Quais são as obrigações acessórias que as empresas do Simples Nacional devem declarar?

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Os empreendimentos regidos pelo Simples Nacional não são obrigados a declarar algumas das obrigações acessórias como a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), o Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (DACON), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Escrituração Contábil Digital (ECD). Em contrapartida, há diversas outras obrigações mensais e anuais que devem ser entregues. 

Mensais 

PGDAS-D

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D), se trata de uma declara eletrônica obrigatória atribuída às empresas optantes pelo regime do Simples Nacional.

O intuito desta obrigação é calcular os impostos devidos a cada mês e, pagos através do documento de arrecadação (DAS). A validade da entrega desta declaração é a mesma do pagamento dos referidos tributos. 

SEFIP/GFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência (SEFIP) se trata de uma declaração magnética que reúne informações trabalhistas, previdenciárias e referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

A obrigatoriedade desta declaração está atribuída a todas as empresas, mesmo aquelas que não possuam nenhum funcionário. 

A declaração deve ser entregue todo dia 7 de cada mês, mesmo prazo que deve ser cumprido pela Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), que possui dados sobre vínculos empregatícios, remunerações e valor do FGTS a ser pago.

Todas são geradas automaticamente e enviadas à SEFIP. No caso da Guia da Previdência Social (GPS), esta é utilizada somente na circunstância de recolhimento do INSS dos colaboradores, também gerada pela SEFIP devendo ser paga até o dia 20 de cada mês. 

Ainda que a empresa não possua nenhum funcionário, a SEFIP/GFIP correspondente ao mês de abertura da empresa deve ser enviada mediante a seleção da opção “sem movimento”.

Cabe destacar que, feito este envio somente uma vez, o empreendedor não será obrigado a realizar uma nova declaração neste sentido, apenas que haja uma alteração no cenário. 

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é uma declaração eletrônica com o objetivo reunir informações sobre as admissões e demissões referentes aos funcionários contratados perante a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

É através desta declaração que o seguro-desemprego se baseia para averiguar os dados equivalentes aos vínculos empregatícios, bem como, a demais programas. 

O prazo de declaração do CAGED é até o sétimo dia do mês posterior ao de referência dos dados, caso tenha havido movimentação de funcionários, seja através da admissão ou demissão. No mês em que tais aspectos não forem cumpridos, o envio do documento não será obrigatório. 

DESTDA

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DESTDA), é uma declaração a nível estadual atribuída aos empreendimentos optantes pelo Simples Nacional, Exceto a Microempresa Individual (MEI), uma vez que devem recolher o Imposto sobre Contribuição de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

A DESTDA abrange o ICMS retido como Substituto Tributário; ICMS sujeito ao regime de antecipação da coleta de tributos em Estados diversos; ICMS equivalente à diferença entre a alíquota interna e interestadual; bem como, aquele devido em operações de prestações interestaduais nas quais, o serviço se direciona ao consumidor final e não ao contribuinte. 

O prazo para entrega desta contribuição é até o dia 20 do mês seguinte ao encerramento da apuração.

Contudo, se o vigésimo dia do mês em questão não cair em um dia útil, a declaração deve acontecer o primeiro dia útil imediato. Esta obrigação atua como substituta da GIA/ST e DAPI. 

SINTEGRA

O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), equivale a uma obrigação estadual obrigatória aos empreendimentos optantes pelo Simples Nacional, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI).

Estas estão sujeitas ao recolhimento do Imposto sobre Contribuição de Mercadorias e Serviços (ICMS), e que atuam mediante o Processamento Eletrônico de Dados (PED), no intuito de emitir documentos fiscais, escrituração de Livros Fiscais, além do Emissor de Cupom Fiscal (ECF), através de arquivo eletrônico Sintegra. O prazo de entrega é até o dia 15 do mês seguinte ao período o fato gerador.

GIA

A Guia de Informação e Apuração (GIA) do ICMS se trata de uma declaração oriunda do Estado e direcionada às atividades regidas pela substituição tributária.

É importante destacar que, as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional não está descaracterizadas da obrigatoriedade de cumprir com a referida declaração, conforme previsto na LC n º 123/2006. Entretanto, não são todos os Estados que obrigam o envio do documento.

