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Fechar a folha, calcular as horas extras, programar férias, emitir holerites. Todos os meses a rotina do Departamento Pessoal conta com uma série de atividades recorrentes que não podem ser esquecidas. Além da remuneração mensal, também é dever do empregador efetuar o cálculo e recolhimento de todas as obrigações trabalhistas dos empregados registrados na folha. Você sabe o porquê disso?
Em um contrato de trabalho, o trabalhador cede à empresa sua capacitação técnica, seu conhecimento e seu tempo. Por conta disso, é remunerado. Só que para evitar práticas ilegais há várias contribuições obrigatórias recolhidas por quem contrata. Os objetivos são diversos: garantir a aposentadoria e/ou seguro-desemprego, os 30 dias de férias por ano, as verbas rescisórias e o sustento do empregado em situações de afastamento, por exemplo. Para o empregador, o objetivo é comum: garantir a atuação trabalhista dentro da lei.
Confira a lista de obrigatoriedades do empregador. Mantenha os prazos na sua agenda e confira sempre sua folha de pagamento!
Obrigações trabalhistas e previdenciárias mensais
O depósito deve ser feito todo dia 7 de cada mês. Corresponde a 8% da remuneração bruta do trabalhador no mês anterior. O atraso no pagamento gera multas proporcionais.
Deve ser pago até o dia 20 de cada mês e a base de cálculo também é o salário do mês anterior, porém varia de acordo com a faixa salarial. Consulte sempre o site oficial do INSS, onde os valores e alíquotas estão atualizados.
Também pago até o dia 20 de cada mês, recolhido pelo empregador e descontado em folha do empregado. A alíquota varia de acordo com a remuneração bruta e o mais recomendado é consultar periodicamente os valores atualizados no site da Receita Federal.
Obrigações trabalhistas e previdenciárias enviadas pelo Departamento Pessoal
Com os devidos recolhimentos feitos, é preciso enviar as informações atualizadas para os órgãos competentes. Estas obrigações são exclusivas do empregador e não passam por desconto em folha nem necessitam do trabalhador para serem enviadas.
Todos os meses, até o dia 7, é preciso enviar o CAGED da empresa ao Ministério do Trabalho e Emprego. A lista conta com o registro de todos os empregados registrados, contratados ou dispensados no mês anterior.
Também no dia 7 de cada mês, o empregador deve transmitir à Previdência Social os arquivos referentes ao recolhimento de FGTS e às demais informações previdenciárias. Já a GPS – Guia de Previdência Social – deve ser paga e transmitida ao órgão até o dia 10. Uma cópia deve ser enviada ao sindicato das categorias de trabalhadores da empresa.
Facilite os recolhimentos e entregas
Como você pode observar acima, são várias datas e documentos que compõem as obrigações trabalhistas e previdenciárias. A implantação do eSocial, que começou em janeiro deste ano, unificou a plataforma que recebe estes dados. Isso significa que há apenas um canal para centralizar e enviar estas informações. A longo prazo, a expectativa é que o trabalho do RH e do DP com atividades burocráticas recorrentes seja reduzido. Mas neste momento, a atenção deve ser redobrada: há um processo de migração para o eSocial, obrigatório para todas as empresas, que exige treinamento e estruturação de todas as áreas: RH, DP, financeiro, tributário, TI.
A adesão às folhas de pagamento digital é uma das soluções buscadas por muitas empresas na adequação ao eSocial. Soluções como a Webfopag, desenvolvida pela Employer, já estão preparadas para coletar, organizar e transmitir todos os dados da folha para o eSocial.
Além disso, há outras obrigações relacionadas à folha que também não podem ser esquecidas – o uso de soluções digitais para gestão do RH contempla estas obrigações. Veja quais são:
– Pagamento
Por lei, deve ser efetuado até o 5º dia útil do mês. (Art. 459, §1º da CLT)
– Férias e 13º salário
A cada 12 meses trabalhados, o empregado tem direito a 30 dias de férias remuneradas. (Art. 130 da CLT). Lembre-se que com a reforma trabalhista, as férias podem ser divididas em até três períodos. O 13º salário, por sua vez, pode ser pago em duas parcelas – a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro.
– Horas extras
Os prazos para pagamento ou compensação de horas extras variam e as disposições estão no Art. 59 da CLT. Convenções coletivas e acordos individuais são os principais determinantes em relação à forma de pagamento, enquanto os prazos máximos são definidos pela CLT.
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