Você certamente já ouviu falar no termo “holerite”, mas você sabia que é possível acessar um holerite online?
O holerite é um documento muito importante no dia a dia das empresas, pois é ele que demonstra todas as verbas que foram pagas e descontadas do salário dos trabalhadores que compõem o quadro de funcionários da organização.
Para o departamento de recursos humanos, portanto, o holerite é a ferramenta que controla os pagamentos dos funcionários como um todo e, para que esse controle seja mais prático e ágil, foi criado o holerite online.
Ao longo deste artigo, a mywork vai te mostrar a importância do holerita no cotidiano das empresas e vamos te explicar tudo que você precisa saber sobre o holerite online. Continue com a leitura para saber mais.
O holerite, também conhecido como contracheque ou folha de pagamento, é um documento obrigatório determinado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O Artigo 464 dessa legislação diz:
Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Assim, esta regra organiza como os recibos que comprovam o pagamento de salários dos funcionários devem ser emitidos e consultados, bem como os valores legais de novos formatos de holerite, como é o caso do holerite online.
Como o holerite é essencial tanto para os funcionários quanto para as empresas, o holerite online foi criado para agilizar o controle dos pagamentos e das demais informações que são reunidas neste documento.
O holerite online nada mais é do que uma versão da folha de pagamento digitalizada. Os dados apresentados neste modelo são os mesmos que existem no holerite físico e o colaborador tem a possibilidade de fazer a impressão do documento caso seja necessário.
As empresas podem disponibilizar o holerite online de duas formas diferentes. A primeira delas é através de uma plataforma de RH online, na qual o funcionário poderá acessar o documento utilizando uma senha e login pessoal. A segunda maneira de acessar o holerite online é recebê-lo através de e-mails do próprio departamento pessoal da empresa.
De toda forma, cabe ao departamento de RH disponibilizar o holerite online ou físico. Uma estratégia que muitas empresas costumam adotar é realizar um breve treinamento para ensinar aos funcionários como acessar e salvar documentos digitais, tais como o holerite.
O holerite online tem a mesma validade legal e jurídica que os holerites físicos e, por isso, deve apresentar as mesmas informações que o holerite tradicional apresenta.
Primeiramente, para elaborar o holerite dos funcionários, a empresa deve avaliar as seguintes condições:
Uma vez que as informações acima são analisadas, os profissionais de RH responsáveis pelo holerite devem incluir no documento uma série de informações cadastrais do funcionário e da empresa. Entre elas, podemos ressaltar:
Os itens acima são os mais comuns nas folhas de pagamento das empresas, mas há determinadas informações que podem ser incluídas ou excluídas dependendo da empresa.
De toda forma, é importante que o RH esteja sempre atualizado a respeito de tudo que precisa compor o holerite dos funcionários, de forma a evitar problemas trabalhistas.
Além de indicar como as empresas realizam o pagamento de salários de seus funcionários, o holerite também é importante para situações que vão além do dia a dia de trabalho.
Para abrir uma conta bancária, por exemplo, um profissional precisa apresentar uma série de documentos na agência bancária e um destes documentos pode ser o holerite. Também é importante para o preenchimento do Imposto de Renda, que é um processo anual.
Pensando nos trabalhadores, o holerite é importante para:
Para as empresas, os holerites também têm uma função crucial, pois o documento atesta que todos os pagamentos devidos aos colaboradores estão sendo feitos de maneira correta e dentro da lei. É uma ferramenta essencial para garantir a conformidade jurídica da organização e a proteção contra processos trabalhistas.
As empresas também podem utilizar os holerites de seus funcionários como uma forma de manter um histórico de despesas mensais com o pagamento de salários dos colaboradores, o que pode ajudar muito com o provisionamento de gastos de cada setor.
Agora que você já entendeu a importância do holerite tanto dentro das empresas quanto fora delas, é hora de falar sobre as principais vantagens que o modelo digital deste documento pode trazer para o dia a dia de gestão.
Quando a empresa opta por liberar os holerites online em uma plataforma de gestão de documentos, as informações ficam disponíveis para que todos possam acessar seus próprios dados a qualquer hora do dia.
Isso facilita a emissão dos documentos necessários a qualquer momento do dia e até mesmo a consulta de holerites antigos.
Optar por um sistema de holerite online é uma ótima forma de reduzir falhas e erros comuns no cálculo da folha de pagamento da empresa.
Com a digitalização de praticamente todas as informações e rotinas dos funcionários, o cálculo que deve ser feito ao final do mês para a emissão da folha tende a ter pouquíssimos ou quase nenhum erro, o que dá mais segurança às equipes e economiza tempo do departamento de RH.
Digitalizar o máximo de rotinas da organização é uma excelente forma de reduzir os erros causados por fatores externos, como acúmulo de tarefas, erros de cálculo, entre outros. A digitalização do controle de jornada de trabalho dos funcionários, por exemplo, já economiza uma quantidade enorme de tempo que seria usado pelo departamento pessoal para conferir e corrigir erros na marcação de ponto dos funcionários.
Muitas empresas, inclusive, estão adotando sistemas de controle de ponto online para otimizar as rotinas de gestão do RH. O sistema de ponto online da mywork, por exemplo, é uma excelente ferramenta para agilizar não apenas o controle de horas trabalhadas, mas o cálculo de horas extras, adicionais noturnos, férias e outros fatores que impactam diretamente no holerite.
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Com a emissão facilitada do holerite online e de outros documentos importantes para a gestão de pessoas, o departamento de RH tende a se tornar muito mais ágil e seguro. Isso auxilia no levantamento e organização de informações relevantes para a empresa e na manutenção da segurança jurídica da organização como um todo.
Fonte: mywork
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