Saiba como funciona a rotina do setor financeiro na prática

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O setor financeiro é uma das principais áreas estratégicas dentro de uma empresa. Além de gerir e organizar o dinheiro, ele também guia os caminhos para atingir os objetivos empresariais.

A estrutura desse setor depende de diversos fatores como o porte, atividades e até mesmo a quantidade de notas a pagar e a receber, por exemplo.

Todos os anos, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) divulga estudos sobre as causas da mortalidade precoce das empresas. 

Uma em cada quatro empresas fecha antes de completar 2 dois anos no mercado, e a principal causa é a má gestão financeira, inadimplência, falta de lucro e fluxo de caixa.

Independente do tamanho da sua empresa, existem fluxos e atividades que lidam com o dinheiro da companhia todos os dias.

No entanto, organizações que buscam o sucesso, começam a estabelecer as rotinas e atividades de gestão para obter resultados melhores.

Na  gestão de pessoas, por exemplo, a gestão financeira é crucial para estabelecer organogramas, realizar boas contratações e garantir que os colaboradores tenham seu direito a salários e benefícios assegurados.

Neste artigo você vai entender como funciona o setor financeiro de uma empresa, quais são as rotinas na prática, e porquê é essencial que o empreendedor tenha uma equipe competente para realizar a gestão do capital.

Rotinas do setor financeiro: como estruturar?

Todas as empresas deveriam se preocupar com o setor financeiro.  Não importa o tamanho, pois os boletos chegam para todo mundo e as organizações precisam ter responsabilidade com seus colaboradores, fornecedores, clientes e sócios.

A empresa funciona como um organismo que precisa do capital para se alimentar. O dinheiro que circula em uma organização precisa ter finalidades bem definidas e fazer sentido para os objetivos a longo prazo da empresa.

A estrutura do setor financeiro varia de acordo com:

  • O porte da empresa;
  • A atividade: comércio, indústria ou serviços;
  • Quantidade de operações;
  • Modelo de negócio.

Um setor financeiro bem estruturado e com profissionais qualificados contribuem para o crescimento da empresa.

Caso contrário, não há possibilidade de sucesso sem que a empresa cuide do seu patrimônio.

Além do trivial – pagamento de impostos, fornecedores, compra de matéria prima, despesas trabalhistas, etc – o setor financeiro tem como objetivo gerenciar as expectativas organizacionais e direcionar a empresa para o caminho mais saudável financeiramente.

Por se tratar de uma área extremamente técnica, o empreendedor deve estabelecer metas e aderir a métodos e softwares que auxiliam toda a gestão da cadeia produtiva. 

O objetivo é maximizar os lucros, evitar prejuízos previsíveis, identificar e idealizar um plano de ação para cenários positivos e negativos.

As subdivisões do departamento financeiro dependem da necessidade em termos de estrutura da empresa.

Basicamente, uma boa estrutura financeira possui:

  • Controle bancário;
  • Gestão de contas e pagamentos;
  • Tesouraria;
  • Contabilidade da empresa;
  • Gestão de impostos;
  • Gestão de riscos;
  • Auditoria;
  • Faturamento.

Os profissionais devem ser competentes e conhecer bem as tributações e o regime estabelecidos, bem como as Leis e práticas contábeis e saber gerenciar e controlar as despesas. É necessário ter foco, organização e atenção aos detalhes.

Além disso, o conhecimento do mercado em que a empresa está inserida é imprescindível.

O departamento financeiro lida com dinheiro e, por isso, a atenção aos prazos, horários de bancos, tributos e datas desses impostos são parte da rotina do setor financeiro.

Uma das tarefas mais complexas é o fluxo de caixa, já que as contas a pagar podem ser previsíveis, que é o contrário das contas a receber, isto é, das vendas e faturamento que dependem do engajamento de outros departamentos para a entrada de capital. 

A empresa pode optar por contratar parte dos colaboradores e terceirizar os demais serviços.

