Notas fiscais de entrada: falhas na gestão podem acarretar punições superiores a R$1 mil por nota

A legislação brasileira é bastante complicada com relação à área fiscal, por esse motivo simplificar a rotina e tentar evitar as falhas humanas é o objetivo de toda empresa.

Com relação a isso, uma das principais dificuldades dos empresários tem sido o recebimento e a gestão completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de produtos, de serviços, entre outros.

Quando não existe uma organização bem estruturada desses documentos, não há como realizar uma boa gestão. Isso interfere em muitas áreas de uma organização, como: compras, controladoria, fiscal, contábil e financeira.

Outra queixa recorrente dos empresários acontece quando o fornecedor erra ao preencher os documentos fiscais. Em primeiro lugar está a verificação de autenticidade das notas de produtos que pode ser realizada em um portal específico e a conferência das notas fiscais de serviço que pode ser feita através dos portais de cada município, aproximadamente 5.570 portais.

Além disso, existe a verificação de regularidade do fornecedor. Ela pode ser realizada no site da Receita Federal, da opção do Simples Nacional em outro portal e do Cadastro de Prestadores de Outros Municípios - CPOM em cada prefeitura. Esse procedimento é demorado, manual e cheio de pormenores. Por último, é preciso falar do armazenamento e do tempo de conservação desses documentos, de acordo com a lei são exigidos cinco anos.

Quais são as consequências para o empresário que não arquivar seus documentos corretamente?

Em casos de fiscalização, se o empresário não conseguir apresentar o documento solicitado pelo fiscal, a empresa será multada. A multa poderá ter o valor superior a R$1.000,00 por documento, além da nota explicativa de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL  de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS. 

Quais são as outras dificuldades encontradas pelas empresas na gestão das notas fiscais?

Além do armazenamento, há uma dificuldade em gerenciar as notas fiscais depois do recebimento. Nesse caso, o usuário precisa consultar o status do documento sempre que desejar, pois as notas podem ser canceladas ou anuladas pelo fornecedor sem o aval do destinatário. Quando isso ocorre, o empresário pode se apropriar de créditos indevidos e registrar notas fiscais sem validade em seu Enterprise Resource Planning (ERP). Logo, para evitar transtornos, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entrada. Automatizar o processo por inteiro é o segredo para o sucesso das empresas.