Manter uma empresa em dia e regularizada perante o Fisco é fundamental para a saúde e crescimento de qualquer negócio. Assim, entre muitas atividades desenvolvidas para manter a organização e o funcionamento adequado de uma companhia, existem as chamadas obrigações acessórias.

Portanto, a não entrega dessas obrigações dentro dos prazos estipulados pode gerar o pagamento de juros e multas. Ou seja, são documentos que contêm informações das empresas. Estes devem ser entregues todos os meses, a cada três, ou uma vez ao ano, dependendo do prazo.

A seguir, vamos listar as obrigações de cada regime tributário. Acompanhe!

O que são as obrigações acessórias?

Lembrando que as obrigações acessórias são declarações cujo objetivo é fornecer aos órgãos fiscalizadores informações capazes de confirmar o pagamento das obrigações tributárias principais.

A emissão dos variados tipos de notas fiscais eletrônicas é um tipo de obrigação acessória, por exemplo. Portanto, pode-se dizer que tal dever é essencial por servir como forma de fiscalização e apuração dos tributos arrecadados. 

Portanto, é essencial que a empresa identifique quais são as prestações de contas que devem ocorrer e ficar atenta à data de entrega. Essas entregas ocorrem por meio do sistema SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Uma vez esclarecida a importância das obrigações acessórias, vamos listar cada uma de acordo com o regime tributário. Veja a seguir.

Leia também: 5 tendências para a contabilidade em 2023

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Para o Simples Nacional incidem as seguintes obrigações acessórias:

• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) -Tem como objetivo declarar para o Governo Federal que a empresa, então enquadrada no regime do Simples Nacional, recolheu corretamente os tributos do ano-calendário anterior. Também é uma forma de apresentar as despesas que a empresa teve no ano analisado, bem como, sua distribuição societária dos sócios, a quantidade de colaboradores naquele período.
• DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) - É um imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas. Essa guia de recolhimento unifica todos os impostos que devem ser pagos por uma empresa optante pelo Simples Nacional. 
• DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) - Trata-se de um documento que é enviado anualmente para as empresas que fazem a retenção de imposto (IRRF) e que optaram pelas contribuições retidas de seus fornecedores.
• DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação) -Trata-se de uma obrigação mensal direcionada para micro e pequenas empresas, quando responsáveis pelo recolhimento do ICMS.

Quais são as obrigações acessórias do Lucro Presumido?

No caso das empresas que fazem parte do Lucro Presumido.  As obrigações são:

• EFD Contribuições : Essa escrituração faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital. O envio dele está incluído. 

1. Escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta ; 
2. Contribuição da Cofins ;
3. Contribuição para o PIS/Pasep. 

• DES : “Declaração Eletrônica de Serviços” , esta declaração é destinada para empresas que prestam serviços e auxilia na declaração no fisco e nos serviços que são feitos no decorrer do mês.
• Siscoserv:  “Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio”, a finalidade deste é observar os dados de serviços de exportações e importações. 
• SPED Fiscal: Este tem o objetivo de facilitar as obrigações fiscais, sobre as apurações do ICMS e IPI. 
• LFE: “Livro Fiscal Eletrônico”, o mesmo é fixado para as empresas de Brasília, o intuito dela é comunicar a receita sobre os tributos que contam no ICMS ou ISS no Distrito Federal.
• Guia da Substituição Tributária (GIA):  O objetivo deste é instruir ao governo estadual as apurações individuais das contribuições relacionadas ao ICMS-ST.
• Guia Estadual: Destinado para os contribuintes que têm inscrição  estadual, o objetivo deste é analisar de maneira individual os contribuintes do ICMS.
• DCTF:  A “Declaração de Débitos Tributários Federais” é de mérito da União, com a finalidade de atentar referentes aos impostos federais. 

Leia também: Contabilidade: mudanças que vão impactar o setor em 2023

Quais são as obrigações acessórias do Lucro Real?

Algumas obrigações acessórias citadas anteriormente para o Lucro Presumido também se aplicam para as empresas optantes do Lucro Real. São elas: DES, GIA, DCTF e EFD Contribuições. As outras são:

• EFD ICMS/IPI - Escrituração Contábil Digital, também compõe o SPED, e veio para substituir a escrituração de alguns livros de papel, sendo eles: Registro de Entradas; Registro de Saídas; Registro de Inventário; Registro de Apuração do IPI; Registro de Apuração do ICMS e Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e o de Controle de Produção e Estoque.

O envio desta declaração acessória permite que o contribuinte dispense o Sintegra, exceto nos casos em que a empresa trabalha com um regime especial.

Para saber é preciso confirmar as condições do estado onde o negócio está inscrito.

• Sintegra -O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, é uma obrigação acessória direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED, Processamento Eletrônico de Dados para emitir documentos fiscais. Os usuários de ECF, Equipamento Emissor de Cupom Fiscal, também precisam gerar com essa declaração acessória.

O Sintegra está caindo em desuso após a implantação da EFD ICMS/IPI. Por isso, é necessário que você verifique se no estado esse envio permanece ou não obrigatório.

• Sefip/GFIP- Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social, é uma obrigação acessória que consiste em uma declaração com informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social. Essa declaração acessória é obrigatória para todas as empresas, inclusive aquelas que não têm funcionários registrados.
• Caged -O Caged, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é responsável por informar as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT. Costuma ser consultada para que seja possível conferir os vínculos trabalhistas.
• ECD - Escrituração Contábil Digital, também é uma obrigação federal do SPED. O objetivo da ECD é substituir as escriturações que aconteciam via papel para os seguintes livros: Livro Diário e seus auxiliares, Livro de Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos e Livro Razão e seus auxiliares.

• ECF - Escrituração Contábil Fiscal é responsável por substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). O papel dessa escrituração é informar as operações que influenciam na composição da base de cálculo e do valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ, e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL.
• Dirf - Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte é uma declaração responsável por informar junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil a respeito das retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa. Essa obrigação é devida por todas as pessoas jurídicas e é preciso informar o valor do Imposto de Renda e/ou da contribuição na fonte, rendimentos pagos ou creditados para beneficiários, residentes ou domiciliados no exterior o pagamento de crédito, entrega, emprego ou remessa, mesmo que não haja retenção de imposto.

• Rais - Relação Anual de Informações Sociais, é responsável por garantir que o governo tenha controle sobre as atividades trabalhistas do país, identificando o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/Pasep.
• DIRPF - Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é aplicada aos sócios de empresas que fazem parte desse sistema. Os sócios do negócio que se enquadram nessa declaração acessória precisam fazer essa declaração para garantir que estão em dia com as obrigações fiscais.