Administrar as finanças de uma empresa nem sempre parece tarefa fácil. São vários os fatores que exigem atenção constante e qualquer erro pode acabar gerando dores de cabeça indesejadas. Um dos processos que costuma apresentar problemas devido a um planejamento ineficiente é o fluxo de caixa. Entretanto, se pensarmos que os erros são comuns, mesmo sendo fáceis de evitar, é preciso tomar providências para que eles não ocorram dentro da empresa. Pensando nisso, mostraremos aqui quais são os mais comuns e como você pode evitá-los, prevenindo problemas maiores. Confira!
1. Não atualizar com boa periodicidade
O fator tempo é fundamental para o bom funcionamento do fluxo de caixa. Deixar para atualizá-lo depois de uma semana ou mais pode resultar em erros na contabilidade que são difíceis de identificar. E este é um dos casos mais comuns em microempresas.
Gerenciar um empreendimento, independente de seu tamanho, exige
planejamento para os investimentos e um acompanhamento dos gastos. Este processo é importantíssimo para que o gestor saiba se a entrada de dinheiro está dentro do planejado e se será necessário iniciar uma ação estratégica. Por mais que o tempo seja curto e precioso, não investir na atualização periódica do fluxo de caixa dificulta o trabalho do gestor, que passa a ter menos controle do que deveria sobre o negócio. Existem
sistemas extremamente simples e eficientes que podem ajudá-lo nessa tarefa e trazer rápidos resultados para você e sua empresa. [rev_slider alias="ads"][/rev_slider]
2. Permitir inconsistência nas informações
A falta de atualizações constantes do fluxo de caixa é um dos fatores que impactam diretamente na inconsistência de informações. E o pior: não é um fator único. A falta de detalhamento dos dados lançadas, por exemplo, é algo que acaba gerando uma bola de neve de problemas para o controle financeiro. Valores arredondados no lançamento de vendas, itens não cadastrados e falta de exatidão em valores pagos são alguns dos erros que parecem pequenos mas, somados, geram grande inconsistência de informações. O valor planejado para pagamentos, por exemplo, é um, mas o gasto real não condiz com esse número. Ao tentar localizar o problema, fica impossível rastrear o destino do dinheiro, já que o valor lançado não é exatamente aquele do produto. Por isso, é fundamental estar atento e seguir à risca as informações de cada item, assim como treinar os funcionários para fazer o mesmo!
3. Gerar lançamentos não categorizados
Criar categorias para cada tipo de despesa e receita é algo simples mas que não pode ser ignorado. O motivo é simples: facilitar a identificação dos gastos para separá-los entre despesas e desperdícios. De forma geral, trata-se de tornar o fluxo de caixa compreensível para quem é responsável pelas tomadas de decisão. Ao definir categorias como despesas com colaboradores, gastos administrativos, fornecedores e contas (telefone, água, internet etc), você é capaz de identificar e comparar os gastos mensais de cada item. Isso permite uma análise mais realista da situação do negócio, além de mostrar se há um possível desperdício ou uso indevido de recursos da empresa. Cada uma das categorias de gastos possui suas características específicas e merece atenção individual. O mesmo serve para o dinheiro que entra. Afinal, é preciso ter uma compreensão melhor do seu faturamento do que simplesmente um valor em números. Categorizar os lançamentos é detalhar de que forma sua empresa investe seu dinheiro e de que forma ele gera lucro.
4. Contar com dinheiro que ainda não entrou
Este é um erro grave e, por mais que eventualmente a empresa passe por uma situação financeira difícil, é fundamental evitá-lo. Quando a falta de controle sobre o fluxo de caixa afeta o trabalho de quem gerencia o negócio, um efeito colateral comum é que o planejamento da empresa passe a contar com um dinheiro que ainda não entrou em caixa. O resultado é uma situação cada vez mais apertada, no qual as contas não fecham e a empresa pode simplesmente ruir por falta de recursos. Por isso, acompanhe de perto o fechamento de contas e o detalhamento do fluxo de caixa. Certifique-se de que o dinheiro com o qual a empresa conta é fruto de operações já realizadas e está livre para investimento ou pagamento de despesas. Vale aqui uma ressalva importante. Não deixe que as contas da empresa se misturem às suas contas pessoais. Muitas vezes o pagamento de despesas particulares acaba entrando no cálculo de faturamento do negócio, mas isso jamais deve ser feito. Essa prática é a principal causa de descontrole do fluxo de caixa de microempresas, pois faz com que o gestor perca a perspectiva do que faz parte das despesas comuns da empresa, além de uma série de outros fatores.
5. Superestimar a previsão de faturamento
Quando falamos sobre manter a devida separação entre as contas pessoais e as da empresa, um dos resultados típicos desta prática é a previsão errônea do faturamento. Calcular aquilo que se espera para o mês faz parte do processo de gestão de qualquer empresa. Entretanto, fatores externos não podem influenciar neste cálculo, pois uma falha grave pode ocorrer em função disso. Geralmente, a previsão de faturamento é superestimada e o resultado final é menos dinheiro em caixa do que o necessário para o pagamento de todas as despesas – incluindo salários. Por isso, é preciso realizar um estudo detalhado do fluxo de caixa nos últimos meses e manter um comparativo com o mesmo período dos anos anteriores. Seja qual for sua área de atuação, todo o mercado apresenta variações em sua movimentação durante certas épocas do ano. Para se ter uma boa ideia de como isso funciona, é só imaginar o volume de vendas de uma loja de chocolate durante a Páscoa ou de material escolar no início do ano letivo. A expectativa de faturamento é um critério importante para definir a estratégia de atuação da empresa. Mesmo que a previsão não seja tão boa quanto você esperava, é preciso manter os pés no chão e trabalhar com as informações que você tem. Nessa hora, é preciso ser realista para tomar as decisões certas e
fazer sua empresa crescer!
