eSocial para empresas: tudo o que você precisa saber para implantar

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A legislação tributária brasileira é uma das mais extensas e lacunosas do mundo. Por conta disso, e para não prejudicar os interesses econômicos do Fisco, as nossas empresas sempre foram submetidas a uma série de burocracias.

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São incontáveis documentos, livros, prestação de informações, registros, cadastros, obrigações etc. Tudo isso para evitar a sonegação fiscal e conter a economia subterrânea, que, em 2016, movimentou 16,3% do PIB — Produto Interno Bruto.

Mas essa situação, em vez de conter a sonegação fiscal, terminava por ampliá-la, já que ficava muito difícil para o fisco realizar uma fiscalização efetiva nessas condições (conferir, um por um, inúmeros documentos).

Além do mais, a burocracia e o processamento de vários documentos — com cada um submetido a um prazo diferente de entrega — ainda dificultava o exercício dos direitos trabalhistas pelos colaboradores, que sempre enfrentaram constantes obstáculos para comprovar circunstâncias elementares do contrato de trabalho, como a duração da jornada, a prestação de horas extras, a existência de férias vencidas e não pagas, o aviso prévio não indenizado, e assim por diante.

Com o objetivo de pôr fim a esses problemas e, principalmente, para propiciar um maior controle fiscal sobre as empresas, combatendo o mercado informal, o Governo Federal criou o eSocial, uma ferramenta tecnológica capaz de unificar a prestação das mais relevantes informações das organizações brasileiras, seja no âmbito trabalhista, previdenciário ou tributário.

Essa inovação trouxe grandes e significativas mudanças para o cenário empresarial. Embora o uso da nova ferramenta eletrônica ainda não seja obrigatório para todas as empresas, já se nota importantes alterações na rotina dos profissionais de RH, que desde já devem ficar atentos a elas e buscar adaptar-se às suas exigências.

Para tirar as principais dúvidas sobre o eSocial para empresas, falaremos neste post sobre regras, aspectos e exigências que a nova ferramenta eletrônica trouxe. Confira!

1. eSocial: afinal, o que é?

O eSocial é uma ferramenta eletrônica criada por meio do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014. Ela faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital — SPED, e visa unificar a prestação de informações empresariais aos órgãos governamentais, sejam elas de natureza fiscal, previdenciária, comercial ou trabalhista.

A ferramenta foi instituída com a finalidade de aperfeiçoar e padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição de todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas referentes aos contratos onerosos de trabalho. Todos esses dados serão mantidos em um cadastro único, de caráter nacional.

Essas informações, contudo, não precisam ser necessariamente de relações de trabalho regidas pela CLT — Consolidação das Leis do Trabalho. Em regra, elas decorrem de relações formais de emprego, mas também podem se referir aos segurados especiais, aos prestadores de serviços em geral, aos trabalhadores cooperados e até mesmo aos estagiários, regidos pela Lei 11.788/08.

O Decreto 8.373/2014 instituiu o novo sistema como uma ferramenta obrigatória, imposta a todas as organizações, independentemente do seu porte, objeto — indústria, comércio, setor de serviços —, ou segmento. Nem mesmo os empregadores domésticos ficaram de fora da abrangência do eSocial, devendo cadastrar todas as informações dos seus empregados no sistema virtual.

O registro online das informações vai descomplicar a rotina dos empregadores e tornar mais simples o cumprimento de uma série de obrigações legais que são impostas a eles pelo ordenamento jurídico. O fornecimento dessas informações ao governo, por meio do eSocial, deixará tudo mais claro e trará benefícios para as empresas e para os seus empregados, evitando fraudes e ilegalidades.

2. Que entidades públicas participam do sistema?

Como a nova ferramenta veio para unificar a gestão e o compartilhamento das informações e dos dados fornecidos pelas empresas e pelos empregadores domésticos, ela vai ser manuseada por várias entidades públicas. Veja quais são!

  • a Caixa Econômica Federal — CEF;
  • a Receita Federal do Brasil — RFB;
  • o Instituto Nacional do Seguro Social — INSS;
  • o Ministério da Previdência Social — MPS;
  • e o Ministério do Trabalho e Emprego — MTE.

O eSocial veio para conferir mais autonomia e segurança no tratamento e na utilização dos dados empresariais, no limite das finalidades e competências de cada um dos entes participantes.

Antes da instituição da ferramenta, as organizações ficavam obrigadas a processar vários documentos e enviá-los a diversos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica, o INSS etc.

Com o novo programa, haverá uma otimização dos processos. Apenas uma guia será gerada e os dados só serão inseridos no sistema uma única vez, já que serão compartilhados pelos entes consorciados, no meio virtual.

