Por quanto tempo sou obrigado a guardar notas emitidas?

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Em termos simples e objetivos, se sua empresa não guarda um documento contábil, corre grandes riscos de ter que pagar por uma conta novamente. Quando se tratam de documentos fiscais, caso não tenha como comprovar para o Fisco que a conta já foi paga, além de pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.

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Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas.

Documentos legais e o tempo para guardar

3 anos

  • Ficha de acidentes de trabalho;
  • CAGED;
  • CIPA – Folhas de votação.

5 anos

  • Relatórios de acidente de trabalho;
  • DIRF;
  • Contribuição Sindical;
  • Comunicação de Dispensa de Empregado;
  • CIPA.

10 anos

  • Convênio Salário Educação;
  • RAIS;
  • Atestado médico de gestante;
  • Ficha de salário maternidade.

20 anos

  • PPRA.

30 anos

  • Documentação relacionada ao FGTS de funcionários.

Tempo indeterminado

  • Folha de pagamento dos empregados;
  • Livro de registro dos empregados;
  • Livros de inspeção do trabalho.

Documentos contábeis e o tempo para guardar

5 anos

  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;
  • Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
  • Declarações DIPJ, DCTF;
  • DACONDeclaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Livros fiscais;
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Notas fiscais e recibos;
  • Imposto de Renda.

Quais os riscos que minha empresa corre se perder ou não armazenar os documentos?

  • Não poderá vender equipamentos que não usa mais por não ter comprovação fiscal dos bens para entregar ao comprador;
  • Pode sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como água, luz, telefone, etc;
  • Perde o direito à garantia de produtos e equipamentos que foram obtidos ou vendidos pelo estabelecimento;
  • Pode sofrer cobranças indevidas por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, imposto de renda, entre outras;
  • Em casos de documentos relacionados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pela empresa podem ser processados e ter que pagar todos os direitos do funcionário novamente com acréscimos e multas, além de arcar com danos morais e outros agravantes.

Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?

Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.

Esse tipo de material possui tempo de vida útil e pode sofrer avarias que o invalidem com o decorrer do tempo, principalmente se considerarmos que alguns documentos precisam ser guardados por 30 anos.

Via sageone

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