Controle de contas a pagar: A importância de harmonizar os prazos a receber

Uma gestão financeira eficiente faz o controle adequado das contas a pagar e contas a receber, utilizando um correto planejamento e procedimentos técnicos adequados. Entretanto, algumas situações alheias ao planejamento dos administradores financeiros podem comprometer a harmonização entre os prazos a receber e as contas a pagar da empresa, comprometendo o equilíbrio das finanças do negócio.

Nesse artigo vamos falar da importância de harmonizar os prazos a receber com as contas a pagar e como isso pode ser benéfico à saúde financeira da empresa.

Controle de contas a pagar

As contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa possui com credores, fornecedores, impostos e taxas, entre outras, que permitem o funcionamento e as atividades da empresa. A gestão adequada das contas a pagar é capaz de fazer os pagamentos dentro do prazo correto, evitando a incidência de multas e juros por atraso ou até mesmo evitando que medidas drásticas sejam tomadas contra a empresa, como por exemplo um fornecedor deixar de vender os insumos necessários ou a empresa ser impedida de prestar serviços por falta de pagamento de alguma taxa à prefeitura.

Nesse sentido, podemos observar que essas ações dependem quase que exclusivamente de uma boa administração financeira. Porém, para que a empresa tenha a capacidade de efetuar os pagamentos em dia, é necessário que haja saldo em caixa. A atividade empresarial pressupõe que o dinheiro disponível em caixa seja a receita gerada através de vendas de produtos ou serviços pela empresa. É nesse momento que podemos concluir que as contas a receber também devem ser efetuadas em dia, garantindo que o dinheiro esteja em caixa quando precisar ser utilizado.

Controle de contas a receber

As contas a receber são oriundas de vendas realizadas a prazo, ou seja, é um direito a receber que a empresa possui. Mas devido ás diversas negociações feitas ao longo de um período, é possível que o prazo de pagamento de cada venda seja diferente, ou até mesmo ser realizado em atraso.

Já deu para imaginar que se não for realizada uma correta gestão das finanças pode haver um desequilíbrio entre o valor disponível no caixa e os valores que a empresa tem como obrigações a pagar, não é mesmo? Tal situação pode comprometer as atividades da empresa e até mesmo causar problemas com a prefeitura ou órgãos regulatórios da atividade empresarial.

Manter o controle de contas a pagar e a receber são atividades indispensáveis para garantir que essas duas atividades estejam em harmonia.

O correto controle dessas atividades é realizado por empresa de terceirização financeira, para que você possa ter foco no negócio e mais tempo para se dedicar às atividades principais da empresa, enquanto deixa a realização desses procedimentos estratégicos nas mãos de especialistas em administração financeira e em controle de contas a pagar e receber.

Controle de contas a pagar e contas a receber em harmonia

Se não houver dinheiro suficiente em caixa no prazo correto, ficará mais difícil para a empresa honrar seus compromissos. Administrar as finanças de forma que os valores a receber pela empresa sejam efetuados antes que se encerre o prazo para pagamentos dos valores obrigatórios é uma ajuda e garantia a mais de que haverá saldo disponível para essa função.

A harmonia entre as contas a pagar e prazos a receber se dá quando é realizado um correto planejamento da administração financeira da empresa, com ações e medidas estratégicas e eficazes.

Como harmonizar contas a pagar e contas a receber

O primeiro passo é contratar uma empresa de terceirização financeira que conta com administradores financeiros capacitados e especializados para fazer um planejamento estratégico das finanças da empresa. Os profissionais farão uma revisão dos processos financeiros do negócio e organizar os dados necessários antes de tomar qualquer decisão.

Outros passos que podem ser tomados para a auxiliar na harmonização das contas a pagar e prazos a receber são:

1 – Tenha todos os registros atualizados tanto de contas a pagar quanto de contas a receber. Organize através de planilhas ou sistemas de gestão, tenha o controle das datas de vencimento e de recebimento e uma projeção do valor que será necessário estar no caixa no momento de pagar as obrigações financeiras importantes para a atividade da empresa.

2 – Limite o prazo para que clientes que compram a prazo efetuem o pagamento. Para isso é necessário analisar a atividade de cada empresa e suas práticas de vendas para estabelecer um limite aceitável para clientes sem que afete as atividades da empresa. Essa análise deve ser feita de forma criteriosa para o cliente consiga manter a compra dos produtos, mas o prazo estabelecido não pode se prolongar ao ponto de diluir muito os valores a receber, causando uma baixa entrada de valores no caixa.

3 – Mantenha um controle sobre os descontos concedidos em caso de pagamento a vista ou antecipações, assim como de juros recebidos quando for realizado pagamento em atraso.

4 – Quando um cliente extrapolar o prazo de pagamento se faz necessário realizar a cobrança e negociar o pagamento de juros, pois o pagamento em atraso compromete o saldo em caixa da empresa e essa falta deve ser compensada. Não tenha receio de cobrar os clientes, uma relação transparente de parceria requer que ambas as partes cumpram com suas obrigações em dia.

5 – Mantenha um bom relacionamento com clientes que pagam em dia, esses são fundamentais aos negócios e colaboram positivamente com a harmonização de contas a pagar e receber da empresa. Se possível, estabeleça uma prática de oferecer descontos quando forem realizadas antecipações de pagamento. Essa medida requer uma avaliação a fundo das contas e valores, para não prejudicar o saldo em caixa da empresa.

Mais tranquilidade para administrar o negócio

Fazendo uma correta harmonização entre as contas a pagar e os prazos de contas a receber é possível garantir dias de trabalho mais tranquilos, sem a incerteza da possibilidade de honrar com os compromissos necessários para manter a empresa funcionando.

Mais informações:

Sobre a Vibratto

Referência na terceirização financeira para startups e PMEs de todo o Brasil, a Vibratto possibilita que empreendedores em estágio inicial comecem suas operações com o gerenciamento de contas a pagar, receber, emissão de notas fiscais, fluxo de caixa e cobranças já organizados e alinhados.