AFD, AFDT E ACJEF: entenda mais sobre esses relatórios fiscais

Existem vários documentos que precisam da atenção das empresas para comprovar e gerir as rotinas de trabalho dos funcionários.

Dentre eles estão o AFD (Arquivo Fonte de Dados), AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) que são conhecidos pelos profissionais que atuam no Departamento Pessoal das empresas.

Então, chamamos a sua atenção para a necessidade de entender tudo sobre esses dois relatórios fiscais.

Veja neste artigo a principal diferença entre esses relatórios e a importância desses arquivos, para as empresas brasileiras.

Controle de ponto

Antes de falarmos sobre os relatórios, é preciso entender como funciona o controle de ponto que está previsto pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Desta forma, as empresas precisam cumprir as regras para sua implementação, visando o registro da jornada dos trabalhadores para a elaboração da folha de pagamento. Veja o que diz a legislação sobre a obrigatoriedade do controle de ponto: 

"Art. 74 § 2º - Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso."

Desta forma, as informações dos trabalhadores podem ser registradas das seguintes maneiras: 

• Manual: feito através do livro de ponto;
• Mecânico: feito por meio do relógio de ponto com a utilização de um cartão com as informações do trabalhador;
• Eletrônico: sendo utilizada a biometria e o crachá que contém a identificação do trabalhador;
• Online: utilizado de forma virtual  e seu armazenamento é feito em nuvem. 

O que são os relatórios?

Os sistemas que fazem o registro de ponto que são utilizados pela empresa para contabilizar a jornada de trabalho dos colaboradores, geram dados fiscais.

Um deles é o AFD (Arquivo Fonte de Dados), que se trata de um relatório exigido pela fiscalização do trabalho e que mostra todos os pontos batidos pelos colaboradores.

Vale ressaltar que esse arquivo não pode ser modificado, desta forma, não podem ser apagadas ou alteradas as suas informações.

Então, ficam registradas as seguintes informações: horários de marcação de ponto; número do PIS do colaborador; data em que o ponto foi marcado e o Número Sequencial de Registro (NSR). 

Também temos o AFDT, onde constam todas as informações relacionadas à marcação do ponto dos funcionários que são registradas através do Arquivo Fonte de Dados Tratado, incluindo os dados sobre a entrada, saída  e intervalos. 

Mas, neste arquivo podem ser feitas as devidas correções se existirem possíveis erros da marcação de ponto pelo responsável, além de serem registrados dados como abono devido à apresentação de atestado ou falta justificada. 

Da mesma forma que acontece com os demais relatórios, o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), que se refere a um documento onde é registrada a jornada de trabalho dos funcionários como horários de entrada e saída; hora extras; faltas; informações sobre férias, abonos; além de adicionais, dentre outros. 

Mas , diferente dos demais, esse arquivo somente é utilizado e disponibilizado quando houver fiscalização e deve ser emitido diretamente do Registrador de Eletrônico de Ponto (REP).

Para isso, o auditor fiscal coleta os dados com uso de um pendrive e o arquivo gerado está em formato .txt. 

Importância dos relatórios 

Citamos acima que esses relatórios são utilizados para controlar a jornada de trabalho dos funcionários.

Mas, é importante saber ainda que eles são utilizados para verificar se as empresas estão cumprindo de fato a legislação, o que garante o cumprimento dos direitos dos trabalhadores. 

Desta forma, o Departamento  Pessoal precisa estar atento ao funcionamento desses relatório para evitar problemas trabalhistas, o que pode prejudicar as empresas. 

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Por Samara Arruda