Flexibilidade no trabalho: Veja como funciona e os benefícios para sua empresa

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A flexibilidade no trabalho é uma prática de gestão que vem ganhando grande espaço no mundo corporativo nos últimos anos, principalmente após a chegada dos millennials nas empresas.

Características como carga horária rígida, obrigatoriedade do trabalho presencial na sede da organização e férias fixas estão sendo deixadas de lado, abrindo espaço para modelos mais flexíveis aplicados à rotina das empresas proporcionando uma maior autonomia e liberdade aos colaboradores.

Os benefícios dessa prática são vários, uma vez que contribuem não só para um melhor ambiente de trabalho para todos, como também para aumentar a produtividade dos funcionários e até mesmo melhorar a imagem da empresa como marca empregadora.

Existem vários métodos que podem ser adotados para proporcionar essa flexibilidade, que precisam  ser implantados com muito cuidado, pois devem seguir algumas regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Mas não se preocupe, pois neste texto explicarei as características da flexibilidade no ambiente de trabalho, os exemplos mais adotados pelas empresas, as vantagens dessa prática e todas as normas previstas em nossa legislação para implementá-las de forma eficiente.

Confira os tópicos que serão abordados:

Vamos começar.

O que é flexibilidade no trabalho?

A palavra flexível pode ser entendida como o fato de tornar maleável tudo aquilo que era rígido.

No mundo corporativo, essa flexibilidade pode ser aplicada em diversas questões, inclusive  na gestão da jornada de trabalho dos funcionários.

Assim como adiantei na introdução, essa prática está diretamente ligada ao ambiente de trabalho e ao clima organizacional, e surgiu como uma alternativa ao modelo tradicional e rígido, que era predominante nas organizações antigamente.

Em outras palavras, ela pode ser entendida como um novo modelo de trabalho no  qual os funcionários possuem maior liberdade em questões como controlar sua carga horária e na rotina de suas tarefas.

Dessa forma, permite que tenham uma maior autonomia sobre suas responsabilidades.

Com o passar dos anos, muitos estudos divulgados mostraram os benefícios que a flexibilidade traz não só para os colaboradores, mas também para as empresas.

Antes de saber quais são essas vantagens, vamos entender melhor este termo na prática.

Como funciona a flexibilidade no trabalho?

Adotar um modelo de trabalho flexível pode se tornar um desafio para muitas empresas  devido a dois fatores: as atividades oferecidas pela organização e o perfil comportamental dos colaboradores.

No primeiro caso, empresas como hospitais, bancos e de suporte técnico, que possuem horários limitados de funcionamento ou até mesmo necessitam de funcionários trabalhando 24 horas por dia, dificultam a possibilidade de flexibilização em seu dia a dia.

Além disso, muitos colaboradores podem enfrentar certa resistência nesse modelo, por preferirem terem um horário determinado para trabalhar e uma certa rotina a cumprir.

Todas essas questões devem ser levadas em consideração no momento de adotar essa flexibilidade.

Agora, caso seja de fato implantado, outro ponto fundamental que sua empresa deve se atentar é saber qual a melhor forma de começar esse processo, uma vez que existem três principais modelos de flexibilidade.

São eles:

  1. Fixo variável: a empresa sugere diferentes turnos de trabalho para que o funcionário escolha qual prefere;
  2. Variável: o próprio funcionário estabelece seu horário de entrada e saída, que deverá ser cumprido todo dia;
  3. Livre: não há um horário fixo de entrada ou saída. Ou seja, o colaborador pode começar seu trabalho a qualquer hora desde que cumpra com a carga horária diária e semanal prevista em seu contrato de trabalho.

Escolher um desses modelos é o primeiro passo para adotar a flexibilização no ambiente de trabalho.

Mais para frente darei outras dicas que ajudarão sua empresa neste processo.

Antes, vamos entender mais sobre o perfil que os colaboradores devem ter para que consigam adotar a flexibilidade em seu dia a dia.

O que é um profissional com flexibilidade?

Para se adaptar a  uma rotina de trabalho flexível, além das empresas se preocuparem em adotar as medidas necessárias, os colaboradores também devem ter características importantes para que consigam se adaptar à este modelo.

De forma geral, podemos dizer que um profissional flexível deve ser aberto a mudanças, e estar disposto a lidar com novas e diferentes ferramentas, ideias e interações neste processo.

