Empresas organizadas são mais eficientes, têm acesso a dados importantes quando precisam deles e evitam multas. Para isso, contudo, é necessário ter um cuidado especial com o armazenamento de documentos fiscais, bem como outros arquivos inerentes à rotina administrativa de um negócio.

A boa notícia é que esse armazenamento não exige espaço físico, podendo ser feito de maneira simples, rápida e totalmente informatizada. Quer saber como? Pois é disso que trataremos neste post.

Continue lendo para conferir como guardar seus documentos da melhor forma, além das consequências de não fazê-lo e como recuperar arquivos perdidos.

Quais documentos fiscais devem ser armazenados?

Notas fiscais recebidas e emitidas podem ser armazenadas em formato XML, que é o usado pelos órgãos fiscalizadores e o que gera o documento de visualização — também chamado de nota auxiliar —, bem como a sua autorização de uso para o emissor.

Por lei, as empresas não são obrigadas a manter o armazenamento dessas notas auxiliares, nem a tê-las impressas e arquivadas fisicamente. A guarda dos XMLs, no entanto, é obrigação legal.

Como tirar proveito desse armazenamento?

Deixando a obrigatoriedade um pouco de lado, vale ressaltar que ainda é útil ter à disposição as notas auxiliares. São elas que viabilizam a visualização facilitada e organizada dos seus dados caso você precise de consultar informações, revisar um imposto destacado ou fazer qualquer outra ação que exija os documentos.

O XML, por sua vez, não permite visualização, pois é apenas um arquivo em formato codificado, utilizado por bancos de dados fiscais e sistemas próprios para isso.

Tanto para XMLs quanto para documentos de visualização — inclusive outros tipos, como cópias de declarações —, é possível usar a internet. Existem hoje diversos gerenciadores de arquivos com dados guardados em nuvem, que asseguram todos os tipos de documentos necessários.

Outra possibilidade é contar com uma plataforma de contabilidade que armazene, digitalmente, documentos fiscais e outros tipos, como obrigações acessórias. Dessa maneira, todas as informações são centralizadas na ferramenta que atende à gestão contábil da empresa, podendo ser visualizadas facilmente.

Por quanto tempo é preciso guardar os documentos fiscais?

Legalmente, os arquivos XML de notas fiscais precisam ser armazenados por cinco anos, a partir da data de emissão de cada documento. Depois disso, cópias de visualização e XMLs podem ser descartados, sem problemas.

Caso não tenha esse cuidado e acabe sendo fiscalizada por um órgão público, a empresa pode ser multada. Normalmente, as autuações são pesadas, ocorrendo por arbitragem dos fiscais de acordo com análise da empresa.

Se os fiscais atribuírem R$ 1 mil como valor de circulação de um XML que não foi apresentado nem arquivado, por exemplo, é provável que o valor da multa chegue a R$ 1 mil, podendo até superar essa quantia.

Como recuperá-los em casos de perda?

Devido à importância dos documentos fiscais, se o negócio não toma o devido cuidado com eles e os seus arquivos, ou se perde alguns deles em dado momento, é fundamental recuperá-los o mais rápido possível.

Para resgatar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a empresa pode entrar no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e obter novamente o documento e o seu XML, utilizando a chave de acesso da nota. No mesmo local, caso não exista um vestígio do item perdido, é possível acessar um extrato das notas movimentadas pelo negócio que constam na base de dados do órgão. Assim, basta selecioná-los e baixá-los novamente.

Já para notas de serviços emitidas, existe a possibilidade de entrar no ambiente de notas fiscais do site da prefeitura em questão e consultá-las, baixando as que não estão armazenadas no momento.

Enfim, como bem vimos até aqui, o armazenamento de documentos fiscais é essencial para o bom funcionamento de um negócio, não só por garantir organização e eficiência, mas também por que o mantém dentro da lei.

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