A utilização do eSocial para empresas vai substituir diversos documentos, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Comunicação do Seguro-Desemprego, o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) etc.

As informações somente deverão ser registradas no momento da sua ocorrência, portanto, apenas uma vez. Desse modo, haverá maior confiabilidade no seu armazenamento, assim como mais flexibilidade e mais simplicidade no envio e na posterior ratificação pelos órgãos competentes.

Para a realização do controle eletrônico das informações fornecidas, o Decreto 8.373/2014 exige que todos os eventos ocorridos no cotidiano dos empregados sejam informados ao sistema, por meio do registro na rede mundial de computadores.

Isso significa que não será preciso instalar nenhum programa nos computadores da empresa, pois os dados serão transmitidos por meio da página governamental na internet.

3. O que vai mudar com a implantação do eSocial?

O eSocial surgiu para transformar a rotina das empresas. Antes, a grande burocracia a que as organizações brasileiras sempre estiveram submetidas dava lugar à inadimplência no cumprimento das suas principais obrigações.

Muitas vezes, as companhias deixavam de produzir ou de enviar determinados documentos obrigatórios, não expediam os laudos exigidos por lei ou camuflavam determinados expedientes somente para parecer estar em dia com a legislação.

Como o governo não dispunha de meios eficazes de controle, muitas dessas irregularidades acabavam passando despercebidas, favorecendo a sonegação fiscal e dando azo ao desrespeito a diversos direitos trabalhistas e previdenciários.

A nova ferramenta criada pelo Governo vai acabar com essa situação. Ela exige o envio imediato das informações organizacionais e os entes terão mecanismos eficientes para verificar se as empresas estão cumprindo as regras.

Além do mais, não será possível prestar informações erradas ou incompletas, pois o sistema faz o cruzamento de dados, e qualquer equívoco ou informação desencontrada serão facilmente identificados.

Toda essa nova conjuntura exigirá uma mudança significativa da postura até então adotada pelo RH das empresas: não haverá mais como postegar o cumprimento das novas exigências legais. Também não será possível descumprir os prazos ou adotar medidas alternativas não autorizadas pela Lei.

No dia a dia de algumas empresas, muitas vezes, acontecem algumas situações não permitidas em Lei, como o fracionamento irregular das férias dos empregados, o não processamento de documentos exigidos no prazo legal — como laudos e documentos de medicina e segurança do trabalho —, a não informação exata da remuneração ou da jornada de trabalho dos empregados etc.

Entrando em vigor o eSocial, essas irregularidades deverão ser imediatamente corrigidas, sob pena de a empresa sofrer sérias consequências.

3.1 Admissões e demissões

Dentre as mudanças trazidas pelo eSocial, estão os prazos para informar ao governo a ocorrência de determinados eventos ou modificações nos quadros funcionais da empresa: as admissões e as demissões de colaboradores.

A admissão de novos funcionários deve ser cadastrada no sistema até o final do dia imediatamente anterior à contratação do empregado. Contudo, é preciso habilitar a recepção para o evento até trinta dias antes da data prevista para a contratação que está sendo informada. Se a admissão não se efetivar, o processo pode ser cancelado no sistema.

O desligamento de trabalhadores também deve ser informado ao Governo por meio do registro no eSocial. O envio dessa informação deve ocorrer em até dez dias após a rescisão do contrato de trabalho, no caso de o aviso prévio ter sido indenizado.

Na hipótese de aviso prévio gozado pelo empregado, a informação sobre o desligamento deve ser cadastrada no sistema no máximo um dia depois da ocorrência do evento.

3.2 Folha de pagamento

Assim que surgiu, o eSocial ficou conhecido como uma espécie de folha de pagamento virtual, pois deveriam ser inseridos nele todos os dados relativos à prestação do trabalho, como o salário, as indenizações, os abonos, valores pagos por horas extras ou adicionais, abatimentos da remuneração etc.

Todos os proventos, descontos e algumas bases devem ser enviados para ele. Por isso confira a tabela de natureza das rubricas para saber o que deve ser transmitido.

A folha será transmitida totalmente aberta, ou seja, detalhada rubrica a rubrica e com destaque especial para a jornada de trabalho laborada por nossos empregados, pois será informada a quantidade de horas extras, de valores relativos a intervalos não concedidos de intrajornada ou interjornada, créditos e débitos de banco de horas, pagamento do banco de horas, dentre outros.

Pela folha de pagamento, podem ser controlados os valores pagos e também o montante da remuneração devida aos funcionários. Importante ressaltar que o sistema não permite a emissão da folha de pagamento para um empregado não cadastrado nele, ou a sua emissão sem a inclusão de todos os funcionários registrados.