Para uma estrutura interna, é necessário a contratação de uma pessoa responsável pela gestão financeira, como o cargo de Coordenador Financeiro, por exemplo.

Outro profissional que pode compor um time forte são os analistas, assistentes e auxiliares. Esses profissionais atuam com atividades diárias de emissão e pagamentos de notas fiscais, e análises do faturamento e balanço financeiro. 

Já a contabilidade pode ser terceirizada, porém, ela nunca é dispensável. O profissional contador deve compreender todos os impostos e o regime em que a empresa se apresenta, e estar de olho na política e nas reformas econômicas nacionais.

A estruturação deste setor oferece mais credibilidade para o mercado, mesmo que a empresa tenha um porte pequeno.

Para os empreendedores individuais ou micro, que muitas vezes precisam realizar todas as tarefas financeiras sozinhos, também podem estruturar processos financeiros em suas empresas. 

Todavia, é sempre bom ter no mínimo um contador que possa contribuir para que a organização esteja em dia com o pagamento dos seus tributos.

Quais as atividades mais importantes das rotinas do setor financeiro ?

A precificação é a tarefa mais importante, já que é através do preço que a empresa vai obter o seu resultado.

Dessa forma, o departamento financeiro é fundamental, pois o setor identifica a quantidade de impostos, a margem de lucro e até o percentual de retirada do empreendedor. 

Definir o preço certo, competitivo, que cubra os custos e despesas do negócio, é uma tarefa que poucos empreendedores se atentam a realizar.

Outro ponto de atenção para estruturar o setor é o planejamento e controle das receitas, despesas e investimentos necessários para o bom desenvolvimento do negócio. Organizações que não mensuram seus resultados financeiros não aumentam seu faturamento, nem atingem metas.

O planejamento orçamentário é a base da gestão financeira, e precisa contemplar as possíveis variações do preço, a partir da análise do mercado, preço de custo da matéria prima ou de ferramentas para executar o serviço, por exemplo. 

A empresa precisa ter um posicionamento de mercado em sua área de atuação e saber qual é o momento para alterar seu preço. 

Aliás, para ter preço baixo, é necessário custo baixo, escala, determinado volume, e entender como o mercado se comporta ao oferecer os preços e a compra de matéria prima.

Após a precificação correta, existem diversas rotinas que qualquer empresa pode aderir para alavancar seus resultados financeiros. 

A compra de matéria prima, a produção ou revenda de produtos precisam estar dentro de um planejamento que preveja a compra e giro de estoque. Assim,  a empresa não terá um estoque exagerado e não acabará acumulando dívidas por dificuldade de pagar seus fornecedores.

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro de uma empresa não necessariamente começa com números, mas sim, aonde a empresa quer chegar, seus objetivos e metas, seja para expandir ou sobreviver.

Muitas vezes, o empresário quer saber se vai ter dinheiro para pagar as contas ao final do mês, mas ele não sabe se o negócio está dando lucro ou prejuízo. Por isso, ter dinheiro em caixa não é suficiente para afirmar que uma empresa está saudável financeiramente.

As retiradas mensais do empresário, ou seja, o pro labore, não significa lucro. Assim como o que “sobra” todo mês em uma empresa não significa que será destinado 100% para os sócios.

É necessário que toda empresa tenha um planejamento financeiro que contenha a margem de lucro, de reinvestimento presente e futuro.  E, sobretudo, que possua um plano de ação.

Ademais, a precificação também está inclusa no planejamento financeiro. Já que é necessário que a empresa saiba mensurar o preço de compra de matéria-prima e venda para o consumidor final, estratégias de venda, previsão de giro de estoque e campanhas promocionais.

Definir indicadores de desempenho também são fundamentais neste planejamento financeiro para que a empresa monitore e revise os seus números, o orçamento, a meta, e as despesas.

