Veja como eliminar a contabilidade atrasada

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Um dos maiores impasses de um escritório contábil consiste justamente na contabilidade atrasada, que acontece quando os clientes não compartilham com o profissional, dados como extratos bancários, notas fiscais, recibos e boletos dentro do prazo estipulado, prática que pode resultar em graves problemas para a empresa. 

Conforme análise do Sebrae, atualmente, 90% das empresas brasileiras estão distribuídas entre as modalidades de Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP), as quais sofrem com a falta de demonstrações contábeis. 

No decorrer do mês, o empresário realiza gradativamente cada operação necessária para a manutenção da empresa, como a compra de matéria-prima, venda de produtos ou serviços, aquisição de empréstimos, pagamento de despesas diversas, incluindo o acordo com o profissional contábil que, geralmente é honrado até o quinta dia útil do mês subsequente. 

Neste período, o empresário deve reunir todos os documentos físicos como notas fiscais, comprovantes de compras e pagamentos, boletos, extratos bancários, entre outros registros que precisam ser entregues ao contador. 

O ideal é que estes documentos sejam separados por dia, no intuito de otimizar o tempo do contador e facilitar a análise para desenvolver as demonstrações contábeis que devem retornar para o cliente no final do mês. 

Ainda que pareça um procedimento simples na teoria, na prática não é bem assim que acontece, sendo que, por vezes, os empresários costumam mandar os documentos atrasados, incompletos e, até mesmo, inidôneos. 

Neste último caso, pode demorar meses para que o contador tome conhecimentos deste fato, se isso acontecer. 

Em outras palavras, a equipe contábil precisará concentrar os esforços para trabalhar sobre meses de relatórios que já deveriam ter sido organizados, o que pode resultar no atraso das tarefas contábeis do mês atual. 

No caso específico das micro e médias empresas, o problema pode ser observado no pagamento de despesas pessoais dos sócios efetuado dentro do próprio negócio. 

No final, a culpa do atraso das atividades contábeis pode ser atribuída a ambas as partes, porque, enquanto o empresário não cumpre os prazos estipulados, o contador não executa o papel de cobrar, orientar e apresentar as consequências e razões provenientes da falta de cumprimento com as obrigações. 

Utilizando o futebol como exemplo, a “Máxima do Vampeta” representa bem a situação mencionada, pois, certa vez, o Vampeta foi questionado em uma entrevista sobre a razão de desempenho do jogador ter diminuído, momento em que ele respondeu o seguinte: “Eles fingem que pagam e eu finjo que jogo”. 

A partir deste cenário, é possível observar que, quando o cliente sai prejudicado, pode ser que ele seja o próprio causador do problema que terá que lidar, considerando que as demonstrações contábeis são uma ferramenta essencial na gestão e impactam diretamente na tomada de decisões voltadas a investimentos, financiamentos, solicitação de crédito, entre outros fatores.

No entanto, o contador não é o único prejudicado nessa história, uma vez que, ele tem um dever legal de realizar as obrigações contábeis, conforme disposto no Código Civil pela Lei de S.A.s e no Código de Ética do Profissional Contábil.

Ou seja, como diz o ditado, está na hora de parar de empurrar a sujeira para debaixo do tapete, e resolver o problema da contabilidade atrasada. 

A estratégia proposta é realizar as atividades contábeis importando todos os lançamentos necessários para o sistema financeiro, no intuito de evitar que o trabalho precise ser refeito em caso de falhas, permitindo também a antecipação das atividades.

Por exemplo, assim que a empresa pagar um fornecedor, ela pode no mesmo momento, lançar essa informação no sistema de sua escolha.

O fato é que, 90% das micro e pequenas empresas não possuem um sistema de gestão financeira adequado, ou, quando tem, o software pode estar mal implantado ou sem as instruções necessárias para uso, de maneira que toda as informações dispostas nele não batem com a realidade. 

Portanto, a proposta é processar todo o financeiro pelo cliente e, cobrar este serviço dele separadamente através do Business Process Outsourcing (BPO), a terceirização do controle financeiro.

Como a estruturação será feita?

Para isso, será preciso contar com o apoio de um grupo de profissionais, o que pode tornar necessário a composição de um novo setor destinado exclusivamente para esta tarefa. 

O setor financeiro será responsável por registrar as operações sob o regime de caixa, controlando as entradas e saídas de saldos, enquanto o setor contábil ficará por conta de registrar todas as operações sob o regime de competência, se apropriando dos custos, receita, despesas e resultados. 

É possível que este setor financeiro seja integrado por profissionais contábeis, administrativos, ou até mesmo, estagiários, desde que tenham a supervisão de um responsável técnico, lembrando que o custo-benefício atribuído à contratação de estagiários é benéfico para a empresa, além de ser um benefício para os próprios universitários que precisam passar por esta experiência antes de concluírem a graduação. 

Qual será o papel do cliente?

Respeitando o período acordado junto ao contador, o empresário irá enviar fotos ou arquivos em PDF correspondentes a todas as transações financeiras que ele efetuou no dia anterior, ou neste meio tempo entre um contato e outro com o profissional da contabilidade, além do que, o material pode ser enviado via WhatsApp para a equipe do financeiro no intuito de agilizar e simplificar o processo. 

A recomendação é para que esta periodicidade seja de, no mínimo, uma semana, pois, a tendência é que os documentos se percam em períodos maiores.

O contador também precisa convencer o cliente de que a contabilidade se modernizou para o modelo digital e, portanto, não costuma receber mais documentos físicos.

Assim, o profissional do setor financeiro pode fazer o download do documento pelo WhatsApp Web, realizar a conciliação no sistema financeiro e anexar o arquivo enviado, para, quando chegar o final do mês, o procedimento contábil já ter sido adiantado, como por exemplo, a conciliação bancária e contas de caixa. 

Por fim, bastará que o setor contábil importe os lançamentos realizados pelo setor financeiro, faça a conciliação e análise do fechamento, resultando no ganho de produtividade junto ao baixo custo.

É importante mencionar que, dentro deste sistema, os lançamentos devem ser feitos respeitando as categorias em que cada documento precisa ser incluído. 

Após o término da conciliação, a importação do OFX deve ser feita para fazer uma comparação com as contas e ver se elas batem, por fim, é preciso lançar as “contas a pagar” e aquelas a “receber” para, finalmente, fazer a parametrização do sistema. 

Com este sistema, todas as atividades que normalmente eram realizadas manualmente como, a verificação de extratos extensos com o auxílio de réguas para não perder nenhuma linha, não serão mais necessárias. 

Com a digitalização do processo, o contador precisará apenas analisar e verificar se existe alguma falha no financeiro que precise ser melhorada e corrigida, elaborar as demonstrações e auxiliar o cliente. 

Vantagens 

Com o recebimento dos documentos seja por foto ou PDF, o sistema de gestão financeira passará a ser um poderoso acervo, o storage. 

Contudo, é preciso que a fórmula ensinada seja implantada primeiramente em casa, ou seja, no escritório de contabilidade e, somente após notar os resultados positivos, escolher algum cliente para começar os testes diante de uma nova metodologia até se aprimorar cada vez mais. 

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Por Laura Alvarenga