Ao contrário do que podemos pensar, pessoas e profissionais bem sucedidos também  procrastinam atividades do dia a dia, se sentem estressados e perdem tempo com distrações, pelo menos em algum momento do dia, apesar dessa não ser a intenção, afinal, somos humanos. E é exatamente por isso que você, empresário e profissional de contabilidade não deve se sentir culpado.

Foque no ganho de tempo e em algumas técnicas e hábitos necessários para que a produtividade vire rotina em seu cotidiano. Para que possamos obter os grandes resultados, precisamos entender quais os segredos por trás de líderes, CEOs, empreendedores e inovadores de sucesso.

Eu procuro dar algumas dicas sobre produtividade, organização e para isso leio bastante sobre o assunto. E exatamente em meio à uma pesquisa encontrei os hábitos mais comuns de pessoas super produtivas. Por se tratar de um assunto bastante extenso (e sabendo que você, Contador, não tem muito tempo de sobra) vou falar de alguns desses hábitos, de forma bastante objetiva.

Para se tornar uma pessoa produtiva é preciso saber a hora de parar. Literalmente. Breves pausas entre uma tarefa e outra, ou mesmo no meio de uma grande tarefa, melhoram consideravelmente seu foco e produtividade para seguir. “Cada um tem um tempo em que consegue se manter concentrado em uma determinada atividade, pode ser de 30 a 60 minutos. O que sabemos é que, passado esse período, é preciso parar e começar de novo para manter a mesma qualidade na tarefa que está sendo desempenhada”, afirma o consultor de negócios Alessandro Saad, idealizador do site Empreendedores Compulsivos.

Mas, por quê? Bom, nosso relógio biológico funciona de duas formas: ritmos circadianos e ultradianos. Nossos ritmos circadianos – que funcionam em um período de 24 horas – são a liberação natural de melatonina do nosso corpo, ditando quando estamos energizados ou esgotados. Já os nossos ritmos ultradianos – que funcionam em períodos de 90 minutos – são os altos e baixos de energia ao longo do dia. Por exemplo, podemos estar energizados por 90 minutos, mas depois disso vamos nos sentir um pouco cansados e precisamos voltar a reabastecer.

Pessoas altamente produtivas entendem que a gestão de sua energia é tão importante quanto gerenciar o seu tempo. A “Técnica Pomodoro” é uma forma eficiente de começar a colocar isso em prática. Essa técnica consiste em trabalhar em períodos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos e pode funcionar com você.

Além da gestão da sua energia, definindo o seu objetivo diário como uma “declaração de missão pessoal”. Isso porque pessoas altamente produtivas se perguntam, de maneira prática, “onde eu (ou no caso a minha empresa contábil) quer estar daqui a 5 anos?” Ao definir sua missão, são criadas metas de longo prazo; a partir das metas de longo prazo, cria-se metas a curto prazo; e, por sua vez, metas de curto prazo que te ajudam a definir uma listas de afazeres. Assim, tudo começa com a definição de um propósito. Qual o seu?

Você pode começar todo esse planejamento com uma lista de tarefas para o dia, na noite anterior. Pessoas produtivas possuem uma característica em comum: eles focam intencionalmente em suas tarefas mais importantes. Os dois métodos eficazes para fazer isso são a lista que citei acima e também a definição de prazos para as tarefas mais importantes, mesmo que o cronograma fique apertado e fragmentado, sempre baseado no que é verdadeiramente possível concluir.

Se a sua tarefa mais importante é criar uma apresentação dos relatórios financeiros do seu cliente e apresentá-lo, o planejamento será mais ou menos assim:

8h – 9h30: Analisar os relatórios financeiros do cliente.

9h30 – 11h: Elaborar soluções e estratégias

11h – 12h: Criar os slides da apresentação

12h – 14h: Almoço com o cliente e apresentação da proposta

Planejar um dia inteiro de atividades é tarefa fácil, mas distrações sempre acontecem. E elas partem de nós mesmos e também por meio de outras pessoas. Nas vezes em que as distrações vem de dentro, você se pega, por exemplo, procurando algo no Google e minutos depois se perde em um navegação por Facebook, WhatsApp, Linkedin ou outros sites e aplicativos, principalmente durante o trabalho. Pessoas altamente produtivas removem essas distrações internas.

Você pode instalar um aplicativo para bloquear sites como o StayFocusd, que limita o tempo perdido em sites como o próprio Facebook. Uma alternativa é desligar o wi-fi do celular quando estiver trabalhando nas tarefas mais importantes. Ou, em uma situação lúdica, você pode até isolar-se com um notebook cheio de bateria, porém sem o carregador, e concluir suas atividades correndo contra o tempo para finalizar as tarefas antes que acabe a carga.

Dependemos muito do computador para o trabalho, então uma das prioridades ao utilizar essa ferramenta é otimizar a sua caixa de e-mails. Ao abrir a aplicação de e-mail do meu laptop vejo mais de cinquenta mensagens não lidas. Então respondo e excluo tudo até chegar a zero. Na vez seguinte em que entro, no entanto, tenho uma nova pilha de e-mails não lidos esperando para serem lidos e respondidos.

Em exemplos como esse, de forma quase neurótica, nós respondemos e apagamos os e-mails que chegam, porque estamos determinados a manter nossa caixa de entrada vazia. Isso pode nos afastar da conclusão de projetos importantes. Por isso, utilize aplicativos capazes de otimizar a sua caixa de e-mails, como o SaneBox, Sidekick e o Unroll.me.

Boa sorte com muita produtividade!

 
Matéria inspirada em: http://contaazul.com/contabilidade/blog/13-habitos-de-pessoas-super-produtivas-o-guia-definitivo-parte-1/

Postagem:
retrato de Marcelo dos Santos, colunista ContaAzul

Formado em Ciência Contábeis, Marcelo dos Santos tem MBA em Administração Global pela Universidade Independente de Lisboa e MBA pela Fundação Getúlio Vargas. Ganhou diversos prêmios como o Marketing Company on Technology Marketing e Grandes Sacadas de Marketing. Atualmente, é Sócio & Head do ContaAzul para Contadores.

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