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Trabalho híbrido apresenta passivo de documentos físicos nas empresas

Trabalho híbrido apresenta passivo de documentos físicos nas empresas

19/04/2021 às 16h11 Atualizada em 19/04/2021 às 19h11
Por: Gabriel Dau
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O processo de transformação digital acelerou na maior parte das empresas em 2020, em especial nas PMEs, que mais sofreram com os prejuízos econômicos causados pelas medidas restritivas.

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Uma pesquisa, realizada pela plataforma Capterra/Gartner revelou que 43% das PMEs se digitalizaram para evitar prejuízos e viabilizar o trabalho à distância.

Se por um lado, a digitalização dos processos favoreceu o trabalho remoto durante a pandemia, a segurança passou a ser motivo de preocupação para boa parte dos gestores, com o surgimento do modelo híbrido de trabalho e o início das punições previstas pela LGPD ainda em 2021.

Uma pesquisa recente, realizada pela Robert Half, consultoria de recrutamento especializado, apontou que 95% dos executivos pretendem manter, mesmo após o fim da crise sanitária, um regime híbrido de trabalho, que alterna momentos no escritório e outros à distância.

Uma das principais dificuldades trazidas por esse modelo é o gerenciamento do passivo de documentos físicos, aqueles que não puderam ser descartados ou digitalizados.

O "arquivo morto" dos escritórios, além de ocupar espaço, põe em risco as informações sigilosas que ficam expostas sem qualquer critério de proteção, podendo ser acessadas, violadas ou até extraviadas durante o rodízio de circulação das equipes nas dependências da empresa.

Por outro lado, com parte do time trabalhando de forma presencial, alguns critérios para acesso irrestrito à nuvem precisam ser estabelecidos.

A pergunta que resta é: se eu digitalizar todos os arquivos, posso simplesmente descartar os documentos físicos que restaram? Apesar de parecer simples, responder essa pergunta envolve uma série de variáveis.

De acordo com a Lei nº 12.682/2012, que estabeleceu a mesma validade jurídica dos documentos físicos para as versões digitais, alguns requisitos precisam ser observados nessa transição, entre eles a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução.

Apenas após cumpridos todos os requisitos, as cópias físicas podem ser descartadas.

No entanto, atender todas essas regulamentações não é tarefa fácil e exige o apoio de um serviço especializado.

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Seja para gerenciar o passivo de documentos físicos ou digitalizar e armazenar os digitais, não se trata mais apenas de organização ou facilidade.

Essa migração passa a ser mais urgente em um modelo de trabalho que precisa unir o meio físico e digital de forma segura e, ao mesmo tempo, acessível, para que o fluxo não seja interrompido.

Designed by @pressfoto / freepik
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A mudança deve começar a partir da captura e digitalização desses documentos de forma descentralizada, para que os registros sejam gerenciados de maneira mais eficiente durante todo o seu ciclo de vida, principalmente quando estiverem próximos do seu descarte, automatizando o processo de destruição.

No caso dos documentos físicos, se faz necessário um mapeamento dos processos, para conhecer as falhas e criar um método para classificar esses documentos e até mesmo rever suas políticas e procedimentos de gerenciamento e acesso aos registros já existentes.

Os objetivos são: garantir a implementação de práticas que tragam maior eficiência para a gestão de documentos e para que a empresa saiba exatamente quais informações estão em seu poder, onde estão e quem pode acessá-las, para, então, pensar em digitaliza-las.

Fazer isso de uma hora para a outra ou até mesmo com recursos internos não é factível nem seguro.

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Por essa razão, o primeiro passo para as empresas que possuem um passivo de documentos físicos e pretendam adotar o regime híbrido de trabalho é buscar uma parceria especializada que possa assumir essa gestão sem prejuízo ao andamento das atividades.

Essa crise pode passar, mas terão outras.

Assim, o futuro é um assunto que precisa ser discutido agora para evitar que a falta de uma gestão adequada impeça a realização de novos negócios, cujo impacto vai além do financeiro.

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