Veja dicas para evitar a validação indevida de atestados pelo setor de RH!

Conheça as principais irregularidades que fazem com que cerca de 13% dos documentos apresentados pelos funcionários sejam validados indevidamente pelas empresas, gerando um gasto estimado de R$7 bilhões

Todos os anos, milhões de atestados chegam ao RH das empresas no Brasil, e parte deles apresenta irregularidades que escapam do filtro do departamento pessoal. Segundo estimativa da Closecare, startup focada na automatização da gestão de atestados, cerca de 13% destes documentos são validados indevidamente, gerando em torno de R$7 bilhões em gastos que poderiam ser evitados caso a empresa fizesse um gerenciamento adequado.

Para isso, é essencial que a companhia conheça muito bem as normas a que estes documentos se submetem. No caso dos atestados médicos, por exemplo, além da necessidade de se enquadrar na lei, eles devem também respeitar as respectivas regras presentes no Acordo Coletivo (se a empresa tiver um) ou na Convenção Coletiva da categoria, que é onde estarão diretrizes ligadas ao prazo de entrega e à necessidade do documento estar legível.

Além disso, a Lei Federal 605/49 destaca os motivos de ausência que podem ser justificados mediante um atestado, incluindo acidentes de trabalho e doenças, enquanto a resolução 1658/2002 do Conselho Federal de Medicina (CFM) estabelece que somente médicos e dentistas devidamente registrados podem emitir um atestado. Veja a seguir quais os problemas mais recorrentes presentes nos atestados brasileiros.

Número do CRM

Um dos erros que mais invalidam um atestado é a falta de CRM do médico responsável, ou a emissão por um CRM que sequer existe. É comum também encontrar documentos assinados por médicos em situação irregular, cujo CRM está inativo ou cancelado, carimbado pela recepção dos hospitais, ou emitido por profissionais de outras especialidades fora da Medicina e da Odontologia.

Todas essas situações tornam o atestado inválido, mas, apesar da checagem ser fundamental, o excesso de trabalho faz com que a equipe responsável não consiga realizar o procedimento de forma adequada, e muitos documentos com problema são validados. “Uma das soluções para essa questão está no uso de robôs, que fazem a verificação automática do CRM em bases de dados oficiais”, revela André Camargo, CEO e fundador da Closecare.

Atestado entregue fora do prazo

Quando o funcionário fica afastado por motivos de saúde, não basta pegar um atestado com o médico e entregar ao RH a qualquer momento. A maioria das convenções coletivas determina um prazo entre 48h e 72h para que este documento seja remetido ao Departamento Pessoal, contados a partir da data de emissão. “Assim como acontece com a checagem dos CRMs, o excesso de trabalho dificulta o controle por parte do RH, mas a automatização do processo ajuda a evitar que documentos entregues fora do período correto sejam validados”, explica Camargo.

Informações vagas ou ausentes

Outra irregularidade frequente é a presença de informações vagas, principalmente nas declarações de horas. Em vez de discriminar o período exato de tempo em que o paciente ficou em atendimento, muitos médicos usam expressões genéricas como “a tarde toda”, sem especificar o horário. Da mesma forma, caso o funcionário tenha se ausentado para acompanhar o filho em uma consulta, por exemplo, o atestado precisa trazer o nome da criança para ser considerado válido.

“Para este tipo de documento, a conduta correta por parte do RH é abonar o período exato de atendimento que está descrito no atestado, mais o tempo de deslocamento da pessoa até a unidade de saúde”, afirma Camargo.

Letra ilegível

Sabe aquela letra de médico que ninguém entende? No caso de atestados, isso pode se transformar em um grande problema para o funcionário, pois as empresas não são obrigadas a aceitar documentos que tenham uma caligrafia ilegível.

Gestão de atestados é o melhor remédio

Uma das saídas para se precaver contra todos estes problemas é apostar na gestão dos atestados, cujo investimento acaba sendo vantajoso frente à economia que pode ser gerada com a redução de afastamentos indevidos . Muitas empresas têm diminuído o tempo de absenteísmo colocando um time de medicina ocupacional para avaliar possíveis irregularidades nos atestados mais longos. Outra saída está em investir em recursos de automatização, que trazem maior agilidade e assertividade aos processos de validação.

“Além disso, ao contratar um parceiro especializado e adotar recursos tecnológicos, os funcionários da área de RH ficam com mais tempo livre para se concentrar em casos complexos, realizando um controle mais rigoroso sobre eles”, encerra Camargo.

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