Ele deve ter uma boa visão do futuro, sendo capaz de enxergar aonde a empresa deseja chegar com este modelo.

Para isso, também precisa entender o que deve ser feito por ambas as partes para que esta flexibilidade seja implantada de forma eficaz.

De acordo com o especialista em transição de carreira Gabriel Toschi, cada vez mais as empresas vêm procurando profissionais com essas características, ou até mesmo as exigindo de seus colaboradores para que consigam lidar e se adaptar à  todas as mudanças estruturais e práticas das organizações.

Como exemplo, o especialista cita alguns dos casos mais comuns onde essa flexibilidade é exigida, como: colaboradores que são realocados a  uma nova área ou cargo e precisam se adaptar a  nova função; ou funcionários que estão buscando por novas oportunidades e precisam usar essa flexibilidade para conseguirem uma vaga.

Dessa forma, podemos afirmar que saber lidar com todas essas situações e estar aberto a  mudanças são as principais características que um profissional deve ter para conseguir lidar com a flexibilidade em seu ambiente de trabalho.

Por que a flexibilidade no trabalho é valorizada pelos funcionários?

A grande vantagem da flexibilização no trabalho é proporcionar que o colaborador tenha uma maior autonomia sobre seu trabalho.

Com isso,  ele conseguirá se organizar da melhor forma para cumprir suas tarefas e ainda ter tempo para descansar e aproveitar sua vida pessoal.

Para comprovar esta ideia, diversos estudos foram feitos nos últimos anos mostrando os principais benefícios valorizados pelos funcionários no momento de se candidatarem à uma vaga.

Vamos ver alguns exemplos:

Segundo a pesquisa “Flexibilidade no Mercado de Trabalho”, realizada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) em parceria com o Ibope em 2017, 73% dos brasileiros entrevistados afirmaram que gostariam de ter um expediente mais flexível.

Além disso, em outra pesquisa feita pela empresa americana Gallup e divulgada pela Forbes em 2017, a possibilidade de ter um horário de trabalho flexível se encontra no 5º lugar no ranking dos benefícios mais procurados, somente atrás de questões como férias remuneradas, bônus em dinheiro e seguro de saúde.

Por fim, outro estudo divulgado pelo International Workplace Group (IWG), no qual entrevistou mais de 15 mil diretores, funcionários, consultores e empreendedores de 80 países incluindo o Brasil, mostrou que 83% dos entrevistados acreditam que a flexibilidade é um argumento decisivo na hora de escolher uma proposta de emprego.

Com estes estudos, é possível ver como a flexibilidade no trabalho é algo extremamente procurado pelos colaboradores.

Mas afinal, quais as vantagens dessa prática que justificam essa valorização?

Quais as vantagens e desvantagens da flexibilidade no trabalho?

Adotar um modelo de trabalho flexível leva tempo e muita organização, mas este processo trará diversas vantagens para a sua empresa.

A primeira delas é atrair um maior número de candidatos.

Se mostrar preocupada com o bem estar de seus funcionários e a querer ajudá-los a alcançar um equilíbrio entre suas vidas pessoais e profissionais, fará com que sua imagem no mercado seja aperfeiçoada.

Por consequência isso gera interesse de muitos profissionais qualificados para trabalhar no local.

Mas além disso, essa prática também será um grande diferencial para reter estes talentos.

Afinal, a possibilidade do colaborador flexibilizar sua carga horária e dar uma maior autonomia contribuirá para que ele se sinta mais feliz e motivado, e para que consiga conciliar suas responsabilidades com sua vida pessoal.

Isso também pode ser visto na pesquisa feita pelo IWG que citei acima, na qual 85% das empresas entrevistadas afirmaram terem percebido não só um aumento na retenção de talentos, como também uma maior produtividade após terem adotado essa flexibilização em sua rotina. 

Afinal, quando os funcionários se sentem satisfeitos com seus empregos tendem a se dedicar mais às suas tarefas.

Por fim, essa flexibilidade também contribuirá para uma redução significativa dos custos da empresa.

Como exemplo, ao permitir que o colaborador trabalhe remotamente, ela estará reduzindo custos com material de escritório, eletricidade, água, telefone, locomoção e até mesmo alimentação.

Já em relação às desvantagens, o grande problema deste modelo é a capacidade de gestão de todo trabalho. 

Isso porque a empresa terá que se preparar e organizar para manter um bom controle sobre o desempenho das atividades e comunicação com todos, para evitar mal entendimentos e outros problemas que possam decorrer.

