Muito mais do que uma simples compilação das entradas e saídas ao longo do mês, o fechamento de mês ou balanço mensal é um processo determinante na manutenção da saúde financeira da sua empresa a longo prazo. E isso pode ser percebido, na prática, de diversas formas. Para começar vale lembrar que, quando feito corretamente, o fechamento de mês é capaz de fornecer informações essenciais para o seu processo de
planejamento estratégico. Ao levantar informações sobre vendas realizadas, sua equipe estará em posição de identificar os produtos com maior demanda no período. Dessa forma contribui-se para um mapeamento da sazonalidade nas vendas mais efetivo. Certamente com essa prática, você obterá um planejamento de estoques igualmente mais eficiente. Da mesma forma, os resultados levantados e analisados no seu fechamento de mês servirão de base sólida para a sua tomada de decisões quanto à manutenção de investimentos atuais ou a necessidade de novos investimentos - seja em infraestrutura, marketing ou aquisição de determinados itens junto aos seus fornecedores. Além disso, o balanço mensal permite acompanhar a evolução dos resultados da empresa naquele mês, servindo como um termômetro da sua atuação. Certamente seu fechamento mensal é o instrumento ideal para estabelecer se houve lucro ou prejuízo no período. Assim, você saberá qual o impacto desse resultado nas contas da empresa. Não é à toa que as informações coletadas no balanço mensal poderão ser utilizadas, posteriormente, para consolidar o balanço anual da sua empresa. Por fim, um fechamento de mês correto vai facilitar a identificação de quaisquer desvios de caixa. Dessa forma pode-se garantir que o capital da empresa seja empregado sempre da melhor maneira possível. Já deu para ver porque o fechamento de mês é uma ferramenta essencial na
gestão financeira, não é mesmo? Então, para garantir o correto fechamento de mês na sua empresa, não deixe de conferir o nosso passo a passo:
Fechamento de mês: dados necessários
O balanço mensal deve mapear o emprego de todo o capital da empresa. Em outras palavras, será necessário realizar o levantamento dos ativos e passivos da sua empresa, para além do patrimônio consolidado.
Ativos
Os ativos são os bens ou direitos que sua empresa possui. Os ativos circulantes são aqueles com maior liquidez, que podem ser rapidamente convertidos em capital. Por outro lado os ativos não-circulantes possuem menor grau de liquidez. Os itens armazenados em estoque para venda ou produção, os valores em caixa e mesmo as aplicações de curto prazo: todos são exemplos de ativo circulante. Já os investimentos de longo prazo, o maquinário da empresa, seus veículos e até seus móveis são considerados ativos não-circulantes.
Passivos
Os ativos representam os bens e direitos que a sua empresa possui. Em contra partida o passivo representa as obrigações contraídas pela empresa. Os passivos circulantes são aqueles que deverão ser quitados em um prazo mais curto, dentro do exercício analisado. Os passivos não-circulantes correspondem às dívidas ou obrigações financeiras que deverão ser quitadas em um prazo superior ao exercício. Um exemplo de passivo circulante são as obrigações contraídas junto aos fornecedores. Normalmente são quitadas no curto prazo, enquanto um exemplo de passivo não-circulante poderia ser um empréstimo bancário de longo prazo.
Formato do balanço mensal
As informações levantadas serão em seguida compiladas no formato de uma tabela, na qual serão lançadas, na primeira coluna à esquerda, os dados relativos ao ativo (circulante e não-circulante) e, na segunda coluna à direita, os dados relativos ao passivo (circulante, não-circulante e patrimônio líquido). Na última linha serão somados os valores de cada coluna, com apresentação do resultado do exercício. É com base nesse resultado que a sua gestão poderá constatar o lucro obtido (ou prejuízo sofrido) e se articular de forma a manter (ou recuperar) o crescimento.
Para um controle efetivo do seu fechamento mensal
Como em qualquer outro processo da gestão financeira, é importante que também para o fechamento mensal seja definido claramente quem será o responsável por realizá-lo. A sua administração deve estar atenta e acompanhar de perto o trabalho do setor de contabilidade. A compilação dos dados deve acontecer sempre após o encerramento do período considerado. Normalmente é realizado na primeira semana do mês subsequente ou nos últimos dias do próprio mês. Vale ter em mente que os dados levantados para o fechamento mensal podem ser de grande valia na hora de realizar o seu balanço anual. Por isso, é importante que o trabalho seja realizado com seriedade. Todos os valores devem ser conferidos para que os documentos comprobatórios desses dados sejam arquivados corretamente. Muitas empresas de pequeno e médio porte ainda utilizam o sistema de planilhas preenchidas manualmente para a realização do fechamento. De funcionamento simples, esse tipo de procedimento pode causar problemas se houver qualquer tipo de erro na entrada dos dados. Por isso, vale a pena investir em automação da gestão. Softwares do tipo
ERP online têm a grande vantagem de concentrar em um só local todas as informações financeiras da sua empresa, facilitando enormemente o trabalho necessário ao fechamento do mês. Com apenas um par de cliques a sua administração poderá acessar todos os dados referentes às vendas, variações de estoques, fluxo de caixa e NFes emitidas, além de gerar
relatórios financeiros essenciais ao seu balanço mensal e anual, como é o caso do DRE. Se o processo de fechamento de mês ou de balanço anual tem sido uma dor de cabeça para o seu departamento financeiro, é sinal de que é preciso modernizar!
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