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A admissão de novos colaboradores é uma das principais tarefas agregadas às responsabilidades do Departamento Pessoal das empresas, uma vez que, a relevância desta atividade está atribuída à quantidade de etapas envolvidas neste processo, tal como o gerenciamento de toda a documentação necessária, procedimentos de entrada, exame, entre outros que exigem a manutenção de um padrão rígido para minimizar erros e evitar problemas no futuro.
A admissão de funcionário se trata de um agrupamento de procedimentos legais referentes à entrada de um novo membro na empresa.
De acordo com a lei, este processo deve se adequar às normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), responsável por definir os deveres e direitos dos empregadores e dos empregados.
Antes de se aprofundar sobre as etapas do processo de admissão, é preciso conhecer quais os tipos de contrato trabalhistas disponíveis no mercado brasileiro.
Este é o modelo mais usual, tendo em vista que não estabelece previamente nenhum período a ser cumprido.
Terminado o período de experiência, o contrato por tempo indeterminado é automaticamente iniciado.
No geral, a maior parte dos contratos não prevê uma data para o término do contrato, e somente aquela para início das atividades trabalhistas.
Em contrapartida, a rescisão pode acontecer a todo e qualquer momento, desde que o aviso prévio tenha sido esclarecido diante do empregador e/ou funcionário.
Caso o trabalhador tenha sido demitido sem justa causa, ele ainda tem o direito de receber uma multa rescisória de 40% incidente sobre o valor total presente na conta do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Seguro-Desemprego e aviso prévio.
Os trabalhadores regidos pelas modalidades de tempo determinado e indeterminado têm direito a alguns benefícios, como:
Esta opção já estabelece as datas de início e término do contrato.
Portanto, o colaborador tem ciência do período de trabalho a ser exercido desde o princípio.
Contudo, este prazo não pode ultrapassar dois anos.
Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), este contrato é válido nas seguintes hipóteses:
Cabe destacar que, nesta modalidade o direito ao recebimento do aviso prévio e multa de 40% sobre o FGTS e seguro-desemprego não é assegurado.
O contrato de trabalho temporário é exclusivamente direcionado à pessoa física, no intuito de contemplar as necessidades transitórias devido à troca do quadro de funcionários, ou aumento da demanda.
De acordo com a Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974, o trabalhador temporário deve possuir carteira assinada perante o exercício da atividade trabalhista por determinado período.
Segundo o artigo 10 da Lei e parágrafos 1º e 2º:
“Art. 10. Qualquer que seja o ramo da empresa tomadora de serviços, não existe vínculo de emprego entre ela e os trabalhadores contratados pelas empresas de trabalho temporário. (Redação dada pela Lei nº 13.429, de 2017)
§ 1o O contrato de trabalho temporário, com relação ao mesmo empregador, não poderá exceder ao prazo de cento e oitenta dias, consecutivos ou não. (Incluído pela Lei nº 13.429, de 2017)
§ 2o O contrato poderá ser prorrogado por até noventa dias, consecutivos ou não, além do prazo estabelecido no § 1o deste artigo, quando comprovada a manutenção das condições que o ensejaram. (Incluído pela Lei nº 13.429, de 2017)”.
Apesar de apresentar bastante semelhança ao contrato temporário, a diferença está na inexistência de um vínculo empregatício.
Neste sentido, o profissional executa as atividades trabalhistas esporadicamente por um curto período, mas não possui vínculo direto com o empregador, é o caso dos:
Esta opção foi agregada após a Reforma Trabalhista, regida pela Lei nº 13. 467, de 13 de julho de 2017. Além disso, o artigo 443, define a seguinte norma a ser aplicada:
“Art. 443. O contrato individual de trabalho poderá ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito, por prazo determinado ou indeterminado, ou para prestação de trabalho intermitente.”
Esta alternativa oferece maior flexibilidade, diante do acordo de horas e dias a serem trabalhados, que pode ser definido por ambas as partes e deve constar no documento.
A modalidade também prevê o direito ao recebimento de férias e FGTS, 13º salário proporcional.
O contrato de trabalhador autônomo ou pessoa jurídica, é oferecido quando ambas as partes decidem não estabelecer um vínculo empregatício e trabalhar na informalidade.
Portanto, ainda que não sejam disponibilizados os direitos e benefícios regidos pela CLT, o funcionário e o empregador são contemplados com algumas vantagens, tais como, a flexibilidade de horários e personalização dos acordos.
O estágio não caracteriza um vínculo empregatício entre as partes, de modo que, o contrato, na verdade, equivale a um termo de compromisso assinado pelo empregador e pelo colaborador, dispondo apenas de informações sobre as características da atividade a ser executada.
Neste sentido, enquanto o gestor obtém os benefícios de um funcionário em potencial, o estagiário tem a chance de aprender e desenvolver as funções correspondentes à sua formação e ainda receber um bolsa auxílio.
Perante a Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008, direciona o estágio os estudantes do ensino superior.
No que compete ao artigo 3º, essa alternativa de trabalho não gera um vínculo empregatício, de maneira que o texto destaca que:
“Art. 3º O estágio, tanto na hipótese do § 1º do art. 2º desta Lei quanto na prevista no § 2º do mesmo dispositivo, não cria vínculo empregatício de qualquer natureza, observados os seguintes requisitos:
I – matrícula e frequência regular do educando em curso de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e nos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos e atestados pela instituição de ensino;
II – celebração de termo de compromisso entre o educando, a parte concedente do estágio e a instituição de ensino;
III – compatibilidade entre as atividades desenvolvidas no estágio e aquelas previstas no termo de compromisso.”
Promulgada em 19 de dezembro de 200, a Lei nº 10.097 decretou que os jovens na faixa etária de 14 a 18 anos de idade devem ter a oportunidade de iniciar uma atividade no mercado de trabalho através da modalidade de Jovem Aprendiz.