Por isso, separei a seguir alguns exemplos de flexibilidade que podem ser adotados pela sua empresa, para depois dar dicas importantes de como realizar este processo de forma organizada e eficaz.

Quais exemplos de flexibilidade no ambiente de trabalho?

Como disse no começo deste texto, existem diversas formas de proporcionar e aplicar a flexibilidade no ambiente de trabalho.

Várias delas têm tido grande crescimento nos últimos anos por proporcionar  benefícios  tanto para as empresas quanto para os funcionários.

Confira abaixo alguns exemplos:

Cultura organizacional

O primeiro exemplo é talvez um dos principais que com certeza deve fazer parte do processo de flexibilização da sua empresa.

Isso ocorre pois a cultura organizacional nada mais é do que um conjunto de valores, crenças e ações que definem a forma na qual a empresa conduzirá seu negócio.

Ela serve como um guia de comportamento e mentalidade para os funcionários, formada por suas práticas, hábitos, comportamentos, princípios e política como exemplo.

Cada empresa possui uma cultura única, e quando bem definida, é capaz de motivar os colaboradores e ajudá-los a crescer junto com o negócio. 

Quando a empresa decide adotar a flexibilização em seu ambiente de trabalho, é necessário incorporá-la à sua cultura organizacional.

Afinal, como disse acima, existem diversos modos de implantar essa prática, que devem ser compartilhados com todos para que consigam se adaptar às mudanças que serão feitas.

Este processo caracteriza a chamada cultura para inovação, que segundo o fundador da agência de Comunicação Dirigida e Digital Fábrica, Luiz Buono, depende da ação conjunta de todos os profissionais da empresa para que tenha sucesso.

“Quando falamos em inovação é preciso ter em mente que ela só é feita de uma forma eficiente se a empresa quebrar as amarras e os modelos de gestão arcaicos. Não adianta ter equipamentos modernos para auxiliar as equipes se a empresa não construir um ambiente colaborativo e multidisciplinar”, disse em entrevista para a o Blog da PontoTel.

Então, qual a melhor forma de desenvolver este processo?

Por meio de um conjunto de ações que visem não só a implantação de modelos que contribuam para um trabalho flexível, como também a adaptação dos colaboradores a essas mudanças.

Confira a seguir dois modelos muito vistos nas organizações hoje em dia:

Home office

Home office, também conhecido como teletrabalho, é um modelo cuja principal característica é permitir que os funcionários trabalhem à distância, seja em suas próprias casas ou até mesmo em espaços de trabalho compartilhados.

Nos últimos anos, cada vez mais empresas começaram a adotar este modelo de flexibilização.

Por esse motivo,  nossa legislação precisou se adaptar para atender esta demanda por meio da Reforma Trabalhista em 2017.

Imagino que você esteja se perguntando porque tantas organizações vêm implantando o home office, e a resposta é pela quantidade de benefícios que essa prática proporciona.

A primeira delas é um aumento na produtividade.

De acordo com um estudo divulgado pelo Ibope em 2018, na cidade de São Paulo, o tempo médio que os profissionais gastavam para se locomover diariamente entre suas casas e seus locais de trabalho era de 1 h e 57 minutos.

Essa alta quantidade de tempo que muitos profissionais enfrentam em seu dia a dia faz com que se sintam mais cansados e estressados, causando um desgaste que faz com que se sentissem improdutivos no resto do dia.

Mas com o home office, os colaboradores conseguirão ter um maior tempo de descanso sem se estressarem no trânsito, podendo realizar suas tarefas em um ambiente que lhe seja mais confortável e silencioso, de acordo com suas preferências.

Ao trabalharem em um ambiente mais agradável, eles não só serão mais produtivos, conseguindo desenvolver melhor suas ideias e atividades, como também terão uma melhor qualidade de vida de forma geral.

Para que sua empresa tenha essas vantagens, a implantação do home office deve ser realizada  com cuidado e de forma muito organizada, uma vez que este processo pode levar meses até que seja de fato concluído.

Afinal, além de seguir todas as regras previstas em nossa legislação, é importante preparar todos os equipamentos necessários para que os colaboradores consigam desempenhar suas funções à distância, e usar as melhores ferramentas para gerenciar o trabalho de todos.

Jornada de trabalho flexível

Outra forma que também tem sido muito vista no mundo corporativo é a adoção de uma jornada de trabalho flexível.

