Danfe não tem nenhuma validade fiscal e, como mencionado, jamais substitui a NF-e.

O documento que tem força para comprovar a validade da operação é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica (NF-e), que deve ser guardado pelo prazo de cinco anos.

7- COMO EMITIR O DANFE?

Como o Danfe é um documento que está diretamente ligado à nota fiscal eletrônica, recomenda-se que ele seja emitido no mesmo programa utilizado para gerar a NF-e, porque utilizando esse procedimento evitam-se divergências de informações entre eles.

Então, para facilitar ainda mais essa tarefa, basta configurar o sistema emissor para que o Danfe seja gerado simultaneamente com a sua respectiva nota fiscal.

Primeiramente, é necessário que o empreendedor solicite o seu credenciamento junto à Secretaria da Fazenda estadual do município onde a empresa estiver registrada. Na hipótese de empreendimentos atuantes em mais de uma unidade federativa (UF), tal procedimento dever ser realizado em cada uma delas.

Feito o credenciamento, o próximo passo é a instalação do software disponibilizado pela Secretaria da Fazenda estadual e trazer o sistema de faturamento da empresa para o programa digital. A partir daí, já é possível emitir, gerenciar e cancelar a NF-e, incluindo as funcionalidades de cadastrar os produtos, transportadoras e clientes.

Outras ferramentas também estão disponíveis no mercado para executar o processo de emissão da nota fiscal e do Danfe, como os softwares de gestão contábil Conta Azul. Vale reforçar que o Danfe pode ser impresso quantas vezes for necessário.

O QUE LEVAR EM CONSIDERAÇÃO AO ESCOLHER UM EMISSOR DE NF-E?

A boa notícia para os empresários é que hoje existem várias opções de programas para emitir notas fiscais eletrônicas. Contudo, o passo mais importante é encontrar aquela que realmente atenda às necessidades do seu negócio.

Nesse sentido, o primeiro aspecto a considerar é se você, enquanto gestor, tem conhecimento técnico para escolher esse tipo de software. Caso contrário, prefira ferramentas que ofereçam um suporte de instalação e personalização das ferramentas apropriadas à sua atividade. Também é válido procurar ajuda de pessoas que já têm algum tipo de experiência no assunto.

Outro ponto crucial para tomar a decisão certa é analisar exatamente o que o seu empreendimento precisa — para as pequenas empresas, por exemplo, a emissão de notas ocorrerá em menor quantidade em relação às grandes organizações.

Assim, investir em um sistema mais potente e rápido não é um requisito de urgência. Contudo, existem também as opções de softwares escaláveis, bem interessante para negócios que iniciam menores, mas que têm como meta o crescimento rápido.

A disponibilidade financeira é um fator que igualmente vai pesar antes de fazer o seu investimento — o mais importante é não deixar que a sua escolha comprometa a saúde financeira da empresa. O objetivo é ter a melhor ferramenta possível, mas nem sempre o melhor para o seu caso será a alternativa mais cara.

No mercado atual, encontramos sistemas que cabem em todos os bolsos, até mesmo serviço gratuito. Via de regra, os preços variam de acordo com as funcionalidades que o software oferece.

Selecionadas as opções mais atrativas para o seu empreendimento, é indicado que se procurem referências dos atuais clientes de cada um dos fornecedores. Ninguém melhor que o usuário de um produto ou serviço para manifestar a sua satisfação ou os pontos negativos do item em questão.

As referências dos clientes atuais de cada fornecedor ajudam a saber sobre:

– O atendimento;

– Se a empresa entrega o prometido;

– O tipo de suporte oferecido, entre outros.

Por fim, recomenda-se a escolha de programas que disponibilizam um período de teste grátis. Apenas assim você terá certeza de que aquela solução realmente atende às necessidades do seu negócio. Isso evita a perda de dinheiro em algo que não serve para o seu negócio.

QUAL A FUNÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL PARA EMISSÃO DA NF-E?

Um detalhe que não pode ser esquecido ao abordar o tema de nota fiscal eletrônica, e consequentemente o Danfe, é a necessidade de aquisição de um certificado digital — é por meio desse instrumento que a NF-e tem garantida a sua autenticidade.

Da mesma maneira que os documentos físicos exigem assinatura das partes envolvidas para ganhar validade, os documentos digitais também precisam desse tipo de validação, o que ocorre por meio do certificado digital.

Nesse sentido, antes de adquirir a sua assinatura para o mundo virtual, faz-se necessário escolher uma autoridade certificadora (AC), empresa habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) — são elas as responsáveis pela comercialização dos certificados.

Havendo necessidade de adquirir tal ferramenta, o empreendedor deve se dirigir a uma das ACs e fazer o seu pedido, ocasião em que os dados necessários serão informados. Em seguida, o interessado comparece a uma AR (autoridade de registro), a fim de que suas informações sejam conferidas e validadas.

No mercado, estão disponíveis dois tipos de assinaturas digitais:

– O A1, utilizado em sistemas de geração da nota fiscal eletrônica na nuvem, com a possibilidade de armazenar os dados diretamente no sistema — o mais indicado atualmente, devido à segurança oferecida;

– O A3, modelo pelo qual é possível armazenar a assinatura em dispositivos portáteis, embora exija conexão em um computador para a emissão das notas.

EXISTE MAIS DE UMA QUALIDADE DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

Sim, ao todo temos quatro espécies de nota fiscal eletrônica, cada uma destinada a objetivos específicos. São elas:

– Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);

– Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);

– Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);

– Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

A NF-e, versão mais conhecida no cenário empresarial, é utilizada nas hipóteses de vendas que ensejam o recolhimento de Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Para validar esse documento, além da assinatura digital, é preciso de autorização da Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa foi registrada.

A NFS-e é a nota que se refere à prestação de serviços e, portanto, está relacionada à incidência do Imposto sobre Serviços (ISS). Trata-se de uma modalidade com alguns aspectos mais complexos — é fundamental, por exemplo, que os impostos sejam registrados de acordo com o código fornecido pela prefeitura. Além do mais, cada nota diz respeito exclusivamente a um serviço.

O CT-e é uma categoria que surgiu em 2012. Esse documento destina-se à prestação do transporte rodoviário de cargas. O seu objetivo é evitar que faturas duplicadas gerem qualquer tipo de divergência entre os dados constantes nas notas e os itens que estão sendo transportados no veículo.

Ele nada mais é que uma forma de eliminar a duplicidade de faturas e também tem a sua validade assegurada pela assinatura digital do fornecedor, somada à autorização da SEFAZ.

A NFC-e foi criada para substituir os cupons fiscais e a nota fiscal tipo 2. Tudo isso graças ao formato totalmente eletrônico conferido aos documentos fiscais do varejo, antes usados na forma de papel.

Outro benefício trazido pela NFC-e é a redução dos custos das obrigações acessórias dos contribuintes, além de potencializar o controle fiscal. Assim, essa modalidade visa garantir maior eficiência a todo o processo. Além disso, é o documento hábil para comprovar as mercadorias ou serviços adquiridos pelos consumidores e os respectivos custos da operação.

Por tudo que vimos, o Danfe é um documento de extrema importância para a gestão fiscal e tributária de uma empresa. Para que ele cumpra o seu papel, isto é, seja utilizado da forma correta, a capacitação do empreendedor torna-se um fator decisivo na gestão do seu empreendimento.

É conhecendo todos os detalhes que envolvem a função, a finalidade e o modo de emissão desse documento que se garante uma administração de excelência, sem problemas com o fisco.

Via CHC Advocacia

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