Os passos para que a contabilidade online transforme o seu escritório

Ouço com mais frequência do que desejo que “não é possível tocar um negócio com clientes muito longe do escritório”. Se você concorda com essa afirmação, espero que goste do que vou contar. Antes de começar a tratar desse tema que eu gosto tanto é importante pontuar e esclarecer que este artigo não é um incentivo à conversão do seu escritório contábil em um emissor de guias. Não se trata, absolutamente, disso.

Implementar a contabilidade online e transformar a distância física dos clientes em um forte aliado é a forma mais simples, inovadora e eficaz de derrubar fronteiras que nunca mais atrapalharão o crescimento de seu escritório. Então sim, precisamos falar de contabilidade online. Essa modalidade de serviços é uma consequência da revolução digital que temos vivido nos dias de hoje e, por isso mesmo, este guia tem como principal objetivo desmistificar o significado deste termo e mostrar que as empresas contábeis podem ser mais rentáveis, angariar mais clientes e aumentar a produtividade por meio da tecnologia ao mesmo tempo em que melhoram (sim, melhoram!) o atendimento aos clientes, ao trazer mais agilidade, qualidade e proximidade ao serviço.

Agora me responda uma coisa, onde está o seu cliente? No caso em que ele está distante fisicamente de você é preciso restringir o seu próprio trabalho apenas ao mercado local? A resposta é simples e clara: não. É perfeitamente possível prestar serviços às empresas quilômetros de distância do seu escritório e ainda atender o mercado com uma estrutura enxuta para obter grande rentabilidade nos serviços.

Por que oferecer um serviço de contabilidade online? Pense comigo, se o Conselho Federal de Contabilidade e os Conselhos Regionais utilizam ferramentas digitais, se o Fisco utiliza o meio digital para fazer os processos de fiscalização, controle e afins sobre os contribuintes e se você já utiliza os meios digitais para atender todas essas demandas, por que motivo o seu cliente precisa ser atendido fisicamente? Nenhum.

Vivemos uma revolução no mercado contábil. Desde as tecnologias empregadas pelo fisco até os sistemas ERPs contábeis, agregando serviços de gestão de documentos em nuvem, entre outras mudanças. Isso tem acontecido, independentemente da vontade das empresas e profissionais contábeis. Outro fator importantíssimo é que nem você ou sem cliente tem tempo. Devido a essa falta de tempo, a frequência de visitas dos clientes em seu escritório está cada vez menor, assim como a sua visita à empresa dele.

Por isso, para que o seu relacionamento com o cliente não esfrie — afinal o relacionamento é um fator extremamente importante para a longevidade do escritório — o que você precisa é encontrar outras formas de manter contato permanente com ele. Com a tecnologia que temos hoje, você pode estar “ao lado” do seu cliente, todos os dias, através da internet.

O primeiro passo para que a inovação da contabilidade online comece a mudar sua empresa é aplicar e utilizar a tecnologia na contabilidade, porque é simplesmente impossível oferecer um serviço de contabilidade online sem o auxílio da tecnologia. Ultimamente temos visto uma ruptura em várias segmentos convencionais graças à tecnologia. Alguns exemplos são as polêmicas entre Uber e taxistas, WhatsApp e operadoras de telefonia, assim como setores que perderam força, no caso as locadoras de vídeo, com a chegada do Netflix e demais aplicativos digitais.

Encontrar uma tecnologia que mais se adéqua à realidade do seu cliente é fundamental para garantir a satisfação dele. Principalmente sistemas de gestão para manter as contas organizadas e que tenha a possibilidade de integração com o sistema usado no escritório.

Também é preciso que sua equipe esteja treinada e preparada para atender esta nova demanda digital. Os novos clientes vão precisar ser atendidos de uma forma diferente da convencional, afinal, como mencionei anteriormente, eles podem estar a quilômetros de distância.

O time precisa de profissionais preparados para se tornarem consultores de negócios e não meros digitadores de lançamentos e isso exige uma mudança de pensamento e postura. É um trabalho que envolve motivação, conhecimento e comprometimento com o sucesso do cliente.

Enganam-se os contadores que planejarem apenas o treinamento dos funcionários. Treinar o cliente não é apenas importante, mas fundamental. Para que essa nova forma de serviço funcione é preciso que o seu cliente esteja decidido a colaborar com o próprio sucesso e organização. Muitas vezes, o caminho será toda uma reeducação financeira não planejada antes do processo.

Mais um passo importante neste processo é a preparação de um site preparado para a contabilidade online. De nada serve o desejo de ingressar no mercado online sem um site preparado para receber clientes de todo o canto do Brasil. A partir do momento em que você coloca o seu escritório na internet, você pode ser visto por qualquer pessoa, e por isso seu site precisa ser uma vitrine para os seus serviços e diferenciais do seu escritório.

Em 2014, uma pesquisa realizada por Roberto Dias Duarte junto às organizações contábeis do Brasil revelou que menos de 40% dos escritórios realizam ações de marketing. Ao mesmo tempo em que 70% deles declararam que seu principal diferencial é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias.

Prestar um excelente serviço continua sendo fundamental, mas será que é suficiente para se destacar entre as mais de 50 mil organizações contábeis ativas registradas no Brasil e fazer seu escritório contábil progredir de forma significativa? Para se tornar um escritório de contabilidade online, o marketing contábil digital é obrigatório para se obter sucesso. Sem o marketing, todos os passos anteriores serão apenas iniciativas, mas o seu real resultado não aparecerá.

Matéria inspirada em: http://contaazul.com/contabilidade/blog/como-montar-um-escritorio-de-contabilidade-online/

Postagem:
retrato de Marcelo dos Santos, colunista ContaAzul

Formado em Ciência Contábeis, Marcelo dos Santos tem MBA em Administração Global pela Universidade Independente de Lisboa e MBA pela Fundação Getúlio Vargas. Ganhou diversos prêmios como o Marketing Company on Technology Marketing e Grandes Sacadas de Marketing. Atualmente, é Sócio do ContaAzul & Head do ContaAzul para Contadores.