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Se você deseja emitir Cartão CNPJ, provavelmente é por esses dois propósitos: ou você está criando uma empresa e está identificando como abrir um CNPJ desde o início e quer realizar a inscrição do seu negócio no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, ou você fará essa emissão para comprovar a situação de uma empresa já existente – que para estar correta para finalidades legais deve constar como ATIVA.
Mas você sabe mesmo o que é CNPJ afinal? O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é mantido pela Receita Federal como um código que identifica cada empresa aberta no país – e é por isso mesmo que esse é o número que consta em toda a documentação de um negócio, desde a nota fiscal até o pagamento dos tributos.
Para ser considerada uma empresa legalizada, a firma precisa constar neste Cadastro – e, mais do que isso, precisa aparecer formalmente como apta a realizar negócios. Muitas das instituições que mantêm relacionamentos com empresas, como Bancos, agências de fomento ou grandes fornecedores, utilizam a emissão do Cartão CNPJ como um marco para a segurança dessas transações.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é o Cartão CNPJ e qual a sua utilidade – e te entregar um passo a passo simples para emissão deste documento. Se você está pesquisando sobre este assunto em busca de informações para a abertura do seu negócio próprio, aproveite e confira o nosso Ebook – Não perca dinheiro ao abrir empresa: aqui você confere como tomar decisões a respeito dos principais assuntos que aparecem na pauta de uma empresa iniciante.
Os principais dados que aparecem no Cartão CNPJ são o nome jurídico da empresa, bem como o nome fantasia, e o código de inscrição do negócio nesse Cadastro. Quando você consegue emitir o Cartão CNPJ de uma empresa, quer dizer que, de fato, ela existe e está registrada junto à Receita Federal, com possibilidade de emitir notas fiscais, legalmente.
Outra informação importantíssima que pode ser consultada no Cartão CNPJ para dar segurança às transações realizadas por intermédio desta empresa em questão é a situação cadastral: deve constar como ATIVA para demonstrar que a operação está amparada pela lei e dar maior tranquilidade aos envolvidos.
O documento em si consiste em um registro online, que pode ser verificado de forma automatizada via Internet. O nome correto do Cartão CNPJ é Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral – e o nome de Cartão vem mesmo da tradição de se utilizar cartões para comprovação de números documentais, como a própria Carteira de Identidade ou o Cartão CPF.
No entanto, com a migração das informações para os ambientes digitais, tais documentos se transformam em números que podemos apenas citar para que sejam verificados nos sistemas informatizados, garantindo nossa identificação – e isso não é diferente com o CNPJ.
É a partir do número do CNPJ que muitos procedimentos são realizados. Para abertura de contas bancárias, solicitações de financiamentos públicos ou privados, fechamento de contratos, compra com fornecedores atacadistas – e para uma série de outros trâmites – o empresário precisa de um CNPJ ativo. As próprias contas da empresa, como luz ou água, terão registro por este número.
É importante perceber que ao emitir o seu Cartão CNPJ também constarão nele as atividades econômicas para as quais a empresa está apta. Embora ainda existam empreendedores mais desleixados com a documentação, que acreditam que não é importante ter o registro correto das atividades realizadas pelo negócio, esse dado pode ser impeditivo em certas ocasiões.
Fornecedores atacadistas, por exemplo, costumam verificar as atividades praticadas por seus clientes e deixar de fora CNPJs que não se enquadram em revendedores dos seus produtos. Alguns potenciais clientes, especialmente quando se trata de negociações entre PJs, seja em contrato de licitação pública ou não, só aceitam a prestação de serviços ou aquisição de produtos de determinados segmentos.
Sobre a importância da documentação correta da empresa, ainda é importante dizer que quando houver qualquer questão judicial, a principal identificação do negócio é através da indicação no número do CNPJ.
E isso vale até mesmo para quando seu negócio estiver envolvido em relacionamento comercial com outra empresa: é importante consultar o Cartão CNPJ para ver a situação cadastral e se os dados como nome dos sócios e contatos correspondem à realidade antes de efetuar pagamentos e contratos.
Quais os passos para emitir o Cartão CNPJ de uma empresa?
Confira em detalhes como é o procedimento em cada uma das etapas da abertura da empresa, que gerará o seu CNPJ para atuar legalmente.
Sempre indicamos que a abertura da empresa aconteça com base em um estudo, um plano de negócios. Embora possa parecer complicado, este tipo de pensamento antecipado ajuda a definir com maior clareza como precisa ser esta empresa, até mesmo em relação aos tipos jurídicos e o tamanho. Por exemplo, é no momento da abertura do negócio que deve ficar definido se a empresa terá um ou mais sócios, quem serão estes participantes e como será o relacionamento entre eles dentro do empreendimento.
Os tipos de empresa se referem à natureza jurídica, onde é possível abrir desde um Microempreendedor Individual, MEI, até uma empresa Limitada com diversos sócios. A respeito do tamanho do negócio também é possível eleger entre Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), ou portes ainda maiores. Estas decisões só podem ser tomadas com base em conhecimento do que se pretende com a empresa que está sendo aberta – e esses dados ficarão registrados no seu CNPJ também.