Controle bancário

O controle bancário visa centralizar os saldos de diversas contas bancárias, e controlar as atividades financeiras mais complexas, como o fluxo de caixa, por exemplo.

Empresas que possuem diversas transações diárias podem buscar por softwares de gestão para verificar o funcionamento de todos os setores, bem como seus recursos, previsões de pagamento e se tudo está dentro da previsão orçamentária. 

Gestão de contas e pagamentos

Muitas pessoas atribuem ao setor financeiro uma única atividade: contas a pagar e a receber. Porém, não é bem assim. 

As despesas de uma empresa são complexas, e podem variar de acordo com sua atividade econômica, como mencionado anteriormente.

Existem diversos impostos e títulos de fornecedores que precisam ser levados em conta para a realização desta tarefa. 

O simples registro de todas as movimentações bancárias de uma empresa não garante o sucesso dela.

É importante que o responsável por essa atividade controle e busque maneiras para que a empresa honre com os seus compromissos no prazo. 

Talvez você não tenha percebido, mas esse é um setor estratégico. As dívidas enfraquecem uma empresa, e por isso, um controle rígido com o orçamento da empresa pode garantir que decisões imediatas sejam tomadas mediante a possíveis problemas.

No caso de dividas, esse setor é responsável por negocia-las e sinalizar a necessidade de revisão de contratos ou compra de matéria prima.

Tesouraria

Por outro lado, a tesouraria cuida do fluxo de caixa e do planejamento de contas para manter os objetivos alinhados com a realidade orçamentária da empresa. 

O responsável pela tesouraria precisa manter o controle dos pagamentos e recebimentos diariamente. 

Para que um negócio possa evitar prejuízos, a tesouraria de uma empresa precisa estar alinhada com as contas e pagamentos e com a contabilidade. 

Contabilidade da empresa

A contabilidade é um setor que precisa ter competência para entender sobre todos os impostos e maneiras de reduzir a carga tributária de uma empresa. 

É uma atividade de extrema importância para os sócios, já que essa atividade visa a transparência e responsabilidade fiscal, considera os ativos e passivos patrimoniais, e executa os cálculos dos pró labores e percentuais dos sócios previstos no contrato social da empresa.

A partir da contabilização dos gastos e da receita da empresa, a contabilidade pode encontrar a margem de lucro.

ISS / Designed by @mindandi / Freepik
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Gestão de impostos

Esta é uma atividade da contabilidade. Entretanto, a gestão de impostos deve transmitir as informações fiscais à Receita Federal e garantir o cumprimento das obrigações com o Estado. 

Os responsáveis por essa área devem identificar e sugerir o melhor regime tributário para a empresa, que considere o modelo de negócio, sua atividade e seus objetivos empresariais.

Além disso, o profissional deve buscar maneiras de reduzir impostos e otimizar a precificação dos produtos de acordo com as variantes econômicas.

Gestão de riscos

Essa é uma atividade muito interessante dentro do departamento financeiro, pois, se utilizada de forma estratégica, pode impactar positivamente a qualidade dos clientes e fornecedores. 

A gestão de riscos de uma empresa pode avaliar todos os atenuantes para antever diferentes cenários, sejam eles otimistas ou pessimistas.

Os riscos podem ser relacionados a prazos de entrega, qualidade do produto, crédito, câmbio e até mesmo operações.

No caso de fornecedores, especialmente as empresas de médio e grande porte utilizam esse setor para averiguar a situação fiscal, credibilidade no mercado, relação com bancos, DRE, caixa, IR dos sócios, entre outros.

O objetivo dessa análise é garantir que a empresa que pretende prestar serviços ou oferecer produtos possui uma gestão saudável que não irá impactar negativamente ou trazer problemas para sua empresa no futuro.

Por outro lado, os clientes, que são pessoas físicas, ou o consumidor final, podem ter uma análise de crédito ou análise de risco especialmente se o serviço ou produto oferecido pela sua empresa garanta condições de pagamento e obrigações financeiras a prazo.

