Como otimizar a área de administração de pessoal dentro das empresas?

Nestes dois últimos meses, as empresas brasileiras estão planejando o calendário de seus negócios para o ano de 2022. Uma das grandes preocupações é a administração de pessoal, que, de acordo com a Mazars auditoria e consultoria empresarial, por muito tempo foi considerada uma área de compliance e de menor relevância do Recursos Humanos, em função das burocracias. Mas, nos dias de hoje, já atinge o status de departamento estratégico, capaz de facilitar o negócio.

"Uma gestão adequada da folha de pagamento, da estrutura da força de trabalho, dos benefícios e da remuneração pode impactar positivamente indicadores financeiros relevantes para o negócio, como produtividade, retenção, margem, custos, capital de giro e fluxo de caixa", afirma Bruno Giannella, diretor da área de consultoria trabalhista, previdenciária e de recursos humanos da Mazars.

Para ajudar as empresas na otimização da área de administração de pessoal das empresas, Giannella listou cinco dicas:

• A importância de ter atenção às incidências e bases de cálculo dos tributos: as empresas precisam observar as diversas interpretações das regras trabalhistas e previdenciárias. Além disso, é fundamental revisar os parâmetros de tributação, assegurando uma carga tributária justa.

• Formas eficientes de remunerar os colaboradores: há diversas formas de remunerar e premiar, seja a curto ou longo prazo. Existem possibilidades com tributação e encargos reduzidos em relação ao padrão, desde que sejam seguidas algumas regras, como os programas de participação nos resultados e os prêmios (pós-reforma trabalhista). Avalie os objetivos da organização e assegure que as políticas de remuneração sejam condizentes com essas metas. Vale garantir que as formas mais eficientes e menos onerosas de remunerar sejam calculadas e implementadas.

• A implementação de processos e controles capazes de garantir a conformidade com as regras trabalhistas: nesse aspecto, a palavra de ordem é proatividade, e não reatividade. Implemente controles e processos para cumprir prazos e evitar erros que possam ser questionados em eventual fiscalização trabalhista. Camadas de revisão bem definidas, treinamentos contínuos e automação de inputs devem ser processos desenhados para garantir a conformidade. O mapeamento dos riscos do negócio e a definição antecipada sobre estratégias de defesa em caso de autos de infração ou reclamações trabalhistas também são determinantes para uma gestão mais eficiente da área.

• Alternativas para estruturar a força de trabalho: é fundamental que os gestores do negócio avaliem todas as possibilidades de contratação e estruturação da força de trabalho, garantindo uma estrutura eficiente e financeiramente viável. Estruturar a força de trabalho integralmente através de colaboradores internos e celetistas pode onerar bastante a folha de pagamento. É válido avaliar caminhos alternativos, como estabelecer parcerias externas e terceirizar parte do processo para trazer uma maior produtividade à gestão de pessoas, com um menor custo.

• Automação de processos − uma aliada para a folha de pagamentos: a tecnologia para uma melhor gestão de pessoal é de extrema relevância. Os ganhos de automatizar processos são notórios em qualquer área de uma organização. Não é diferente para a folha de pagamento. A automação de processos na folha de pagamento eleva os entregáveis, seja em uma maior precisão na apuração ou mesmo na relevância das análises que podem ser feitas com os dados de folha. O tempo gasto com o processamento pode ser revertido em tempo de análise (ou economizado através de uma estrutura mais enxuta de gestão).

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