Sistema de registro e gestão de ponto: Entenda os benefícios de aderir um na sua empresa

Se você chegou até esse texto, então com certeza ficou curioso para saber os benefícios que um bom sistema de registro e gestão de ponto pode trazer para a sua empresa. 

Se a sua organização ainda não possui um, então saiba que uma ferramenta como essa pode te ajudar e muito no controle de jornada de seus funcionários. 

De forma simples, eu posso dizer que o registro de ponto é um sistema responsável por registrar os horários de entrada, de pausa para o almoço e de saída dos funcionários. 

Porém, ele vai muito além disso. Um sistema de controle das horas pode te ajudar a evitar processos trabalhistas, possibilita um controle sobre as remunerações, estabelece uma relação mais transparente com os funcionários e ainda otimiza a gestão de pessoal da sua empresa. 

Vamos ver como um controle de ponto pode aperfeiçoar todos esses processos na sua empresa? 

Os benefícios do sistema de controle de ponto

Para muitas pessoas um sistema de registro de ponto é apenas uma obrigação trabalhista que burocratiza as atividades do departamento de recursos humanos. 

Mas preciso te alertar que essa é uma visão ultrapassada, o controle de ponto será burocrático apenas se nós quisermos que ele seja, caso contrário ele é uma boa oportunidade de otimizar processos.

Eu costumo falar que existem 2 formas de vermos o controle de ponto. A primeira é como o vilão da história, ous seja, um sistema ultrapassado que é utilizado porque a legislação obriga. 

Já a segunda é como um grande aliado para a gestão do seu negócio, ou seja, são os novos sistemas de controle de jornada que vão muito além da captação de horários.

Se você está enxergando o controle de ponto por meio da segunda opção, você está no lugar certo, pois os benefícios serão incríveis. 

A primeira vantagem que eu quero destacar é o quanto ele melhora a relação de confiança entre as partes. Isso porque um sistema de ponto eletrônico registra o horário exato em que o funcionário entrou e saiu da empresa. 

Dessa forma, esse sistema registra com precisão a quantidade de horas extras, atrasos, faltas e adicional noturno, e nem preciso dizer o quanto isso é importante tanto para o funcionário quanto para a empresa, uma vez que interfere diretamente na remuneração e na folha de pagamento de uma empresa. 

Com a facilidade desse acompanhamento, processos são otimizados e ainda proporcionam  uma segurança à empresa, uma vez que não existe a possibilidade de erros manuais na marcação de horários, e eles podem ser conferidos online por todos os colaboradores.

A segunda vantagem que quero te mostrar é a segurança jurídica que o sistema de controle de ponto proporciona. Certamente você já ouviu falar em alguma empresa que sofreu um processo trabalhista devido a falta de pagamento de horas extras, descontos indevidos, entre outros problemas. 

Esse problema seria facilmente resolvido se as empresas adotassem um sistema de controle de ponto que atende o exigido pela lei. A melhor forma de evitar esse tipo de problema é com a adoção de um controle de ponto, mas quero ressaltar que não vale a pena investir em qualquer sistema. Na hora de escolher, certifique-se que ele está dentro da lei, e verifique se ele atende as portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho. 

Por fim, e falando mais especificamente do controle de ponto eletrônico, essa ferramenta em questão traz inúmeras vantagens na gestão de pessoal. Controlar a jornada de um funcionário vai muito além de apenas saber qual horário ele entrou e saiu. 

Esse processo está relacionado a produtividade, absenteísmo, motivação entre outros índices que são de extrema importância para se manter uma boa gestão..

Agora, apesar de existirem diversos sistemas disponíveis, eu preciso ressaltar uma coisa: todo sistema deve ter uma série de características essenciais para facilitar a gestão do RH de sua empresa.

