Veja como funciona a escrituração contábil

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação em vigor há dez anos, porém, ainda gera dúvidas entre os empreendedores, especialmente, diante das modificações feitas devido à pandemia da Covid-19. 

Este documento está integrado ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, com o intuito de facilitar o processo ao excluir o formato de escrituração manual e substituí-lo pela versão digital.

Quais livros são transmitidos pelo Sped Contábil?

I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento, comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Quem deve apresentar a ECD?

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1774, de 22 de dezembro de 2017: 

“Art. 3º: Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas”.

Ao analisar exclusivamente o Artigo 3º, é possível notar que todos os negócios, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI) é obrigado a enviar esta escrituração. 

No entanto, no parágrafo 1º, bem como, nos incisos subsequentes, algumas empresas foram retiradas da referida obrigatoriedade, são elas: 

• Empresas optantes pelo Simples Nacional, desde que não tenham recebido aporte de capital de Investidor Anjo;

• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;

• Empresas inativas que tenham cumprido as obrigações acessórias previstas na legislação específica. Se tratando do Lucro Presumido, além de não ter realizado nenhuma movimentação, deve ser enviada a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) Inativa. No caso do Lucro Real, é preciso saber se houve o envio de alguma declaração informando o regime de tributação Lucro Real, se sim, ainda que não haja movimentação, há a obrigatoriedade de envio;

• Pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00, ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;

• Pessoas Jurídicas que são tributadas com base no Lucro Presumido e optaram por gerar o Livro Caixa. Entretanto, há uma exceção, pois, essa desobrigação não se aplica a empresas que distribuíram lucros isentos de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), cujo valor seja superior ao da base de cálculo do imposto sobre a renda apurada diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita. 

No entanto, a legislação vigente aponta qual deve quantia este lucro deve ser comparado para caracterizar ou não a obrigatoriedade. 

Por isso, a Solução de Consulta COSIT nº 425, de 2017, promove orientações acerca do aspecto que torna a compreensão confusa e complexa, desta forma, boa parte dos contadores não se situam quanto à obrigatoriedade no caso dos empreendimentos regidos pelo Lucro Presumido, diante da distribuição dos lucros ao realizar a entrega do documento. 

• Pessoas Jurídicas, do segmento de construção civil dispensadas de apresentar EFD ICMS/IPI ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar;

• A SCP enquadrada nas hipóteses de obrigatoriedade, deve apresentar como livro próprio;

• As pessoas jurídicas que não estejam obrigadas a apresentar a ECD podem apresentá-la de forma facultativa.

Obrigatoriedade da ECD 

São obrigadas a entregar a Escrituração Contábil Digital desde janeiro de 2014:

• As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda (IR) com base no lucro real;

• As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; 

• As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

• As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Como enviar a ECD?

Para realizar o envio da ECD é preciso se enquadrar nos seguintes fatores: 

• O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que segundo os documentos arquivados na Junta Comercial tiver poder para a prática de tal ato e o contabilista;

• Não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último;

• Na ECD os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados;

• É possível assinar a ECD por procuração, que deve ser arquivada na Junta Comercial. A procuração eletrônica da RFB não pode ser utilizada. O SPED Contábil não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores – esta verificação é feita pela Junta Comercial;

• Antes de gerar o arquivo no sistema, se o contabilista não estiver regular, é preciso emitir no site do Conselho Regional de Contabilidade (CRC), a Certidão de Regularidade Profissional. Este documento dispõe de um número de controle que deverá ser informado ao gerar o Sped. Para dúvidas sobre a emissão da CRP, entre em contato diretamente com a ouvidoria do CRC;

• Antes de exportar o arquivo do Sped Contábil, é necessário efetuar o Encerramento do Exercício.

Sendo assim, com base nessas e em várias outras obrigações, é preciso sempre se atentar quanto à atualização das normas, além de contar com o auxílio de um contador e sistema adequados para organizar e otimizar as informações necessárias. 

Quais as penalidades aplicadas sobre atraso no envio da ECD?

Segundo o Artigo 12 da Lei nº 8.218, de 1991, a penalidade será aplicada se o responsável atrasar o envio da ECD, resultando em:

I- Multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica, no período a que se refere a escrituração para aqueles que não atenderem aos requisitos de apresentação dos registros e respectivos arquivos;

II – Multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica, no período a que se refere a escrituração, para aqueles que omitirem ou prestarem incorretamente as informações correspondentes aos registros e respectivos arquivos;

III – Multa equivalente a 0,2% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Quais as regras para realizar a escrituração contábil?

Para realizar este processo é preciso respeitar um conjunto de regras atribuídas à sua produção, no intuito de seguir os requisitos básicos solicitados pelas autoridades fiscais. 

Além de existir todo um modelo de normas técnicas, é essencial que a escrituração contábil seja realizada por um profissional contábil especializado no processo, sempre de acordo com as seguintes determinações:

• A escrituração deve ser feita em português;

• Os valores devem ser expressos em reais;

• A ordem cronológica dos fatos contábeis precisa ser respeitada;

• É preciso ter base documental, ou seja, documentos que atestem a veracidade das informações;

• A escrituração contábil manual não deve conter rasuras, emendas, espaços em branco ou qualquer artifício que possibilite uma fraude nos registros.

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Por Laura Alvarenga