Afinal, as empresas querem se relacionar com pessoas e empresas que cumprem suas obrigações.

Auditoria

A auditoria de uma empresa pode ser interna ou externa, e também pode possuir os dois simultaneamente.

O principal objetivo é auditar as contas da empresa, ou seja, revisar e avaliar o orçamento, controle de gastos e impostos para certificar que a empresa trata suas contas de forma fidedigna.

Essa prática é muito comum para empresas de grande porte que precisam demonstrar aos sócios, ou ao mercado aberto como estão as contas das empresas.

Porém, para uma empresa de médio e pequeno porte, a auditoria interna realiza relatórios financeiros com o mesmo objetivo de realizar um diagnóstico empresarial e financeiro.  

A auditoria é obrigatória para empresas com capital aberto e indispensável para comprovar os números, faturamento, equity (balanço patrimonial), valuation (avaliação ou valoração da empresa), entre outros indicadores futuros que identifiquem o poder de crescimento de uma empresa para possíveis sócios.

Faturamento

O faturamento é a soma da arrecadação de vendas ou serviços prestados por período, seja diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou anual. 

Tal atividade pode ser realizada pelos profissionais da área de vendas, no entanto, a controladoria também checa o faturamento das vendas ou valores de contratos.

Isso significa que essa atividade visa controlar o valor das notas fiscais de produtos ou serviços e faz todo o balanceamento diário, mensal e previsão futura.

Como funciona a rotina do setor financeiro na prática?

Na prática, existem diversas configurações para cada empresa. Entretanto, por se tratar de um departamento que controla o capital, fluxo de caixa, e oferece o aval para a tomada de decisões, é um setor que se alinha muitas vezes ao estratégico da organização.

Algo que muitas vezes se torna um diferencial para as empresas se trata de uma divisão bem definida entre a tesouraria, contabilidade, controladoria e auditoria – que, por muitas vezes é terceirizada.

Já as micro, pequenas e médias empresas agregam divisões e contratam mais colaboradores à medida que a gestão passa a ser mais complexa, e a empresa adquire novas necessidades.

Basicamente, a rotina do setor financeiro consiste em:

  • Precificação;
  • Acompanhamento de oferta e demanda do mercado;
  • Controle de fluxo de caixa;
  • Cumprimento dos prazos
  • Fiscalização de contratos;
  • Organização, contabilidade e pagamento de tributação;
  • Planejamento e pagamentos de fornecedores; 
  • Organização e atenção aos horários dos bancos e transações;
  • Controle e gestão do planejamento financeiro;
  • Acompanhamento do faturamento;
  • Liberação de verba para compras;
  • Pagamento de serviços terceirizados;
  • Realocação de verba;
  • Análises e relatórios gerais;
  • Auditoria das contas;
  • Fechamento de câmbio;
  • Gestão de risco; 
  • Análise de fornecedores e clientes; 
  • Gerenciamento de capital de giro;
  • Tesouraria e conciliação bancária;
  • Liberação de crédito.

Por que as rotinas do setor financeiro são cruciais para as organizações?

Basicamente, empresas que cuidam de seu patrimônio têm controle e gestão eficiente para a melhor tomada de decisão.

Já as que não se preocupam em realizar uma organização financeira corretamente, acabam por falir.

Empresas com uma boa gestão financeira tendem a ser mais estratégicas e dispostas a enfrentar grandes desafios.

O gerenciamento da empresa é o maior beneficiado com isso, pois, através da clareza dos números, os objetivos da organização podem ser alcançados.

Para a gestão estratégica, as organizações contam com alguns setores e profissionais competentes que preveem cenários, planejam ações e as colocam em prática para que a empresa atinja suas metas e tenha um crescimento sustentável.