Características de um bom sistema de registro e gestão de ponto

Um bom sistema de registro de ponto deve ser usado para facilitar o dia a dia de sua empresa, e não para gerar mais complicações. Por isso, se atente à essas principais características quando for escolher a melhor ferramenta para a sua organização:

A primeira e mais importante característica de um controle de ponto é a segurança da informação, afinal de nada adianta adotar um registro de ponto que não traz veracidade da informação e segurança jurídica. 

O segundo ponto que quero ressaltar é a otimização no processo de gestão de ponto. Ter uma boa comunicação entre o sistema de coleta das marcações e a plataforma de tratamento do ponto é essencial para quem busca facilitar o dia a dia do RH.

Sem uma boa conexão, o departamento terá um trabalho imenso transportando as informações do relógio de ponto até o sistema de tratamento. Além disso, caso precise corrigir algum erro de marcação de horário, seu sistema precisa possibilitar essa correção de forma rápida e fácil.  Como exemplo, algum funcionário pode esquecer de marcar seu horário de chegada, e com um bom sistema, o próprio colaborador pode acessar a ferramenta e modificá-lo.

Você lembra que eu comentei sobre os relatórios que podem ser gerados no sistema eletrônico? Eles também são uma característica essencial para sua empresa, uma vez que esses relatórios mostram informações importantes como o número de faltas e atrasos de cada colaborador.

Com esses dados, sua empresa consegue ter uma maior noção de questões como a motivação de seus funcionários e até prevenir problemas como o absenteísmo, o que afeta diretamente a entrega de resultados de cada setor.

Por fim, uma das características mais essenciais e que todo sistema deve ter é a possibilidade do gestor poder realizar cálculos complicados de forma simples e fácil. Como exemplo, um bom sistema consegue registrar as horas extras de todos os funcionários automaticamente.

Outro item que pode ser facilitado com esse sistema é o banco de horas, que é uma forma de compensação de horas trabalhadas que pode ser adotado pela sua empresa. Nesse caso, um bom sistema também gera o saldo do banco de horas de cada funcionário, e o gestor não precisa fazer esse cálculo sozinho e manualmente.

Afinal, independente do sistema que for adotado, não podemos negar a série de benefícios que ele traz. Antes de falar sobre eles, que tal entender rapidamente o que a legislação diz sobre esses sistemas?

O que a CLT diz sobre o controle de ponto

Todo sistema de controle de ponto é responsável pela gestão da jornada de trabalho de seus funcionários, que nada mais é do que o tempo em que os colaboradores passam à serviço da empresa no dia a dia.

O art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é o primeiro que deve ser destacado, já que ele estabelece que todas as instituições que possuem mais de 10 funcionários devem adotar algum tipo de sistema de controle de ponto. Ela diz o seguinte:

“Estabelecimentos com mais de 10 funcionários são obrigados a fazer a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”.

Essa lei foi criada em 1943 e, apesar de ser antiga, ao longo dos anos foram criadas várias portarias do Ministério do Trabalho com o objetivo de atualizar as regras do controle de jornada. 

A primeira que vou destacar surgiu em 2009. A Portaria 1.510, como ficou conhecida, regulamentou o uso do sistema eletrônico para controle de ponto.

Entre as determinações estão a proibição de restrições à marcação, lançamentos automáticos e alterações dos dados registrados, além da obrigatoriedade da impressão do comprovante de marcação para o funcionário.

Após o Governo Federal ter visto a necessidade de uma lei mais moderna, foi criada a portaria 373, que entrou em vigor em 2011 e ofereceu ao empregador a opção de utilizar sistemas de controle de ponto alternativos, desde que cumpra com as determinações estabelecidas pela lei. 

Bom, se você chegou até aqui, então espero ter te convencido da importância de ter um bom sistema de registro e gestão de ponto! Com ele, sua empresa com certeza terá um maior controle sobre a jornada de trabalho de seus funcionários, além de facilitar as atribuições do RH.

Por isso, é importante saber todos os tipos de sistemas que existem e as características de cada um para que a sua instituição escolha o que for melhor para suas necessidades!

Fonte: PontoTel