Você sabe como essa prática funciona?

A jornada de trabalho é o tempo no qual o colaborador está à disposição da contratante, que de acordo com a nossa Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), deve ter o limite de 8 horas diárias e 44 horas semanais.

Dessa forma, podemos dizer que a jornada flexível é um modelo de gestão no qual as empresas dão maior autonomia aos funcionários, permitindo que escolham seus horários de início e término de seu trabalho diário, desde que cumpram com sua carga horária previamente estipulada em seu contrato de trabalho.

Segundo o estudo do ManpowerGroup “Work for Me”, 41% dos profissionais brasileiros valorizam empresas que proporcionam uma jornada de trabalho flexível, principalmente pelo fato de terem maior liberdade para gerenciar seu dia e terem tempo de conciliar suas vidas profissionais e pessoais.

Para as empresas, as vantagens dessa prática são várias.

Como exemplo, essa autonomia nada mais é do que um elo de confiança entre a contratante e o funcionário, e proporciona que a relação entre as partes seja fortalecida.

Essa melhora na relação também faz com que o funcionário se sinta mais feliz em seu ambiente de trabalho.

Isto foi comprovado em uma pesquisa feita pela consultoria Bain & Company, que afirmou que um dos principais benefícios vistos nas organizações foi um aumento dos índices de retenção de talentos.

Como consequência, a empresa também terá uma menor quantidade de atrasos e faltas por motivos pessoais ou problemas no trânsito por exemplo.

Afinal, o funcionário terá maior liberdade para começar a trabalhar no horário que preferir para que consiga cumprir com suas tarefas, reduzindo seu estresse e outros fatores que possam impactar seu desempenho.

Estes são apenas alguns exemplos que irão ajudar sua empresa a adotar um modelo de trabalho flexível.

Mas na prática, existem outras ações que também devem ser pensadas em conjunto neste processo.

Sabe quais?

Como tornar uma empresa flexível?

Não há dúvidas de que adotar um modelo de trabalho flexível traz diversos benefícios tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

Para colocá-lo na prática, o primeiro passo é saber qual o melhor modelo de flexibilidade para o seu negócio.

Escolha entre as opções fixo variável, variável e livre, para junto disso, adotar alguns dos exemplos de flexibilidade que citei anteriormente como o trabalho remoto.

É extremamente importante definir o que será adotado, assim como todo o processo que sua empresa passará.

Mas além disso, essa mudança somente será eficaz se sua empresa também se preocupar em adaptar as equipes à este novo cenário.

Faça uma reunião com todos e explique o que será feito, o porquê deste processo, como todos irão se beneficiar, e as ações que serão tomadas nessa transição.

Tudo isso fará com que os colaboradores se sintam mais seguros e, consequentemente, mais confiantes para tomarem suas próprias decisões em um ambiente onde se sentem apoiados.

Como o RH pode incentivar a flexibilidade no trabalho?

Toda fase de implantação da flexibilidade no trabalho pode ser ainda mais eficaz com a ajuda do RH.

Além de lidar com todas as questões burocráticas da empresa, este departamento também é responsável por toda gestão de pessoas, garantindo o bem estar dos funcionários e um ambiente de trabalho agradável para todos.

Por manterem um contato próximo com todos os colaboradores, é extremamente importante que este departamento participe ativamente do processo de adaptação deste modelo de trabalho.

Para isso, estes profissionais devem sempre manter uma proximidade e comunicação clara com todos, e adotar uma série de ações como promover reuniões constantes, perguntando como cada um está lidando com essas mudanças e ajudando a como se organizar; e principalmente acompanhar o andamento deste processo.

Com tudo isso, sua empresa conseguirá adotar a flexibilidade em seu ambiente de trabalho de forma segura e organizada, além de ter todas as vantagens deste modelo.

Conclusão

A flexibilidade no trabalho é uma excelente prática para ser adotada na sua empresa, e irá ajudar não só a atrair e reter uma maior quantidade de profissionais, como também aumentar sua produtividade.

Se sua empresa deseja implantar este modelo, lembre-se dos exemplos que citei neste texto que irão ajudá-lo nesta tarefa, e principalmente, a ajudar seus colaboradores a se adaptarem às mudanças de suas rotinas.

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Por: Nathalia Bellintani, jornalista, redatora do blog da PontoTel sobre Recursos Humanos e Administração de Empresas, e especialista em comunicação interna.

Fonte: PontoTel