Preenchimento da RAIS é obrigatório e deverá ser entregue até 30 de abril

Frequentemente são divulgadas estatísticas sobre pessoas empregadas ou desempregadas, setores da indústria, entre outros.

Mas, você sabe como esses dados são coletados?

Uma das formas é pela Relação Anual de Informações Sociais, a RAIS. Esse documento, que é obrigatório, deve ser preenchido pelas empresas no início de cada ano e enviado para o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Os especialistas da Express CTB – accountech de contabilidade – explicam em detalhes como funciona o preenchimento, quem deve fazer, como enviar e o que acontece caso haja atraso na entrega.

Confira:

O que é a RAIS?

Criada pelo decreto 76.900, de 23 de dezembro de 1975, a RAIS é uma coleta de dados trabalhistas feita até hoje.

Reúne informações como: quantidade de empregos criados, setores que mais empregaram ou demitiram pessoas, novos cargos criados, entre outros.

Como os dados da RAIS são utilizados?

João Esposito, CEO da Express CTB explica que: “Os dados são divididos por categorias, como localização (por município), faixa etária, classe econômica, tempo de serviço, só para citar algumas. O Governo pode usar esse material coletado para fazer uma série de políticas públicas na área de emprego”, explica.

Entre as políticas públicas que podem ser desenvolvidas pelos dados do RAIS estão: a organização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS); controle dos registros do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e de outros benefícios previdenciários; observação dos valores pagos do Seguro Desemprego e cálculo dos valores do PIS/PASEP.

“Além disso, analisar os dados da RAIS pode ajudar a criar medidas para impulsionar o mercado de trabalho”, revela Esposito.

Quem deve preencher a RAIS?

O envio da RAIS é obrigatório para todas as empresas inscritas no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). 

Pessoas físicas que contrataram funcionários no período referente ao envio das informações também devem preencher e enviar o documento.

Toda a lista pode ser encontrada no próprio site da RAIS, do Governo Federal.

No cenário em que a empresa está ativa, mas não possui nenhum funcionário, é necessário preencher a RAIS Negativa, onde não há nenhuma informação dos trabalhadores, apenas da organização.

“O único caso onde não há necessidade de envio é para a pessoa que é MEI”, explica Cristiane Machado, coordenadora do Departamento Pessoal, da Express CTB.

Por onde envio a RAIS?

O local do envio da documentação depende do faturamento da empresa.

Para as empresas que possuem faturamento superior e inferior a R$ 78 milhões, desde que não sejam optantes do Simples Nacional, – os chamados grupos 1 e 2 -, devem enviar pelo eSocial.

O envio da RAIS pela base de dados, pelo menos para essas empresas, passou a vigorar em janeiro de 2020.

As empresas e pessoas físicas contratantes restantes, que podem se encaixar nos 4 outros grupos, devem enviar as informações pelo portal da RAIS.

Empresas com mais de 10 funcionários devem emitir a RAIS utilizando um certificado digital.

Ao enviar, o sistema irá gerar um protocolo de entrega; ele estará disponível para impressão, mas você deve indicar que o arquivo original está gravado no disco rígido do seu computador.

O recibo de entrega da RAIS fica disponível para impressão no momento da confirmação da entrega cinco dias úteis após a data da entrega.

Quais informações devem constar na RAIS?

É importante declarar todas as contribuições sindicais feitas no ano-calendário, além de todos os funcionários contratados pelo regime CLT.

Todos os contratados, seja por prazo determinado, indeterminado ou apenas experiência, devem ser apresentados.

“Algumas informações não devem ser deixadas de fora, como datas de admissão, nascimento, possíveis rescisões e aniversários, além de CPF dos funcionários, salários e verbas rescisórias”, afirma João Esposito.

O prazo de envio da RAIS geralmente inicia no dia 12 de março e vai até 12 de abril. Porém, este ano, devido à pandemia o prazo da RAIS ano-base 2020 foi alterado para 30 de abril.

Os dados enviados pelo RAIS têm grande importância pois são utilizados para a base do cálculo do abono salarial.

Se você deixar de enviar, omitir informações, ou passar informações falsas ou erradas, deixa sua empresa sujeita a multa.

Quem não enviar a RAIS pode pagar multas a partir de R$ 425,64, adicionando R$ 106,40 a cada dois meses de atraso, contando a partir da data de entrega.

Além da multa pelo não envio, o valor pode ser acrescido dependendo da quantidade de funcionários.

Veja a tabela de acréscimo:

• 0% a 4%: de 0 a 25 funcionários;
• 5% a 8%: de 26 a 50 funcionários;
• 9% a 12%: de 51 a 100 funcionários;
• 13% a 16%: de 101 a 500 funcionários;
• 17% a 20%: mais de 500 funcionários.

Já o valor da multa para omissão de informação ou informações falsas/erradas é a partir de R$ 425,64, acrescido de R$ 26,60 a cada empregado omitido ou cada informação falsa/errada.

Mesmo que você cometa erros e pague a multa, sua empresa ainda deve enviar as informações da RAIS.

A Express CTB é uma accontech que tem o objetivo de desburocratizar a contabilidade para negócios. A Express CTB auxilia na legalização de empresas, certificações digitais, impostos, finanças, assuntos jurídicos, departamentos de contas, entre outros, em poucos minutos, com tecnologia e consultoria especializada.

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