A escolha de atividades econômicas tem vinculação direta com o propósito da empresa. Existem negócios de todos os tipos, e para a Receita Federal bem como para outras instâncias que fiscalizam e se relacionam com os negócios é através da definição destas atividades econômicas que são definidas questões referentes a impostos bem como a licenças necessárias.
Ora, é claramente diferente um negócio de um empreendedor digital, que manterá apenas escritório domiciliar, de um consultório odontológico, por exemplo. E é a partir da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) que os negócios declaram o que estarão praticando na empresa e dentro de quais políticas e legislações precisam se enquadrar. É também a partir das atividades selecionadas que se caracterizam relações business to business – sendo que empresas que contratam serviços e realizam compras de outras, tem como regra, em geral, respeitar as anotações de CNAE do CNPJ com o qual estão negociando.
Estamos já no Passo 3, mas talvez você prefira até mesmo antecipar esta escolha do serviço contábil para o início da pretensão de emitir um CNPJ próprio. Isso porque, conforme já vimos nos itens anteriores, é importante ter alguém com experiência no assunto para lhe indicar o melhor caminho – e não fique pensando que é muito simples definir questões como porte de empresa sozinho, por exemplo, porque não se trata de atividade que você pratica no seu dia-a-dia.
É por isso que o amparo de um bom escritório contábil é interessante, até porque é legalmente obrigatório a empresa manter um contador responsável pelos seus dados quando estiver em funcionamento – então não é um serviço que será utilizado apenas nesta abertura, mas sim que fará o acompanhamento do negócio na sequência.
As coisas começam a ficar ainda mais específicas nesta etapa. Se você optou por algum tipo de empresa Limitada, que são as preferidas porque oferecem a separação do patrimônio pessoal do patrimônio da empresa, será realmente necessário montar um Contrato Social. Este documento, assim como o Cartão CNPJ, apresenta uma série de informações sobre a empresa, especificando quem são os sócios e o percentual de cada um no negócio, e ainda definindo suas funções dentro da organização.
Quando você quer gerar seu CNPJ pela primeira vez, esse será o último passo para que o documento finalmente fique pronto. Com todos os documentos necessários para a abertura da empresa organizados em parceria com sua contabilidade, já com o Contrato Social montado, você precisa realizar o processo de abertura da empresa junto à Junta Comercial.
Aqui acontecem processos diferentes para os profissionais liberais – que precisarão de autorização dos Conselhos para emissão do CNPJ ao invés deste processo na Junta Comercial da cidade.
Se a documentação está correta e completa – parabéns! A própria Junta Comercial irá lhe enviar o número do CNPJ da nova empresa aberta – já que este órgão faz a comunicação com a Receita Federal. Se você não receber o próprio Cartão CNPJ – esse documento que atualmente se chama Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral – você pode entrar no serviço da Receita Federal, emitir e armazenar com você como preferir, impresso, em PDF, como imagem no seu celular.
Se você já fez o registro da empresa e já tem um CNPJ, a emissão do Cartão CNPJ é feita diretamente no site da Receita Federal. Ao acessar o serviço de Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, você deverá informar no campo correspondente o código CNPJ e liberar seu CAPTCHA (programa que verifica se é um humano mesmo que está realizando esta consulta). Ao clicar no botão de CONSULTAR você já terá acesso ao Comprovante, e esse é o Cartão CNPJ mesmo.
Embora você receba a numeração do CNPJ pela Junta Comercial, conforme falamos, muitos procedimentos legais pedem o documento do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral para envio direto ou para ser apresentado no local – então é sempre importante ter uma cópia do Cartão CNPJ.
É possível imprimir, mas com os processos avançando em direção ao formato digital, o mais prático é manter uma versão em PDF do documento nos seus arquivos de acesso rápido.
Há casos em que é preciso emitir um novo Comprovante, com data recente, para que seja aceito – justamente para comprovação da situação cadastral atualizada daquela empresa. E aí é só repetir o acesso ao sistema e emitir novamente. O serviço é fácil, como você já viu, e o acesso é gratuito.
A emissão do Cartão CNPJ para o Microempreendedor Individual na primeira vez, que corresponde ao processo de abertura da empresa, segue um processo diferente do modelo colocado acima, que vale para as Limitadas e outros modelos de empresa, sendo individuais ou com mais sócios.
No caso do MEI, o sistema do Governo Federal possibilita realizar todo o trâmite através do Portal do Empreendedor – com documentação simplificada. Isso acontece porque o MEI é um tipo muito simples de empresa – que já indica a opção pelo Simples Nacional bem como identifica o negócio de forma vinculada ao CPF do empreendedor. É através do processo realizado neste sistema que é emitido o CNPJ do Microempreendedor Individual – que constará no documento chamado Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI).
Antes de realizar o processo de abertura, indicamos que você consulte mais informações sobre como abrir empresa, uma vez que a Contabilizei pode te ajudar a verificar se o seu negócio está corretamente dimensionado para o enquadramento MEI – evitando que você perca tempo e dinheiro em uma investida com potencial menor do que você esperava.
Por Charles Gularte, formado em contabilidade pela FAE Centro Universitário e MBA em Gestão Empresarial, Administração e Negócios.
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