A sistemática vai impor a observância do regime de competência para o fechamento da folha de pagamento. Assim, os eventos que ocorrerem dentro do mês civil terão que ser lançados na folha do respectivo mês e não no próximo mês, como é muito comum nos processos adotados pelas empresas.

Esse processo acontecerá a exemplo do que ocorre com as horas extras: as organizações costumam fechar o ponto entre os dias 15 a 20 do mês, e as horas extraordinárias realizadas após essa data costumam ser lançadas apenas na folha de pagamento do mês seguinte.

3.3 Jornada de trabalho

A jornada deve ser informada junto às informações essenciais do empregado, como salário, função etc, e qualquer modificação nela deve ser cadastrada no sistema, no momento em que ocorrer. É importante ressaltar que as alterações de horário devem ser sempre informadas, mesmo que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.

3.4 Alterações salariais

As alterações no salário devem ser informadas ao Governo no dia posterior à sua ocorrência, informando-se a data da efetiva modificação. Essa alteração deve ser cadastrada no eSocial antes do envio dos próximos dados envolvendo a remuneração do trabalhador, já com o novo salário-base. Se esse procedimento for desrespeitado, o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha de pagamento.

4. Qual o prazo real para aderir ao programa?

O eSocial é um sistema de adesão obrigatória e, por isso, deverá ser implementado pelas empresas obrigadas na data previamente estabelecida no cronograma feito pelo Governo.

Criado no ano de 2014, o novo sistema ainda não está em vigor. Recentemente, o Governo fixou um novo prazo para que a ferramenta passe a operar. Esse prazo leva em consideração o faturamento anual da organização.

Para as empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) no ano de 2016, o prazo final para a implementação do sistema é o dia 1º de janeiro de 2018.

Para as demais organizações e para os órgãos públicos, a obrigatoriedade de envio das informações exigidas começa a valer a partir de 1º de julho de 2018.

Contudo, em todos os casos, somente depois de decorridos 6 meses do término desses prazos citados acima (prazos limites) é que se tornará compulsório o envio das informações relativas à saúde e à segurança dos trabalhadores.

Além do mais, é preciso frisar que já foi disponibilizado o ambiente de produção restrito — espécie de campo para que a nova ferramenta possa ser testada por empregadores e contribuintes. As datas ficaram assim: 26 de junho e 31 de julho deste ano, para as empresas de TI; e a partir de 01 de agosto para todas as empresas.

5. Quais serão os benefícios?

Como falamos, o eSocial vai provocar significativas mudanças nos processos empresariais até então adotados, tanto no que se refere à própria rotina das empresas, quanto no que tange à fiscalização tributária e ao exercício de direitos pelos trabalhadores, principalmente os trabalhistas e previdenciários.

Mas é no interior das organizações que essas modificações serão mais expressivas, principalmente na rotina dos profissionais de RH.

Por isso, vamos trazer algumas mudanças que a nova sistemática vai operar no setor de Recursos Humanos das empresas. Confira!

5.1 Simplificação de atividades

Antes da instituição do eSocial, as organizações eram obrigadas a processar uma série de documentos e encaminhá-los aos mais diferentes órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho (MTE), a Caixa Econômica Federal (CEF), o INSS, etc.

5.2  Racionalização dos processos

Com a entrada em vigor do eSocial, os processos do RH serão racionalizados, pois as informações devidas serão inseridas apenas uma vez no sistema, gerando-se uma guia única, e poderão ser acessadas por qualquer um dos entes participantes, por meio do compartilhamento virtual dos dados.

Assim, diversos documentos serão deixados de lado — como DIRF, RAIS, CAT, PPP, GFIP — e os processos vão se tornar muito mais racionais e econômicos.

5.3 Melhoria na gestão organizacional

O eSocial vai trazer mais organização para os dados das empresas. Os vários documentos outrora produzidos serão substituídos por dados na internet. Isso tornará a forma de acesso e manuseio dessas informações muito mais simples.

Além de poderem ser acessadas a qualquer hora e de qualquer lugar, elas podem ser cruzadas com informações pretéritas, proporcionando a análise mais perfeita das mudanças e da evolução da empresa.

Com isso, o sistema poderá se tornar mais um mecanismo para a melhoria da gestão organizacional, por meio do fornecimento de bases para a tomada de decisões estratégicas. A empresa terá uma visão mais completa e aprofundada de seus processos, a partir da comparação de dados e da criação de novos indicadores no sistema.

As organizações terão a possibilidade de verificar as suas métricas e apurar o seu efetivo desempenho, por meio das informações cadastradas no sistema. Com isso, vários procedimentos serão simplificados e aprimorados.