DCTF

A Declaração de Débitos Tributários Federais é uma obrigação acessória a nível da União, responsável por coletar informações referentes a tributos federais como o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), entre outros.

No que compete às empresas optantes pelo Simples Nacional, a obrigatoriedade é direcionada apenas para aquelas que devem pagar a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), de acordo com os Artigos 7º e 8º da Lei nº 12.546/2011. 

Perante a legislação, é preciso apresentar os valores correspondentes à CPRB, bem como, os tributos e demais contribuições não abrangidas pelo recolhimento unificado do Simples Nacional.

A DCTF deve ser entregue até o 15º dia útil do 2º subsequente ao daquele em que ocorreram os fatos causadores. 

MEI

O Microempreendedor Individual (MEI), deve considerar algumas obrigações acessórias, como:

Relatório mensal de receitas brutas

O preenchimento do Relatório Mensal das Receitas referente ao mês anterior, dispondo de informações correspondentes às notas fiscais de compras de mercadorias e serviços, bem como das demais notas emitidas devem ser entregues até o dia 20 de cada mês. 

SEFIP/GFIP

Conforme exposto anteriormente, esta declaração deve ocorrer somente se a empresa possuir algum funcionário contratado.

CAGED

Também conforme explicado acima, esta declaração deve ser entregue somente no mês que houver registros de entrada e saída de funcionários da empresa.

Cabe destacar que, caso o MEI realize a admissão ou demissão de um funcionário, todas as obrigações acessórias equivalentes aos aspectos trabalhistas devem ser cumpridas, assim como, o pagamento de todos os direitos trabalhistas e previdenciários. 

Anual

DIRF

A declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), tem o intuito de comunicar à Secretaria da Receita Federal do Brasil os dados correspondentes a retenções tributárias ocorridas através dos pagamentos e recebimentos executados pela empresa.

Lembrando que, a entrega deve acontecer até o último dia útil do mês de fevereiro de cada ano. 

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é declarada com o objetivo permitir ao Governo Federal, o controle e verificação sobre as atividades trabalhistas no Brasil, além de possibilitar a identificação daquele cidadão que possui o direito ao abono salarial do Programa de Integração Social (PIS) e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep), entre outros. 

DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), se trata de uma declaração eletrônica de responsabilidade das empresas optantes pelo Simples Nacional, entregue no intuito de informar ao Fisco o cumprimento de todas as contribuições tributárias devidas no ano-calendário.

A DEFIS deve ser entregue até o dia 31 de março de cada ano, mesmo por aqueles empreendimentos que não se caracterizam na mutação patrimonial e atividade operacional. Por fim, esta depende da entrega mensal da PGDAS-D. 

DIRPF

A Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF) é essencial para averiguar se os sócios da empresa optante pelo Simples Nacional se enquadram na referida obrigatoriedade.

Se for este o caso, a declaração pessoa do Imposto de Renda também deve ser realizada, ambas até o último dia útil do mês de abril. 

DMED

A Declaração de Serviços Médicos e de Saúde é direcionada às pessoas jurídicas que prestam serviços nas áreas médica e de saúde, além de operar o plano privado de assistência à saúde, devendo ser entregue até o último dia útil do mês de fevereiro de cada ano. 

DASN-SIMEI 

A Declaração Anual do Simples Nacional é uma exclusividade do MEI, no intuito de comunicar o faturamento bruto obtido no ano-calendário. O prazo para entregar a declaração é até o último dia útil de maio.

É importante observar que, na circunstância de cancelamento da empresa, a declaração deve ser entregue no formato de “Situação Especial” até o último dia útil do mês de junho, se a extinção da empresa acontecer no primeiro quadrimestre do ano-calendário, ou, até o último dia do mês subsequente ao de fechamento nas demais situações. 

Por fim, mesmo que o limite da receita tenha sido elevado para R$ 4,8 milhões, no cenário de faturamento superior a R$ 3,6 milhões ao ano, o ICMS e o ISSQN não deverão ser integrados ao regime do Simples Nacional, portanto, deverão ser pagos separadamente.

Deste modo, uma vez que deixa de contribuir com o ICMS perante o regime, a empresa se submete a cumprir todas as obrigações acessórias impostas pelos Estados e municípios, como a EFD-ICMS, GIA e outros. 

Por Laura Alvarenga