Ordem de Serviço: Aprenda o que é e como fazer uma

Muitas empresas investem alto em estratégias que auxiliam na organização de demandas internas.

Porém, não costumam contar com um modelo de ordem de serviço, que figura como ferramenta fundamental para otimizar as atividades.

Talvez o motivo seja a dificuldade de elaborar uma ordem de serviço adequada.

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O que é ordem de serviço?

Trata-se de um documento emitido pela instituição quando uma prestação de serviço é realizada, como um suporte, assistência técnica ou outro tipo de atendimento.

Além disso, a ordem de serviço é bastante utilizada nos trabalhos em campo.

Nesse caso, o documento indica que ofícios serão efetuados, tornando as tarefas mais planejadas e roteirizadas.

Considerando o valor das informações contidas nas ordens de serviço, muitas empresas decidem arquivá-las.

Dessa forma, o registro serve para outros fins, como controle de estoque, qualificação de determinados serviços, análise da produtividade dos profissionais internos e enumeração de riscos e medidas de segurança do trabalho.

Como fazer um modelo de ordem de serviço?

Não existe uma regra rígida sobre o modelo de ordem de serviço a ser usada, visto que as especificações de tarefas e outros dados variam de acordo com as necessidades de cada companhia.

Entretanto, para que o documento cumpra o objetivo, algumas informações são indispensáveis.

Veja quais são elas e, assim, construa uma base para fazer uma ordem de serviço personalizada.

Inclua o nome do funcionário

Esse consiste em um campo essencial.

Por isso, deve ser incluído mesmo que o funcionário tenha assinado a ordem de serviço.

Afinal, muitas assinaturas não revelam o nome do colaborador de modo legível, tornando impossível saber quem escreveu.

Insira a atividade desempenhada

Nessa parte são descritas as atividades que foram ou serão executadas pelos funcionários.

Essas informações precisam ser bem detalhadas, pois servirão como um importante documento comprobatório da qualidade e seriedade dos serviços.

Indique as medidas de prevenção

As normas de segurança do trabalho seguidas pela empresa devem ser descritas na ordem de serviço.

Essa é uma lei contida no artigo 175 do capítulo 5 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

É claro que nem todas as organizações contam com serviços que apresentam riscos a segurança do trabalhador, mas nesse campo podem ser colocadas normas administrativas como o registro do horário de entrada e saída pontualmente.

Elenque os equipamentos obrigatórios

Para as empresas que têm, por exemplo, funcionários em campo, é necessário dispor de um espaço na ordem de serviço para indicar os equipamentos obrigatórios para realizar as atividades.

Mostre os treinamentos

Os treinamentos exigidos para que o trabalhador exerça determinada função podem ser descritos na ordem de serviço.

Esse dado dá mais seriedade na execução das atividades e preza pela qualidade delas.

Coloque a data do documento

Por último, após a assinatura do profissional, é inserida a data da ordem de serviço.

A falta dessa informação é capaz de até mesmo anular os efeitos do documento.

Use um sistema adequado

Uma maneira eficiente de elaborar, organizar e administrar as ordens de serviços é implantando um sistema virtual gerenciador.

Sendo assim, torna-se possível integrar essa aplicação a outras ferramentas, como a de controle de estoque e financeiro.

Fonte: FLUA