Quando o colaborador tem direito a ajuda de custo? 

É muito comum que, em algumas organizações, os funcionários tenham a necessidade de se deslocar para representar os interesses da empresa. Com isso, ocorrem os custos com deslocamento, hospedagem e alimentação, entre outros. Nessas situações, a empresa tem a função de reembolsar o funcionário por essas despesas extras.

Mas com esses gastos extras, gestores e líderes precisam compreender melhor quando e quais custos devem cobrir a fim de evitar prejuízos à empresa e fornecer qualidade de trabalho para seu colaborador, seguindo a lei.

Confira na leitura quando o colaborador tem direito à ajuda de custo e o é preciso ficar atento.

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O que é a ajuda de custo para o colaborador?

A ajuda de custo fornecida para o colaborador é um valor em dinheiro, que a organização repassa para o funcionário. Tem o objetivo de ressarcir o mesmo por despesas, como viagens corporativas, mudanças de local de trabalho e demais circunstâncias definidas pelo empregador.

Pode-se definir a ajuda de custo como uma forma de devolver, ao colaborador, o dinheiro gasto com hospedagem, gasolina, alimentação, almoços de negócios e demais atividades em nome da organização, nas quais o colaborador teve que pagar do seu próprio bolso.

A ajuda de custo não tem natureza salarial, mas sim uma natureza indenizatória de ressarcimento das despesas extras geradas em função do trabalho.

Quando o colaborador tem direito a ajuda de custo?

Segundo os padrões legais, existem basicamente duas formas de fornecer o ressarcimento de despesas geradas pelo colaborador, com objetivo de cumprir suas funções trabalhistas.

A primeira forma tem embasamento legal. Já a segunda é uma norma organizacional, quando existem outras situações em que a empresa também deve custear os gastos no desempenho da função. Vejamos mais a respeito abaixo.

Segundo a legislação trabalhista, está no artigo 470 da CLT a obrigatoriedade da ajuda de custo nos seguintes termos:

Segundo o artigo, é de responsabilidade da empresa ressarcir o colaborador, ou seja, fornecer a ajuda de custo, quando o colaborador tiver que se mudar para realização de suas atividades de trabalho ou quando houver deslocamento do local costumeiro de trabalho.

Em resumo, trata-se do fornecimento de um valor em dinheiro, quando houver motivações específicas, em um repasse único, para custear as despesas das novas atividades ou mudanças.

A empresa é obrigada a realizar esse custeio, quando o colaborador, diante do interesse da organização, é transferido para outra região (cidade), podendo essa mudança ser ou não temporária, ocasionando a necessidade de deslocamentos, os quais também devem ser custeados.

Esse custeio de despesas para o cumprimento de interesses da organização pode abranger o transporte (incluindo o da família e dos móveis), como também a locação de um novo imóvel, entre outras várias situações, que acontecem em decorrência do desejo da organização.

Vale ressaltar que não se trata de um acréscimo ao salário, mas sim de um ressarcimento de despesas, pago em um montante único, ou seja, sempre que houver necessidade.

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Quais situações dão direito a ajuda de custo?

Existem outras situações em que a ajuda de custo se faz presente como um direito e um dever da empresa para com seu colaborador.

Esses direitos entram em vigor, sempre que se gerar despesas em função do cumprimento das funções a serviço da empresa. 

Mas esse ressarcimento possui regras e situações que os limitam, vejamos abaixo quais são:

• Locação de imóveis (caso o colaborador tenha que se mudar);
• Material de escritório;
• Equipamentos de informática (quando necessário);
• Adequações ergonômicas;
• Diárias de viagens;
• Alimentação;
• Transporte.

Vale deixar claro que tais despesas devem ser devidamente comprovadas por notas fiscais ou faturas de cartões corporativos A comprovação da necessidade da despesa protege o colaborador e o empregador de possíveis fraudes ou omissões.

A ajuda de custo deve ajudar o funcionário a exercer suas atividades fora do local comum de trabalho. O cálculo para chegar na quantia vai depender do destino do dinheiro e do acordo feito entre o colaborador e a empresa.

No caso de viagens a trabalho, faz-se através de um adiantamento de despesas corporativas. Desta forma ele pode fazer a viagem sem ter que se preocupar em utilizar seu próprio dinheiro ao desempenhar suas atividades em nome da empresa.