Prazos ECD para 2018: quando entregar a Escrituração Contábil Digital

O prazo para a entrega da ECD (Escrituração Contábil Digital) passou a acontecer no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração. Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio. A ECD é precisamente a escrituração dos documentos contábeis em um ambiente digital, assim os documentos obrigatórios são substituídos pelos mesmos, mas em versão eletrônica. Esta escrituração é transmitida ao SPED. Veja mais sobre as principais funções da ECD, especificações para a substituição e também quais empresas estão obrigadas:

Início da ECD

A ECD é parte integrante do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel transmissão de arquivos em versão digital. A obrigação de adotar a ECD começou a partir da relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014. O arquivo da ECD deve conter:

• Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
• Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
• Livro Balancetes Diários, com balanços e fichas de lançamento comprobatórias do que está transcrito.

O Livro Razão e o Livro Diário contém todas as informações relativas a movimentações financeiras realizadas pelas empresas. Neles constam tudo aquilo que as instituições faturaram e pagaram. Tudo é organizado por ordem de data, devidamente registrados de acordo com as normas brasileiras e internacionais de contabilidade. Ao eliminar os antigos livros Razão e Diário, a ECD coloca o Brasil na linha de frente da tecnologia ligada às obrigações contábeis, representando um significativo avanço.

Prazo da ECD

Desde 2015, a ECD deve ser entregue ao SPED no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração, para situações normais. Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio. Para as situações especiais  como cisão, fusão, incorporação ou extinção, entra uma modificação. Veja abaixo:

Prazo da ECD (situações especiais)

Caso 1: Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de maio do ano da escrituração. Caso 2: Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Quem está obrigado a entregar a ECD

Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014: I – As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real; II – As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; III – As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012; IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. Caso sua empresa não se enquadre nas situações acima, fica facultada a entrega da ECD. As SCP ainda levantam questões sobre o livro “S” e perturbam alguns profissionais contábeis. Porém, este livro só existiu para o ano-calendário 2014 e para o ano-calendário 2015, ou seja, até a publicação da versão 3.3.0 do programa da ECD. A partir da publicação da versão 3.3.0 do programa da ECD, para o ano-calendário 2015 em diante, as ECD de SCP poderão ser entregues por meio dos livros “G” (Diário Geral), “R” (Diário com Escrituração Resumida) ou “A” (Livro Auxiliar).

Preparando o arquivo ECD do SPED

Plataformas online como o Arquivei contribuem para redução de custos e a melhor organização dos documentos fiscais necessários para sua Escrituração Contábil Digital. Com a solução do Arquivei, o contador consegue baixar todas as NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, garantindo inclusive o armazenamento desses documentos pelo prazo previsto em lei, atualmente 5 anos mais o ano corrente. Depois de ter todas as suas Notas Fiscais em mãos, você pode utilizar o aplicativo de “Conferência de SPED” e o Arquivei vai te informar quais notas estão na plataforma e não estão no seu SPED. Após essa conferência a empresa não vai mais entregar nenhuma obrigação incompleta. Veja a seguir: A autoria do arquivo deve ser comprovada por meio de assinatura digital com certificado de segurança tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Substituição da ECD

Todo o ano é uma loucura atrás de informações sobre retificação e substituição das entregas relacionadas ao SPED. No final de 2017 foi aprovado pelo CFC (Conselho Nacional de Contabilidade) um comunicado orientando os auditores independentes sobre a substituição da ECD. Esta atualização presente no item 15 do CTG 2001 diz que: a substituição da ECD que contém erros (que não podem ser corrigidos através de retificação, conforme previsto nos itens 31 a 356 da ITG (Instrução Técnica Geral) 2000), só pode ser feita após ter sido autenticada pelo SPED. Para saber quais se situações se enquadram na situação de substituição da ECD, acesse o artigo “Substituição da ECD: aprovado comunicado que orienta auditores independentes”.

Dúvidas não respondidas sobre ECD

Caso suas dúvidas não tenham sido esclarecidas, verifique as instruções de preenchimento da ECD no Manual de Orientação do Leiaute da ECD, disponível para download.