Posteriormente, passou a vigorar a partir do dia 23 de setembro de 2005, a Lei 11.180, que, através do artigo 18, prorrogou o limite da idade de 18 para 24 anos.
Esta modalidade permite a capacitação do jovem através de ensinos práticos e teóricos durante o período de dois anos.
Observe as principais dúvidas relacionadas ao processo de admissão de funcionários:
O Departamento Pessoal é responsável por solicitar uma série de documentos do novo contratado, como:
A princípio, é necessário averiguar se o colaborador já possui o número do Programa de Integração Social (PIS), pois, do contrário, o empregador precisará criar um para ele, bem como, um cadastro junto à Caixa Econômica Federal (CEF).
O PIS é o benefício destinado aos trabalhadores do setor privado, responsável por assegurar que o funcionário efetue uma contribuição tributária a caráter social no intuito de custear o seguro-desemprego e o abono salarial.
Posteriormente, o empregador deve notificar a admissão do novo funcionário através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), gerido pelo Governo Federal no intuito de apurar a entrada e saída de todos os trabalhadores regidos pela CLT.
Antes de realmente dar partir para a contratação de um novo colaborador, é preciso analisar bem o perfil dos candidatos do processo seletivo, a fim de escolher aquele que melhor se encaixar nos parâmetros da empresa, além de ser uma etapa essencial para esclarecer questões como o cargo, exigências, salário, entre outros fatores.
É nesta fase que também é possível demonstrar a força de trabalho e a cultura da empresa, incluindo o posicionamento ético do recrutador, cumprimento das obrigações legais, apresentação das condições e necessidades do trabalho.
Após ser aprovado no processo seletivo, o futuro contratado precisa ser notificado sobre a escolha, bem como, sobre a necessidade de apresentar toda a documentação necessária para dar sequência ao processo de admissão.
É importante mencionar que, além dos documentos citados acima, caso o funcionário tenha filhos menores de 14 anos, ou maiores constatados com alguma invalidez, ele deve apresentar a certidão de nascimento, cartão da criança (no caso de filhos menores de seis anos), declaração de frequência escolar a partir dos sete anos e comprovante de invalidez, se for o caso, para obter o direito ao recebimento do salário-família.
A última fase legal para oficializar a admissão de um funcionário é realizar o registro seja em livros, fichas ou algum sistema eletrônico, com base no Artigo 41 da CLT.
De acordo com o parágrafo único do artigo mencionado, é preciso registrar as seguintes informações:
Tais registros devem ser compostos pelas informações a seguir:
Para começar, é preciso mencionar que os estagiários não atuam sob o regime da CLT, portanto, possuem deveres e direitos diferentes dos demais funcionários, além de exercer as atividades perante um modelo específico, como:
As mudanças impostas pela Reforma Trabalhista em 2017 afetaram o processo de admissão, incluindo o de estagiários.
Observe os principais fatores atingidos:
Ao concluir todas as obrigações legais atribuídas ao processo de admissão formal do novo colaborador, é preciso partir para a etapa administrativa responsável por oficializar a contratação junto à equipe da empresa.
Denominado de integração do funcionário, este procedimento consiste na inserção dele nas práticas internas do negócio, diante da execução de algumas atividades, como:
A ausência deste ritual de apresentação e inserção na rotina da empresa pode diminuir a potência e o impacto de um processo admissional bem-sucedido, o qual também influencia na motivação do funcionário.
Isso porque, é normal que o contratado crie expectativas quanto ao novo emprego, de maneira que, qualquer deslize mínimo que seja, pode afetar na adaptação ao ambiente e colegas de trabalho.
A mesma expectativa pode ser vista por parte da equipe que irá receber o novo membro, ainda que alguns integrantes estejam mais inclinados do que outros à receptividade, no entanto, o que importa é que cada um compreenda seu papel para obter o resultado esperado no final.
Com o objetivo de capacitar o funcionário e ajudá-lo a ter uma integração adequada, é necessário que o mesmo passe por um treinamento oferecido pela empresa, onde poderá conhecer a fundo sobre os princípios do negócio, objetivos, estratégias, produto ou serviço oferecido, entre outros fatores.
O essencial em todo este processo admissional é estabelecer uma estratégia no intuito de sempre saber qual é o próximo passo a ser dado, por isso, há empresas que optam por uma inicialização mais sutil, dando tempo e espaço para o novo contratado se adaptar, enquanto outras já preferem um método mais agressivo, estimulando a imersão do funcionário em projetos relevantes para que ele possa se sentir parte da organização, além de possibilitar que ele explore sua criatividade e potencial.
A papelada envolvida no processo é o maior inimigo da motivação, isso porque, submeter o novo colaborador ao preenchimento de uma série de papéis durante o primeiro dia ou semana de trabalho pode levar a crer que ele optou por trabalhar em uma empresa extremamente burocrática, caso não conheça os trâmites legais envolvidos nesta etapa.
Por isso, adotar um processo automatizado e convidar o funcionário a preencher todos os formulários necessários antes de dar início às atividades laborais pode amenizar a responsabilidade e exaustão dessa tarefa sem deixá-la de lado.
Conforme mencionado anteriormente, o processo de admissão de funcionários é uma das tarefas mais complexas e burocráticas da rotina do RH, consequentemente sendo mais propício a erros, os quais podem resultar em prejuízos para a empresa, portanto, é necessário se atentar para evitar falhas e sofrer sanções trabalhistas.
Além de se atentar quanto ao perfil seguido pela empresa e alinhar o processo a ele, recomenda-se o auxílio de softwares para ter uma admissão automatizada e minimizar os prováveis riscos.
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Por Laura Alvarenga
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