No Brasil, a declaração do Imposto de Renda (IR) é uma obrigação para muitos trabalhadores e empresários. E uma dúvida comum é se há necessidade de declarar o reembolso de viagens a trabalho no IR. A resposta depende de alguns fatores específicos.
Thiago Campaz, CEO e co-fundador do VExpenses, explica que os gastos de viagem a trabalho reembolsados pela empresa são isentos de Imposto de Renda, conforme a legislação, mas precisam ser explicados.
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"Reembolsos de despesas corporativas fazem parte dos rendimentos isentos de tributação no IR. Em geral, englobam os gastos necessários para que o trabalhador realize uma viagem corporativa. A maior parte das companhias determina, nesse caso, o reembolso de hospedagem, gastos com alimentação e também de km rodado", explica.
Campaz ainda destaca que o ressarcimento varia de empresa para empresa, e deve ser pré-estabelecido em uma política de reembolso de despesas.
Pensando nisso, Thiago destaca para o Jornal Contábil, os requisitos necessários para tornar esse tipo de gasto um rendimento isento. São eles:
Em primeiro lugar, para que um reembolso corporativo seja validado, é essencial que o viajante esteja realizando um serviço eventual para a empresa.
Mesmo que sejam feitos diversos pagamentos por hospedagem e ajuda de custo para alimentação, ou que a viagem se alongue, deve prevalecer o conceito de que o trabalhador está realizando uma atividade/serviço pontual e temporário e, por isso, recebe diárias para manter sua viagem de fim corporativo.
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A fim de evitar fraudes, é imprescindível que o valor de reembolso a ser declarado seja condizente com os preços de hospedagem e alimentação no local da viagem, e também com o cargo ocupado pelo trabalhador.
Esses dois itens também são importantes para moldar uma política de reembolso bem estruturada e justa. Vale ressaltar que apenas as despesas com o trabalho não são tributáveis. Se você eventualmente recebeu algum reembolso/bônus em uma viagem corporativa, ele será tributado normalmente, afinal, você não se enquadraria apenas em despesa de trabalho. O mesmo vale para os gastos de viagem de familiares e acompanhantes.
As despesas de viagem a trabalho devem ser comprovadas: assim como os outros tipos, é preciso que as despesas de viagem a trabalho sejam comprovadas à Receita Federal. Essa comprovação é feita por meio de notas fiscais, recibos e extratos do cartão.