Uma das maiores dificuldades de micro e pequenos empresários para manter seus negócios sustentáveis está na organização e gestão empresarial e tributária. São muitos detalhes que precisam estar em dia, referentes ao fluxo de caixa, controle de estoque, gestão de vendas, emissão de pedidos e notas, além das obrigações entre impostos, contribuições e taxas que variam entre Estados e município e que ainda sofrem constantes mudanças.

Por isso é fundamental organizar todos os processos e manter tudo atualizado para não se perder em meio a tantas informações. Ferramentas tecnológicas gratuitas e pagas existem para facilitar a gestão de documentos, estoque, vendas, contábil, financeira e empresarial, e são estratégicas para manter um controle personalizado da rotina fiscal e para a administração e planejamento dos negócios. Tibério César Valcanaia, diretor técnico do Myrp, sistema online para emissão de documentos fiscais eletrônicos e gestão empresarial, aponta cinco dicas importantes para garantir bons resultados às micro e pequenas empresas:

  1. Fique por dentro das atualizações das legislações tributárias

É um item muito importante para o contador ajudar o empresário a administrar o negócio. Um sistema atualizado com as constantes mudanças que ocorrem na legislação e que variam entre Estados e municípios garante mais assertividade na emissão de documentos fiscais que são exigidos pelo Fisco. Qualquer detalhe que passar despercebido, pode provocar rejeição da operação de venda. “Um sistema on-line atualizado constantemente garante o cumprimento da legislação, armazenamento seguro e autorização dos documentos de venda junto à Secretaria da Fazenda”, acrescenta Tibério.

  1. Integre e centralize os processos

É importante reunir em um mesmo lugar todas as informações da empresa e controle de documentos fiscais que entram e saem, para poder manter todos os processos atualizados, organizados e acessíveis. Um sistema de gestão permite obter essa visão macro do negócio, que ajuda a entender onde estão as falhas ou os gargalos dos processos. Opte pelo sistema na nuvem, que oferece mobilidade, com acesso em qualquer lugar e a qualquer momento.

  1. Produtividade

Otimize o tempo em atividades cotidianas, automatizando os processos. Softwares estão aí para facilitar e agilizar as rotinas de trabalho, sem ter que perder muito tempo com detalhes, como formatar e lançar dados em documentos de textos e planilhas, procurar documentos, entre outros.

  1. Controle financeiro

Analise receitas e gastos periodicamente de determinados períodos. Verifique se tem algum custo que pode ser cortado ou reduzido. Organize pagamentos e despesas com fornecedores e impostos. “Sistemas de gestão ajudam na organização dessas informações e prazos, evitando o pagamento de juros ou multas. Como o ERP possibilita a criação de alertas sobre vencimentos e rendimentos (pagamento dos clientes), não haverá o risco de esquecer essas informações”, esclarece o diretor técnico do Myrp. Dessa forma, será possível controlar as entradas e saídas e entender melhor o fluxo de caixa do escritório.

  1. Segurança de dados

Plataformas de gestão automatizam o lançamento e dados de diversos setores da empresa, que garante uma base mais completa, precisa e segura. Além disso, oferece a vantagem de fácil recuperação de arquivos, com backups automáticos, e facilitando a busca e acesso por documentos antigos, por exemplo. O ERP ajuda também a evitar alguns erros que poderiam prejudicar as empresas. O sistema é feito seguindo as leis vigentes, faz cálculos e lança dados de forma automática.

Todos esses pontos ajudam na tomada de decisões, seja em relação a fornecedores, investimentos ou ampliações da empresa. Com essas informações em mãos, é possível fazer análises e definir estratégias eficientes para otimizar o crescimento do negócio e evitar prejuízos. Para 2019, de acordo com análises feitas pelo Sebrae, a partir de dados da Receita Federal, a expectativa é de que sejam criadas 1,5 milhão de novas empresas, considerando os microempreendedores individuais, as micro e as pequenas empresas. Atualmente, cerca de 98,5% das empresas brasileiras estão nesse segmento, e são essenciais para a geração de emprego e para a estabilização da economia brasileira.