As contas em dia, bem como uma análise rigorosa pode reduzir os custos fixos, desenhar cenários possíveis com custos variáveis, otimizar a produção ou produtividade através de softwares e tecnologias inteligentes, como também o faturamento mensal, semestral ou anual. 

Todas as atividades financeiras da empresa devem ser revisadas e analisadas para culminar no preço final para o consumidor, seja pessoa física ou jurídica.

Contudo, organizá-las mantém a organização empresarial em funcionamento. Se o setor financeiro falha, toda a estrutura organizacional é afetada.

Em vista disso, por falta de planejamento e atenção às atividades, novidades do setor e da economia do país, muitas empresas vieram à falência.

Como rotinas financeiras organizam a empresa no geral?

As rotinas financeiras evitam que a empresa e o empreendedor misturem os dinheiros, e acabem por juntar despesas pessoais com as da empresa. 

Fazer essa mistura de contas pessoais com o caixa da empresa é um erro fatal. Essa  prática maquia o imposto de renda, distorce os resultados da empresa e abre as contas pessoais para o financeiro.

Além disso,  não permite saúde nem nas contas empresariais, tampouco pessoais.

Caso a sua empresa seja pequena, talvez não haja necessidade de contratar um software para organizar as contas, basta uma pasta sanfonada em junção ao armazenamento digital para que você possa armazenar informações de documentação, caixas de entrada, recibos, notas fiscais, notas promissórias, entre outros.

O departamento financeiro existe para organizar o dinheiro da empresa e preservar a vida e longevidade das atividades corporativas.

As rotinas financeiras garantem à empresa:

  • Visão panorâmica das contas;
  • Fluxos e entendimento de receita, fluxo de caixa e faturamento;
  • Ampla visão estratégica do negócio.

Para o setor de RH, o setor financeiro é diferente para cada tipo de empresa. Existem empresas de médio e grande porte que possuem mais despesas gerais do que com folha de pagamento, e outras empresas possuem uma margem de 80% com folha de pagamento, por exemplo.

Uma gestão financeira alinhada com as necessidades do RH pode gerar resultados ainda melhores sobre o desempenho e produtividade dos colaboradores.

Afinal, este é o departamento que pode ou não autorizar os investimentos necessários com os colaboradores. 

Investir em softwares que possam realizar uma gestão financeira automatizada pode ser a solução para que a empresa perceba todos os resultados.

PontoTel também ajuda a empresa em sua gestão financeira. Você deve estar se perguntando como, se somos um sistema de ponto.

Mas a verdade é que a folha de pagamento dos colaboradores também faz parte das rotinas do setor financeiro. 

E, os relatórios sobre a jornada de trabalho do colaborador, bem como banco de horas, horas extras, ou outras variações que dependem da sua jornada de trabalho refletem diretamente na folha de pagamento mensal da empresa. 

Por isso, realizar uma boa gestão dessas horas faz com que a empresa tenha mais controle dessa folha e faça todo o processo de forma mais otimizada. 

Além disso, as informações da folha de ponto podem ser integradas a outros softwares que executam o processo de folha de pagamento, ou podem ser visualizadas na tela de dispositivos eletrônicos facilmente.

Conclusão

O principal foco do setor financeiro é garantir que a organização tenha receita para conquistar seus objetivos, se mantendo competitiva e relevante no mercado por um longo período. 

As atividades e rotinas financeiras permitem que a empresa esteja em dia com o pagamento de fornecedores, folha de pagamento, despesas fixas e variáveis, impostos, entre outros.

O setor financeiro deve levar em consideração a atividade da empresa, quantidade de operações, e de acordo com o modelo de negócio que a empresa se propõe a trabalhar, a estrutura do departamento em questão é montada.

Não existe um padrão rígido para a concepção do organograma financeiro, mas existem fluxos importantes e indispensáveis para a execução dos processos que organizam as contas da empresa.

Estruturar o setor financeiro em uma empresa é imprescindível para empresas que querem sobreviver! 

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Fonte: Ponto Tel