5.4 Redução de custos

O eSocial ainda trouxe outras vantagens para as organizações, além das já citadas, principalmente para o setor de RH. Por meio das funções do sistema, as empresas economizarão com o uso de papel, já que será possível fazer backup de todos os registros realizados.

Isso vai promover redução de custos e de espaço, já que não será mais necessário manter grandes arquivos nos escritórios — a legislação anterior exigia que os documentos fossem guardados por até trinta anos, para serem manuseados em caso de fiscalização.

5.5 Transparência e segurança jurídica

Dispor de um sistema informatizado e com dados mais seguros e consistentes também vai proporcionar mais transparência e segurança jurídica às organizações, auxiliando no trabalho do RH.

Se, por um lado, o cadastramento virtual das informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais beneficia o governo e os trabalhadores, por outro ela também traz maiores garantias às organizações perante o fisco, pois evita-se condições para a criação de passivos fiscais e trabalhistas com base em arbitramentos unilaterais.

6. Como o RH deve se preparar para a implementação do eSocial?

O eSocial é um sistema de adesão obrigatória e, por isso, os empregadores deverão implementá-lo na data legalmente estabelecida. Ele vai exigir a realização de mudanças e adaptações em vários segmentos da empresa, mas será o setor de recursos humanos o mais afetado pelo novo regramento.

Como o RH é responsável por lidar diretamente com os colaboradores e seus respectivos processos (contratação, desligamento, treinamento e capacitação, realização de exames, mudanças de jornada, alterações salariais etc.), ele será o setor mais atingido.

Por isso, é preciso investir em tecnologia, capacitação e estabelecer estratégias para poder se adequar ao novo modelo e atender às exigências da legislação, dentro dos prazos estabelecidos.

Para te ajudar, veja algumas dicas de como o RH deve se preparar para operar o sistema. Dê uma olhada!

6.1 Realizar a qualificação cadastral

Antes de começar a usar o eSocial, a empresa deve fazer a qualificação cadastral de seus empregados. Essa etapa consiste na verificação de correspondência entre os dados de cada funcionário constantes no registro da empresa, e aqueles encontrados na base do Governo.

Para verificar eventuais inconsistências, o Governo vai disponibilizar um aplicativo para facilitar o processo de identificação correta dos trabalhadores no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. A organização deverá informar o CPF, o NIS, o nome e a data de nascimento de cada um de seus funcionários e o sistema vai realizar a verificação cadastral.

6.2 Treinar os colaboradores para operar o novo sistema

Para se adaptar ao eSocial, é preciso que a empresa esteja preparada e bem estruturada para lidar bem com ele.

Portanto, antes de ser implantado, além da adequação tecnológica e cadastral, o novo sistema vai exigir uma mudança cultural das organizações, começando pelo RH.

O eSocial veio para sistematizar e dar mais coerência e transparência aos dados fornecidos pelas empresas. Assim, muitos vícios cometidos no dia a dia empresarial terão que ser evitados, sob pena de ensejar uma fiscalização por inexistência ou divergência de informações.

Todas essas informações devem ser prestadas de imediato. Por isso, é necessário que o RH esteja em dia com seus processos e cumpra rigorosamente a legislação.

Os trabalhadores desse setor devem estar habituados à nova rotina. Para isso, é preciso que eles sejam treinados adequadamente. Assim, as chances de fornecer informações desencontradas ou inverídicas serão menores.

6.3 Manter a documentação em dia

O sistema eSocial é integrado por vários órgãos (MTE, CEF, INSS, RFB, etc.) e todos eles têm acesso às informações prestadas pelas empresas. Assim, o cruzamento de dados e a fiscalização se tornam muito mais eficientes e intensos.

Para ter regularidade, a empresa precisa estar em dia com a documentação, já que o lançamento de dados deve ser quase que instantâneo.

Desse modo, o RH precisa adotar métodos mais rígidos de controle das suas funções e dos documentos exigidos por Lei para que eles possam ser disponibilizados, dentro do prazo, no sistema, e evitar indesejáveis problemas.

Então, como vimos, o eSocial veio para sistematizar e simplificar as atividades de prestação de informações relevantes ao governo e diminuir a burocracia típica dos processos empresariais.

Embora o objetivo da sua criação tenha sido ampliar a arrecadação de tributos e evitar a sonegação fiscal, essa ferramenta vai assegurar aos trabalhadores meios mais efetivos para a defesa dos seus direitos, e às empresas um meio mais simples e racional de realizar a escrituração das principais obrigações a que estão sujeitas.

Via metadados

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